工程項目設(shè)備物資管理工作如何規(guī)避審計風險

 隨著我國建筑大軍數(shù)量不斷增加，國家定期不定期為抑制通貨膨脹而采取宏觀經(jīng)濟調(diào)控措施，施工企業(yè)為了生存不惜低價承攬任務(wù)，即使是優(yōu)秀的施工企業(yè)效益任然不盡理想。因此，施工企業(yè)加強物資管理的現(xiàn)代化進程，挖掘潛在效益是迫切而必須。但在挖掘物資管理效益的同時大家也在不斷探索總結(jié)如何規(guī)避審計風險。這里，本人結(jié)合自己在項目物資工作十多年的工作體會，談點粗淺認識。
一、工程項目物資審計的的重點
1.采購合同的審計。獲取采購合同及有關(guān)證明文件資料，審核訂立合同主體是否合法，是否具有相應(yīng)的權(quán)利能力和行為能力；審查合同標的、數(shù)量和質(zhì)量、價格是否與物資采購計劃、招標結(jié)果相一致；審查采購合同的簽訂是否履行了規(guī)定的審批手續(xù)。
2、采購計劃的審計。根據(jù)施工圖紙、材料消耗定額、實施性施工組織設(shè)計及技術(shù)規(guī)范，審核分部分項工程需用量及單位工程材料分析表計算的正確性，審核工程項目總物資計劃的正確性。
3、采購方式選擇的審計。對供應(yīng)商進行調(diào)查和評估，審計人員著重審核采購方式的選擇是否依據(jù)了內(nèi)控制度的規(guī)定。
4.驗收管理審計。獲取驗收證明和驗收單，檢查驗收單是否連續(xù)編號，核對進場物資的合格證、質(zhì)量證明文件、隨貨清單、供應(yīng)商發(fā)票等是否齊全。
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5.結(jié)算付款的審計。審核預(yù)付貨款是否有合同約定；財務(wù)部門是否依據(jù)驗收單、供應(yīng)商發(fā)票、訂購單等確認應(yīng)付賬款，檢查結(jié)算價格、運輸費用承擔等與合同約定的是否一致；審核是否依據(jù)合同約定支付貨款；審核物資入賬基礎(chǔ)和計價方法是否正確，是否前后期一致；對供應(yīng)商實行函證，審核應(yīng)付賬款余額的正確性。
6.現(xiàn)場管理及消耗的審計。獲取施工現(xiàn)場平面布置圖，審核物資庫房、料棚、堆料場的選址是否合理，結(jié)合投標預(yù)算文件、實際完成工程量等資料，審計物資消耗價差、量差對工程成本的影響。
二、規(guī)避物資審計的措施
1、建立科學有效的監(jiān)督約束機制。建立一套科學有效的監(jiān)督約束機制，使物資管理處于受控狀態(tài)。物資部門要加強信息溝通，加強過程控制，使施工物資管理不流于形式，進一步規(guī)范物資業(yè)務(wù)程序、帳務(wù)記帳及物資核算。尤其在物資采購時，要建立《合格供應(yīng)商名冊》，堅持招標采購，按公司合同范本，堅持合同審批流程，使現(xiàn)場物資管理水平得到提高，有效規(guī)避采購計劃審計和采購合同審計。
2、積極主動搞好物資計劃工作。物資計劃工作非常重要，物資管理人員要積極主動，不等不靠，及時跟蹤工程部門復(fù)核圖紙，控制好單位工程需用量，使控制和采購有據(jù)可查。結(jié)合工程設(shè)計變更等情況，準確、及時地調(diào)整物資需用量；結(jié)合施工進度編制采購計劃，采購計劃中對物資質(zhì)量的要求要符合相關(guān)技術(shù)規(guī)范，采購價格要符合編制時段市場行情。
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3、認真做好物資驗收、保管、發(fā)放、盤點及核算工作。
（1）對工程所需的主要材料、大宗物資實行招標采購，統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一供應(yīng)、統(tǒng)一調(diào)度和統(tǒng)一核算。驗收時認真執(zhí)行驗數(shù)量、驗規(guī)格、驗品種、驗質(zhì)量的“四驗”制度；檢查物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求是否與采購計劃、合同及隨貨清單一致；獲取行業(yè)標準、技術(shù)規(guī)范等文件資料，檢查計量、檢驗試驗器具是否經(jīng)過國家法定檢驗機構(gòu)的檢驗并取得了書面報告，需要進行檢驗實驗的物資必須進行檢驗試驗并取得證明文件。
（2）根據(jù)經(jīng)濟、效益、效率的原則，對各類物資分類、分區(qū)保管存放，易燃易爆、有毒有害物資隔離存放并與居住區(qū)、工作區(qū)保持規(guī)定的距離，庫房設(shè)置要具備防銹、防腐、防火、防潮、防盜等基本條件。
（3）物資發(fā)出要依據(jù)施工計劃實行限額發(fā)料，出庫手續(xù)要完備。
（4）定期進行物資盤點。物資盤點看是很細小的工作，但對掌握物資動態(tài)起著很大的作用。物資的盤點需要各部門的大力配合及支持，也是規(guī)避審計風險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。編制盤點資料和盤盈、盤虧報告表，結(jié)合施工計劃、現(xiàn)場工程量分析安全庫存量和經(jīng)濟庫存量。
（5）計劃部、工程部、物資部門要同步對各單項工程（或施工隊伍）進行月底清算計價，分析材料節(jié)超工作。如果不同步很難分清材料真實的節(jié)超，積累下來后所需調(diào)節(jié)的物資很難補齊，給以后的財務(wù)入賬、材料調(diào)差也帶來極大的麻煩。所以我們各部門月底要同步對單項工程進行考核，及時掌握物資動態(tài)，分析物資節(jié)超，及時調(diào)節(jié)節(jié)超分析的量差，對超耗物資開會討論超耗的原因并及時糾正，完善當月的內(nèi)業(yè)資料，及時做好財務(wù)的入賬工作，閉合完工后的審計工作。物資進場消耗統(tǒng)計臺賬和主要材料定額供應(yīng)臺賬等基礎(chǔ)資料要與投標預(yù)算文件及實際完成工程數(shù)量等資料要對應(yīng)。
4、建立固定資產(chǎn)及周轉(zhuǎn)材料臺帳，并責任到人。對于機械設(shè)備的使用、保養(yǎng)、維修要責任到人，實行單機核算，定期評估，與責任人的工資掛鉤，切實保證機械設(shè)備的壽命及使用率。對周轉(zhuǎn)材料的維護保養(yǎng)要堅持誰使用、誰保養(yǎng)維修的原則，確保周轉(zhuǎn)次數(shù)，提高綜合效益。
5、建立資源共享信息平臺。在項目內(nèi)部和物資系統(tǒng)內(nèi)部建立資源共享對節(jié)約成本規(guī)避風險非常重要。在物資系統(tǒng)內(nèi)資源共享可以在最短的時間保證工程材料急需，并將閑置的資源充分利用，互相交流經(jīng)驗，少走彎路；在項目內(nèi)部資源共享可以與財務(wù)、工程部保持賬、物、量相符，規(guī)避付款審計和消耗審計。
工程項目是施工企業(yè)效益源泉、形象窗口，工程物資是構(gòu)成工程項目成本的主體，它占到工程總投資的60%以上，是工程項目質(zhì)量和效益的源頭。為此，物資工作是國家審計的核心，也是項目盈虧的關(guān)鍵，我們要團結(jié)一致，密切配合，超前防范，共同做好過程控制，為企業(yè)精細化管理、提高效益做出貢獻。