項(xiàng)目綜合管理軟件物資管理模塊操作經(jīng)驗(yàn)與工作流定義

一、軟件（物資部分）操作經(jīng)驗(yàn)

在進(jìn)行軟件錄入工作時(shí)，必須仔細(xì)認(rèn)真，如有上下兩個(gè)表格必須都填寫完畢后方可進(jìn)行提交審批，對(duì)于有兩個(gè)子表的要完成一個(gè)進(jìn)行保存后方可進(jìn)行另一個(gè)子表的填寫。

(一)物資庫管理

1、標(biāo)準(zhǔn)物資庫由集團(tuán)公司工程部負(fù)責(zé)維護(hù)，如需增加物資，由子分公司工程部信息管理員負(fù)責(zé)辦理。

2、子分公司負(fù)責(zé)建立本公司機(jī)構(gòu)物資庫，建立時(shí)做到機(jī)構(gòu)物資庫要與標(biāo)準(zhǔn)物資庫結(jié)構(gòu)相對(duì)應(yīng)，即標(biāo)準(zhǔn)物資庫的一、二級(jí)結(jié)構(gòu)文件夾要有，可在最后一級(jí)文件夾中進(jìn)行物資篩選。

(二)明確各種計(jì)劃的物資分類

1、乙類甲控物資指甲方結(jié)算，我方不進(jìn)行驗(yàn)工計(jì)價(jià)的物資；甲類甲控物資指甲方結(jié)算，我方進(jìn)行驗(yàn)工計(jì)價(jià)的物資（實(shí)際就是甲供物資，具體種類結(jié)合鐵道部179號(hào)文件進(jìn)行區(qū)分，如鋼軌、線上料等和179號(hào)文之前中標(biāo)工程的鋼材、水泥、鋼絞線、錨具等）；

2、大宗物資指甲供物資之外的集中采購物資——集團(tuán)公司和子分公司集采物資，包括在各鐵路局二級(jí)市場(chǎng)進(jìn)行招標(biāo)的物資和局指揮部簽訂合同的物資；還包括租賃物資和部分項(xiàng)目部擁有采購權(quán)限的并簽訂合同的大量或價(jià)值較高物資。

3、其他料指項(xiàng)目部擁有采購權(quán)限的零星物資。

(三)供應(yīng)商錄入

1、供應(yīng)商為與工程項(xiàng)目發(fā)生業(yè)務(wù)往來的全部供應(yīng)商，不僅包括簽訂合同的供應(yīng)商，還包括供應(yīng)五金小料的供應(yīng)商，切記是全部供應(yīng)商。

2、供應(yīng)商登記時(shí)必須填寫供應(yīng)商全名（工商注冊(cè)名稱）和注冊(cè)號(hào)，其它信息也要全部如實(shí)填寫。供應(yīng)商就為經(jīng)項(xiàng)目部相關(guān)人員初評(píng)為合格的供應(yīng)商，因?yàn)橹挥薪?jīng)評(píng)審合格的供應(yīng)商才能與其發(fā)生業(yè)務(wù)往來和結(jié)算，否則就成為垃圾信息，既加重錄入人員工作也占用電腦資源。

3、供應(yīng)商黑名單的申請(qǐng)單位采取誰登記誰申請(qǐng)和誰申請(qǐng)撤銷的原則。

(四)此次錄入軟件的項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)為工程開工后全部資料，物資人員應(yīng)在與財(cái)務(wù)對(duì)完帳的基礎(chǔ)上，以7月1日為分界點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作：

1、2009年7月1日前簽訂并履行完畢合同的物資按分部分項(xiàng)或核算單元進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按勞務(wù)隊(duì)伍分劈，準(zhǔn)備進(jìn)行一筆錄入入賬（如其它材料一批，金額多少；鋼材多少噸，金額多少等）。

2、2009年7月1日前簽訂，目前仍在履行合同的物資，按分部分項(xiàng)或核算單元進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并按勞務(wù)隊(duì)伍進(jìn)行分劈，按物資名稱、規(guī)格如實(shí)提報(bào)備料計(jì)劃每筆都要入賬。

3、2009年7月1日后發(fā)生的料費(fèi)的按實(shí)際情況提報(bào)備料計(jì)劃、采購計(jì)劃或采購訂單的錄入。

(五)計(jì)劃制作時(shí)注意事項(xiàng)

1、作需招標(biāo)計(jì)劃、調(diào)撥計(jì)劃、租賃計(jì)劃、已招標(biāo)物資計(jì)劃和其它材料計(jì)劃時(shí)，要注意計(jì)劃數(shù)量不能超過備料計(jì)劃數(shù)量。

2、需招標(biāo)采購計(jì)劃制作選擇招標(biāo)單位時(shí)應(yīng)選擇單獨(dú)核算機(jī)構(gòu)，如集團(tuán)公司、公司或項(xiàng)目部。

3、集團(tuán)公司或公司采購權(quán)限的物資向該權(quán)限機(jī)構(gòu)報(bào)計(jì)劃時(shí)應(yīng)選擇物資調(diào)撥計(jì)劃，并在選擇供料機(jī)構(gòu)時(shí)選用該對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)。

4、作租賃計(jì)劃時(shí)應(yīng)從大宗備料計(jì)劃中選擇租賃物資。

5、其它材料采購計(jì)劃應(yīng)從其它材料備料計(jì)劃中選擇，其它材料采購訂單從其他材料采購計(jì)劃中選擇，注意填寫價(jià)格和供應(yīng)商。

6、做招標(biāo)管理時(shí)必須填寫投標(biāo)廠商和價(jià)格，如有多家報(bào)價(jià)應(yīng)一一填寫,軟件默認(rèn)為選擇最低價(jià)中標(biāo)。

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(六)物資入出庫作業(yè)

1、物資入場(chǎng)登記單 作業(yè)時(shí)要注意入場(chǎng)數(shù)量可大于合同數(shù)量，但該數(shù)量必須為質(zhì)量驗(yàn)收合格的數(shù)量，合格者方可進(jìn)行入場(chǎng)登記，不合格物資不能進(jìn)行入場(chǎng)登記。入場(chǎng)數(shù)量可大于合同數(shù)量，如有附件（合格證、材質(zhì)單）應(yīng)掃描上傳。如果是集團(tuán)公司或公司簽訂采購合同的物資入場(chǎng)時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目部人員驗(yàn)收合格后填寫書面報(bào)表通知集團(tuán)公司或公司，集團(tuán)公司或公司人員再進(jìn)行軟件操作錄入數(shù)據(jù)。

2、質(zhì)量驗(yàn)收單 作業(yè)時(shí)注意只能選擇入場(chǎng)登記合格的物資，不合格物資已不能進(jìn)行軟件退貨等處理，需復(fù)試物資必須上傳試驗(yàn)報(bào)告書等附件。

3、物資先到而發(fā)票未到時(shí)為反映項(xiàng)目該月真實(shí)成本，可先進(jìn)行預(yù)點(diǎn)單入庫，預(yù)點(diǎn)單單價(jià)軟件已確定為采購合同或采購訂單單價(jià)，預(yù)點(diǎn)后可在采購費(fèi)用臺(tái)賬中查看物資金額，發(fā)票到后再進(jìn)行預(yù)點(diǎn)轉(zhuǎn)點(diǎn)驗(yàn)，預(yù)點(diǎn)和點(diǎn)驗(yàn)入庫的物資庫存種類為普通物資，預(yù)點(diǎn)物資不能進(jìn)行領(lǐng)料出賬。

4、點(diǎn)驗(yàn)單作業(yè)時(shí)：點(diǎn)驗(yàn)單價(jià)可以改變而數(shù)量不可改變，既不能超過入場(chǎng)登記單數(shù)量。點(diǎn)驗(yàn)后可在采購費(fèi)用臺(tái)賬中查看到物資金額和付款情況。

5、由集團(tuán)公司或公司簽訂采購合同的物資向項(xiàng)目部轉(zhuǎn)賬時(shí)用調(diào)出調(diào)撥單進(jìn)行作業(yè)，此時(shí)調(diào)出調(diào)撥單的單價(jià)和數(shù)量都可以修改；項(xiàng)目部用調(diào)入調(diào)撥單（作用如點(diǎn)驗(yàn)單）進(jìn)行入庫作業(yè)。普通庫物資可進(jìn)行調(diào)出調(diào)撥單和調(diào)入調(diào)撥單入賬。用調(diào)入調(diào)撥單作賬時(shí)可以將調(diào)出單中的物資調(diào)入至不同的成本部位上，但是一定要全部調(diào)入，即幾個(gè)成本部位數(shù)量之和=調(diào)出調(diào)撥單數(shù)量。

6、實(shí)際的甲供物資當(dāng)甲方進(jìn)行結(jié)算作業(yè)時(shí)，項(xiàng)目部用局指揮部或公司的轉(zhuǎn)賬單或結(jié)算單直接進(jìn)行甲類甲控入庫作業(yè)。

7、領(lǐng)料單作業(yè)時(shí)一定要選擇領(lǐng)料作業(yè)隊(duì)和相應(yīng)成本工作分解部位，這里的成本工作分解部位是主表中作業(yè)隊(duì)參與的成本工作分解部位，也就是說，作業(yè)隊(duì)只能領(lǐng)所在成本部位的物資，該物資為普通庫存物資。

8、物資租賃進(jìn)退場(chǎng)記錄作業(yè)時(shí)要注意進(jìn)場(chǎng)數(shù)量不能大于租賃合同簽訂的數(shù)量，進(jìn)場(chǎng)日期不能晚于結(jié)算日期，退場(chǎng)日期一定晚于進(jìn)場(chǎng)日期。

9、勞務(wù)隊(duì)伍領(lǐng)料后退料時(shí)應(yīng)用退庫單進(jìn)行作業(yè)。單價(jià)不能改變只可進(jìn)行數(shù)量改變。

二、工作流定義

為達(dá)到項(xiàng)目綜合管理軟件在全集團(tuán)公司做到物資作業(yè)的統(tǒng)一性、規(guī)范性，特公布與管理軟件中物資管理工作相關(guān)的工作流。此次公布的工作流僅供參考。

(一)工作流建立說明

1、建立工作流時(shí)必須和集團(tuán)公司、子分公司現(xiàn)行物資管理辦法與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際相結(jié)合，參考集團(tuán)公司建立的工作流來進(jìn)行。

2、建立工作流時(shí)要注意不要選用會(huì)簽和自由流程，選擇審批人員只能選擇一人。建好的工作流先不要啟動(dòng)，要等相應(yīng)文件建好檢查后再啟用。

3、此次公布的工作流中體現(xiàn)為責(zé)任部門，實(shí)際操作中應(yīng)具體落實(shí)到部門責(zé)任人員。