一份完整詳細(xì)的中鐵某局物資管理手冊(cè)匯編（可下載word版本）

驗(yàn) 收 記 錄

中鐵X局X公司　　　　　　　　 年 月 日 字第 號(hào)

供應(yīng)人 　 　　　　　　 　　 帳（運(yùn)）單號(hào) 　　　　　　　　　

合同號(hào) 　　　　　　　 　 車 　　　號(hào) 　　　　　　　　

供應(yīng)單位:　　　　　　使用單位（委托人）: 驗(yàn)收人員:

注：此表一式三份，物資室、供應(yīng)人及使用單位各存一份。備注欄中應(yīng)說明驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量、數(shù)量的狀況及產(chǎn)生的原因。大堆料量方驗(yàn)收的長(zhǎng)*寬*高及換算系數(shù)寫入備注欄。

4.12驗(yàn)收記錄是與供貨單位進(jìn)行差異交涉必不可少的證件，作為收料單的附件。

4.13驗(yàn)收差異的處理

4.13.1 供貨單位提供的質(zhì)量證明與規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、訂貨合同不符或技術(shù)證件不全，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系，盡快答復(fù)處理。

4.13.2 對(duì)殘次不合格物資，有關(guān)部門憑驗(yàn)收記錄向供方交涉更換、降級(jí)減價(jià)、退貨賠償?shù)??？尚迯?fù)使用的，經(jīng)供方同意代為修理，修理費(fèi)用由供方負(fù)擔(dān)。

4.13.3 鋼材及金屬制品的數(shù)量短少在合理范圍內(nèi)的，按實(shí)收數(shù)列帳，短少部分本單位列磅虧。國家商檢局規(guī)定：黑色金屬為2‰，有色金屬為1‰；生鐵錠塊包括途耗不超過5‰；稀有金屬、貴重金屬不應(yīng)有差異。超出合理磅差應(yīng)向供貨單位交涉，或補(bǔ)足或退款。

4.13.4 供方錯(cuò)發(fā)或多發(fā)，業(yè)務(wù)人員在驗(yàn)收記錄上簽字同意購入的，對(duì)錯(cuò)發(fā)部分補(bǔ)開收料單附驗(yàn)收記錄進(jìn)帳；對(duì)多發(fā)部分，按實(shí)收數(shù)進(jìn)帳，不必補(bǔ)開收料單。

4.13.5 驗(yàn)收有差異未進(jìn)帳的物資，應(yīng)單獨(dú)存放在待處理區(qū)，妥善保管，標(biāo)以"待處理"標(biāo)志牌，原則上不能動(dòng)用。及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，妥善處理。如需動(dòng)用，可點(diǎn)收進(jìn)帳發(fā)出。

4.13.6 暫時(shí)存放有差異的物資和供方超合同發(fā)料，未做驗(yàn)收記錄可直接拒付料款，以拒付理由書作為保管憑證。

四、物資入庫

1、物資一經(jīng)檢驗(yàn)完畢，就要辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫收料單和標(biāo)識(shí)，登記物資卡片。

2、收料單依據(jù)進(jìn)場(chǎng)物資、《驗(yàn)收記錄》與帳單填寫，填寫完收料單后要及時(shí)登帳。

收 料 單

中鐵X局X公司
年 月 日 字第 號(hào)

供應(yīng)人
帳（運(yùn)）單號(hào)
驗(yàn)收記錄號(hào)

主管: 驗(yàn)收人: 交料人:

注：此表一式三份。

3、每一種入庫材料必須按材料目錄編號(hào)順序建立"物資卡片"。物資卡片是材料收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)的記錄，是查找技術(shù)證件、進(jìn)料渠道、發(fā)料去向的依據(jù)。

4、使用材料管理軟件時(shí)，在填寫《收料單》與《發(fā)料單》后點(diǎn)擊登帳，數(shù)據(jù)自動(dòng)錄入《物資卡片》。

中 鐵 X 局 X 公 司

物 資 卡 片

物資編號(hào)
物資名稱
規(guī)格
單位
單價(jià)
單位重量
卡片號(hào)

5、物資卡片的記帳規(guī)則

物資卡片的記帳規(guī)則指?jìng)}庫記帳時(shí)應(yīng)遵守的規(guī)則。稱登記物資卡片為登帳，登帳主要有進(jìn)帳與出帳兩大內(nèi)容，收料稱進(jìn)帳，發(fā)料稱出帳。記帳規(guī)則主要包括以下內(nèi)容：

5.1 年初開帳時(shí)，帳頁應(yīng)做到整潔、齊全、帳名和類別標(biāo)志明顯。新帳必須由財(cái)務(wù)人員與舊帳核對(duì)簽章后，才能使用。

5.2 年初開帳在新帳頁第一頁的摘要欄內(nèi)注明"上年結(jié)轉(zhuǎn)"字樣；每一帳頁登記完畢應(yīng)在本頁最后一行摘要欄內(nèi)注明"過次頁"，并將結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)量和金額進(jìn)入下頁的第一行，在第一行摘要欄內(nèi)注明"承前頁"的字樣。在材料管理軟件中自動(dòng)生成這些字樣。

5.3年末結(jié)帳后，將老帳裝訂成冊(cè)，以空白帳頁代替封面，并在上面注明帳名，類別、年份，并妥善保管備查。

5.4 登帳應(yīng)使用藍(lán)色、藍(lán)黑或純黑鋼筆墨水書寫，同一帳本不應(yīng)用兩種顏色的鋼筆水書寫。除沖消數(shù)用紅色鋼筆水外，紅色鋼筆水只限于劃線改錯(cuò)時(shí)使用。填寫摘要文字和阿拉伯?dāng)?shù)字，不宜高于帳格的三分之二。

5.5 書寫漢字端正，摘要欄的文字組織力求精練但又不任意簡(jiǎn)化，通常收料單位和發(fā)料單位在欄目?jī)?nèi)各偏寫一側(cè)，以求區(qū)別分明。阿拉伯?dāng)?shù)字要一個(gè)一個(gè)寫，不能聯(lián)寫。庫存為零就填寫零，不能以斜杠代替或不寫。

5.6 逐頁填寫帳頭內(nèi)容，不得使用非法定計(jì)量單位。

5.7 登帳應(yīng)逐頁逐行登記，不能隔行、隔頁。如有跳行、隔頁，應(yīng)將空行空面劃紅線注銷。

5.8 登帳有錯(cuò)不能隨意涂改，嚴(yán)禁刮擦挖補(bǔ)或用退色藥水更改文字?jǐn)?shù)字，應(yīng)按規(guī)定的改錯(cuò)方法更改。

5.9 月末在最后一筆帳的行下劃一條紅線，以示結(jié)帳。下月登帳在紅線下不空行繼續(xù)登帳。

5.10登帳的總體要求就是正確、及時(shí)、完整、清晰。

6、物資卡片的改錯(cuò)

6.1 由于登帳筆誤、填制收料單的錯(cuò)誤以及收發(fā)差錯(cuò)等原因,需要糾正物資卡片進(jìn)行改錯(cuò)，做到帳物相符。改錯(cuò)應(yīng)根據(jù)錯(cuò)誤的不同情況采取相應(yīng)的改錯(cuò)方法。

6.2 劃線更正法——先將錯(cuò)誤的文字和數(shù)字劃一條紅線予以注銷，在其右上方用帳面上相同顏色寫上正確的文字和數(shù)字，管庫員在更正處蓋章以示負(fù)責(zé)。錯(cuò)誤的數(shù)字應(yīng)全部劃銷更正，不能只劃銷整個(gè)字中的個(gè)別錯(cuò)誤數(shù)碼，同時(shí)對(duì)劃銷的部分保持原有字跡。仍可辨認(rèn)。財(cái)務(wù)人員收帳前發(fā)現(xiàn)帳錯(cuò)誤用劃線更正法。

6.3 紅字更正法——財(cái)務(wù)人員收帳后并已結(jié)帳，發(fā)現(xiàn)登帳錯(cuò)誤或所記數(shù)量大于應(yīng)記數(shù)量，可填制一新內(nèi)容與原錯(cuò)誤相同的紅字收料單，登記入帳，沖銷錯(cuò)誤的數(shù)量。這種改錯(cuò)方法常用于因收發(fā)憑證本身的錯(cuò)誤和倉庫收發(fā)料差錯(cuò)導(dǎo)致的登帳錯(cuò)誤。

6.4 補(bǔ)充登帳法——財(cái)務(wù)收帳后，發(fā)現(xiàn)所記數(shù)量小于應(yīng)記數(shù)量時(shí)，用藍(lán)字填寫一張內(nèi)容與原料單相同的收發(fā)料單，以補(bǔ)充不足數(shù)量。

6.5使用材料管理軟件時(shí)，收、發(fā)料單填寫完畢必須即時(shí)登帳，如果收料單不及時(shí)登帳，所收數(shù)量不會(huì)錄入系統(tǒng)，從而無法繼續(xù)發(fā)料工作，如需改錯(cuò)必須通過沖補(bǔ)帳來改錯(cuò)。

7、標(biāo)識(shí)

每一種物資必須設(shè)立標(biāo)識(shí)。料簽標(biāo)識(shí)的作用就是說明該項(xiàng)物資的最基本的經(jīng)濟(jì)特征和質(zhì)量狀態(tài)，便于物資收發(fā)盤點(diǎn)作業(yè)和防止質(zhì)量狀況不明或質(zhì)量不合格物資進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)。標(biāo)識(shí)要求懸掛在料位明顯處，保持在一條線上。凡構(gòu)成產(chǎn)品實(shí)體的物資，如鋼筋、水泥、砂、碎石等均要掛標(biāo)識(shí)，其內(nèi)容有材料名稱、規(guī)格型號(hào)、料源渠道、進(jìn)貨日期、檢驗(yàn)或試驗(yàn)狀態(tài)等。

物資標(biāo)識(shí)牌

8、技術(shù)證件、質(zhì)量記錄的管理

技術(shù)證件（包括合格證）、質(zhì)量記錄的管理是指收發(fā)料單、自點(diǎn)清查作業(yè)必須的資料管理。大宗物資，如鋼材和木材，入庫驗(yàn)收時(shí)就要建立材料質(zhì)量記錄，做到一物一單，一批進(jìn)料一單，發(fā)料后注銷庫存。供方來料一般一批只附一份技術(shù)證件。技術(shù)證件原件交給施工技術(shù)室保存，物資部門留存復(fù)印件并交用料單位一份。

9、物資部門應(yīng)依據(jù)《驗(yàn)收記錄》和已到達(dá)的帳單，及時(shí)填寫《收料單》。

10、對(duì)已進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，帳單未到的物資，材料人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際到達(dá)物資的數(shù)量（《驗(yàn)收記錄》）和近期物資單價(jià)填寫預(yù)進(jìn)《收料單》，待正式帳單到達(dá)后，用紅單沖掉預(yù)進(jìn)《收料單》，登記帳單到達(dá)后的《收料單》。材料管理軟件中據(jù)收料單自動(dòng)生成《物資進(jìn)場(chǎng)記錄》。

11、入庫和進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)的物資要做好相應(yīng)標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括：物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等級(jí)、數(shù)量、生產(chǎn)廠家（供應(yīng)單位）、批號(hào)（爐號(hào)）、檢驗(yàn)和試驗(yàn)狀態(tài)、生產(chǎn)日期、進(jìn)場(chǎng)日期等內(nèi)容。不合格品應(yīng)單獨(dú)存放并標(biāo)識(shí)"不合格品",搬運(yùn)中要檢查和保護(hù)相關(guān)的產(chǎn)品標(biāo)識(shí)。工地剩余材料轉(zhuǎn)移時(shí)，標(biāo)識(shí)同時(shí)轉(zhuǎn)移。

12、對(duì)鋼材、水泥等在使用前應(yīng)進(jìn)行復(fù)檢的物資，應(yīng)及時(shí)通知試驗(yàn)人員進(jìn)行檢驗(yàn)、試驗(yàn)，進(jìn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)，對(duì)不合格的必須單獨(dú)存放，設(shè)"不合格"標(biāo)識(shí)，并做好記錄，及時(shí)處理。物資部門要保留主要物資生產(chǎn)廠家隨貨同行的質(zhì)量證明材料的復(fù)印件和主要物資自檢試驗(yàn)報(bào)告的復(fù)印件。