物資管理臺帳操作規(guī)范及流程

1、建立臺賬的作用

臺帳就是明細(xì)記錄表，是對設(shè)備物資發(fā)生的業(yè)務(wù)通過表格的形式進(jìn)行記錄登記，通過建立臺賬真實的反映每一筆業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)、流向、費用、信息和明細(xì)，管理人員通過臺賬能夠及時準(zhǔn)確的掌握各種材料設(shè)備的購入、使用和庫存狀況。因此，建立臺賬是設(shè)備物資管理的一項基本業(yè)務(wù)，也是一項十分重要的工作。

2、設(shè)備物資臺賬的分類

為了更加準(zhǔn)確、詳細(xì)、方便、及時了解各種設(shè)備物資的管理臺賬，可以將設(shè)備物資臺賬分為收、支、存統(tǒng)計臺賬、資金結(jié)算支付臺賬、責(zé)任中心（勞務(wù)隊）領(lǐng)料臺賬、固定資產(chǎn)臺賬、周轉(zhuǎn)材料臺賬、機(jī)械設(shè)備配件臺賬、租賃設(shè)備臺賬、合同管理臺賬、材料委托檢驗質(zhì)量臺賬等。收支存管理臺賬具體明細(xì)有：鋼材、鋼絞線、線上料、型鋼、水泥、砂石料、外加劑、粉煤灰、礦粉、防水材料（含防水板、防水卷材、防水涂料、土工布、土工格柵、止水帶）、結(jié)構(gòu)件（含錨具、橋梁支座、預(yù)埋件）、錨桿、木材、燃料（汽油、柴油、煤、附屬油）、瀝青、低值易耗品、小型材料（含水泥制品、五金、電料、工具、雜品）、固定資產(chǎn)、周轉(zhuǎn)材料、臨時設(shè)施、機(jī)械配件等，每一種設(shè)備物資要按照類別、名稱、日期、憑證號、內(nèi)容摘要、規(guī)格型號、單價、數(shù)量、金額分別登記。

3、電腦記帳和手工記帳的要求

設(shè)備物資每發(fā)生一筆業(yè)務(wù)都要及時記賬，臺賬可以分為手工記賬或者電腦記賬，電腦記賬必須在月底打印紙制版，紙制版要有制表人和審核人簽字復(fù)核數(shù)量?，F(xiàn)在大部分項目部都是電腦記帳，統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)都是以電子賬為原始資料進(jìn)行統(tǒng)計，因此，電子版臺賬要設(shè)計密碼防止隨意改動，并且每個月底設(shè)備物資部要對電腦電子版和紙制版進(jìn)行核對，保證電子臺賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬目清楚。用手工記賬的單位要用黑筆填寫，字跡清楚，內(nèi)容齊全，不能隨意涂改，各個項目部的臺賬要有統(tǒng)一的封面，裝訂整齊，一目了然。

4、設(shè)備物資管理人員應(yīng)分工明確，誰負(fù)責(zé)哪一項具體業(yè)務(wù)誰就負(fù)責(zé)登記臺賬。如：合同管理臺賬、材料委托檢驗質(zhì)量臺賬、資金支付結(jié)算臺賬和勞務(wù)隊領(lǐng)料臺賬應(yīng)由項目部（工區(qū)）設(shè)備物資部業(yè)務(wù)和內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)填寫，材料收支存管理臺賬業(yè)務(wù)員和保管員應(yīng)同時建立，月底按時對帳，每月設(shè)備物資部業(yè)務(wù)臺帳應(yīng)與財務(wù)部的賬目相符，業(yè)務(wù)員臺賬應(yīng)與保管員的臺賬數(shù)量相符，保管員的臺賬數(shù)量應(yīng)與工地實際到貨數(shù)量相符。并且每月底設(shè)備物資部、財務(wù)部和材料供應(yīng)商三家同時對賬，核對結(jié)算金額、欠款金額，雙方簽字確定數(shù)量。確保賬物相符、賬賬相符?？紤]到保管員的業(yè)務(wù)局限性，工地保管員臺賬可以只登記數(shù)量、單價，不登記金額。

5、設(shè)備物資收、支、存管理臺賬登記方法

材料收、支、存管理臺賬是為了反映某一項設(shè)備物資的購入時間、單位，數(shù)量和價格；每一批材料發(fā)出的具體數(shù)量，發(fā)到什么地方，什么位置；剩余材料的數(shù)量和價值是多少。管理人員看到臺賬，就能了解所有材料設(shè)備的使用狀況和庫存情況。臺賬登記的依據(jù)是點驗單和發(fā)料單，臺賬中的“名稱、時間、憑證號、內(nèi)容摘要、單位、規(guī)格、數(shù)量、金額”應(yīng)與點驗單和發(fā)料單上的內(nèi)容一致，以便于查找。點驗單入帳時“內(nèi)容摘要”欄中填寫購入單位名稱，發(fā)料單入賬時“內(nèi)容摘要”欄中填寫收料單位的名稱。每月底應(yīng)對收、支、存管理臺帳的數(shù)量、金額應(yīng)進(jìn)行小計和累計。臺賬登記應(yīng)該真實可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、賬目清楚、日清月結(jié)，一目了然。收支存臺賬詳見表2中附表5。

6、合同管理臺賬登記方法

設(shè)備物資部所有簽定的合同都要建立管理臺賬，合同管理臺賬要填寫：合同編號、合同名稱、簽訂單位、簽定合同的法人或代理人、簽訂合同主要內(nèi)容、簽訂時間、是否為補(bǔ)充合同、是否發(fā)生糾紛、執(zhí)行狀態(tài)和存檔號，要有制表和審核人簽字，保證合同管理臺賬無漏項，內(nèi)容齊全。詳見表2中附表6。

7、材料委托檢驗質(zhì)量臺賬登記方法

材料委托檢驗質(zhì)量臺賬要與試驗室的檢測臺帳一致，每購入一批主要材料（用于工程主體）都要給試驗室報檢，報檢要有試驗室收樣人簽字，每月要與試驗室對賬，并且要有材料名稱、送檢時間、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、委托編號、收樣單位、收樣人簽字、試驗日期、檢驗狀態(tài)是否合格、檢驗報告編號、用于什么部位等內(nèi)容，每一項材料要分類別填寫，防止材料質(zhì)量問題的發(fā)生。詳見表2中附表7。

8、項目資金結(jié)算支付臺賬登記方法

項目資金結(jié)算支付臺賬設(shè)備物資部每月做一份，并與財務(wù)部對賬，結(jié)算欠款金額應(yīng)與財務(wù)賬目一致。要有合同編號、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)范圍、合同總金額、當(dāng)月應(yīng)付款、當(dāng)月已付款、開累應(yīng)付款、開累已付款、目前欠款金額。詳見表2中附表8。

9、責(zé)任中心（施工隊、勞務(wù)隊）領(lǐng)用材料臺賬登記方法

責(zé)任中心（施工隊、勞務(wù)隊）領(lǐng)用材料臺賬十分重要，每發(fā)一批材料必須登記臺賬，每月底要與勞務(wù)隊對帳，月底匯總臺賬上要有勞務(wù)隊合同簽定人或者授權(quán)委托人簽字。臺賬要有領(lǐng)料日期、材料名稱、計量單位、規(guī)格型號、單價、預(yù)算總量、本期內(nèi)領(lǐng)用數(shù)量、開累領(lǐng)用數(shù)量、剩余數(shù)量。詳見表2中附表9。

10、租賃設(shè)備管理臺帳登記方法

所有租賃設(shè)備都須要登記臺賬，并要填寫設(shè)備名稱、出租單位、規(guī)格型號、租賃方式是月租還是臨租、租賃價格（元/月）、起止時間、開累發(fā)生額、未結(jié)算金額、開累已支付金額、欠款金額、是否符合合同要求等，詳見表2中附表10。