物資管理培訓之物資采購和管理中的具體問題匯總及解決措施講座

物資采購管理及物資管理中的幾個具體問題

一、關于集中采購中存在的一些問題

1．集團公司物資集中采購管理的范圍包括：以集團公司名義投資開發(fā)和中標承建

的全部工程項目（含海外項目國內(nèi)采購部分）。

2．子分公司物資集中采購管理范圍包括：以子分公司名義投資開發(fā)和中標承建的工程項目。

 對于甲控物資也是屬于集采的范疇，其操作方式是在甲方的監(jiān)督下實施。

(三)非集采物資屬于項目部的自采物資。

（四）下面重點說一下甲控物資招標采購中的一些注意事項和問題。

1、鐵道部關于公布鐵路建設項目甲供甲控物資設備目錄幾個文件之間的關系。

《鐵路建設項目甲供甲控物資設備目錄》（鐵建設函[2007]199號）例如：**站工程。

2008年鐵道部以[鐵建設〔2008〕179號]重新修訂了《鐵路建設項目甲供甲控物資設備目錄》 (2008-9-24發(fā)布)

其中將鋼材、水泥等甲供物資調(diào)整為甲控物資，

2010年鐵道部[鐵建設〔2010〕163號] 重新修訂了《鐵路建設項目甲供甲控物資設備目錄》。要求甲控物資在合格供應商名錄內(nèi)采購并要求不得隨意擴大甲控甲供物資的范圍，將鐵路護欄做為建管甲供物資控制。按以前的管理辦法，甲控和甲供物資的范圍，建設單位根據(jù)實際情況可以調(diào)整。

根據(jù)鐵道部文件規(guī)定，采購金額在100萬元的物資，需到各鐵路局二級市場招標。

2、按招標投標法規(guī)定招標分為資質(zhì)預審和資質(zhì)后審（二者的主要區(qū)別），資質(zhì)預審是由建設單位提前對擬招標的物資的供應商進行評審，確定合格供應商，以后的招標在合格供應商范圍內(nèi)進行，權(quán)限在于建設單位。而資質(zhì)后審，是由評標委員會對投標人提供的投標文件中的的資質(zhì)情況進行評審。權(quán)限在于評標委員會。目前鐵路項目執(zhí)行較多的是資質(zhì)預審。

3、招標文件的樣本執(zhí)行鐵道部的樣本。目前分為形式評審、商務評審、技術(shù)評審。

4、招標物資的價格執(zhí)行上浮動價格和固定價格。

執(zhí)行浮動價格的物資需要確定一個參考網(wǎng)站，參考網(wǎng)站的確定。一般鋼材執(zhí)行國家發(fā)改委《中國價格信息網(wǎng)》，《我的鋼鐵網(wǎng)》，《蘭格網(wǎng)》；水泥執(zhí)行《中國價格信息網(wǎng)》、《中國建材網(wǎng)》；鋼絞線執(zhí)行《中國價格信息網(wǎng)》，《我的鋼鐵網(wǎng)》。

目前由于中國價格信息網(wǎng)公布的價格滯后、有時偏離較多與市場脫軌一般不再采用。

5、招標采購中存在的主要問題

①投標人不均衡報價。鋼材表現(xiàn)的尤為突出

②投標人中標后合同執(zhí)行過程中的價格偏離。鋼材、水泥都發(fā)生過。

③   低價中標，試配時的送樣和中標后提供的產(chǎn)品質(zhì)量差異大。例如：外加劑

④   低于成本價中標，產(chǎn)品質(zhì)量無法得到保證。土工類產(chǎn)品。

⑤      標準制定的高，而市場的產(chǎn)能無法滿足需要。例如粉煤灰，多數(shù)情況屬于花一級灰的錢購買的是二級灰，甚至有時是三級灰。

⑥   中標廠商確定后私下簽訂背離影響招投標文件中實質(zhì)內(nèi)容的協(xié)議。

⑦      中標廠商確定后，從中標廠商以外的供應商訂貨的的問題。

⑧      不走招標程序，私自采購的行為。

物資采購過程中難免出現(xiàn)合法不合理及合理不合法情況，而我們做為招標人的義務應該使得招標選中的中標人的報價要合理、程序要合法。

由于招標采購周期較長，項目部開工后前期的應急采購問題。正常程序應該向建設單位打報告，經(jīng)建設單位批準后，進行應急采購。

6、投標保證金的收取和履約保證的收取的意義。

為了保證招投標的嚴肅性，防止投標人惡意競標，防止投標人中標后不簽訂合同；收取履約保證金，為了確保投標人嚴格履約。

總結(jié)：在物資采購方面應做到在保證質(zhì)量的前提下，有效地降低采購成本，同時要滿足依法合規(guī)，主要體現(xiàn)在操作程序上、各種的審批手續(xù)上，從某種角度來說，其依法合規(guī)性的重要性要更加突出一些。

二、物資系統(tǒng)的小金庫問題

1、小金庫的定義：小金庫是所有收入應如財務帳，而未入帳，帳外循環(huán)和使用的資金。

2、物資系統(tǒng)容易形成小金庫的幾個方面

⑴廢舊物資的處理收入。特別是對邊角余料的處理需要各項目部引起重視，分包合同中多數(shù)項目部沒有明確邊角余料的處理權(quán)的歸屬，而各項目這塊處理的收入?yún)s放給了施工作業(yè)隊。項目部沒有處理的記錄。項目部管理存在的管理漏洞。

⑵項目部對外租賃設備機具形成的收入。

⑶開展招標活動，外賣標書形成的收入。對于這部分的收入，應先進財務帳，才能支付使用，而且只能用于招標的事宜，這方面北京公司做的不錯。

⑷采購過程中形成的商業(yè)賄賂和回扣。需要物資人員引起足夠重視。

三、物資管理中一些其他注意的問題。

1、物資滿足可追溯性要求。

物資計劃編制要注明編制依據(jù)，簽訂的物資合同注明依據(jù)那份采購計劃，物資的到貨記錄應注明合同號、材質(zhì)單號、試驗單號，發(fā)料應注明施工部位、作業(yè)隊伍、材質(zhì)單號。這樣一批材料從圖紙—計劃—合同—進貨—驗收—發(fā)放—使用部位，資料完整，路徑清晰，可滿足追溯性要求。

2、勞務作業(yè)隊中間更換的材料交接。

施工過程中出現(xiàn)勞務作業(yè)隊更換的情況時，項目部物資部門應做好兩個勞務隊伍的材料交接工作。項目部、退場隊伍、接手隊伍三方應共同對退場隊伍剩余材料進行盤點，三方確認數(shù)量，禁止不辦理交接手續(xù)便中途退場和進場，為以后對兩個隊伍的清算埋下隱患。如不辦清物資交接手續(xù)退場的勞務隊伍，項目部應不辦理該隊伍的最終結(jié)算手續(xù)，由此發(fā)生的看守費用由該隊伍承擔。

3、   代購物資及代租設備的手續(xù)完備問題。

項目部為勞務隊代買材料和代租機械，應簽訂代購（租）授權(quán)書，明確勞務隊伍要求代理采購（租賃）的物資設備名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、數(shù)量、到貨時間、到貨地點及限價，代購（租）授權(quán)書經(jīng)項目經(jīng)理簽字批準后實施。實施過程中項目部物資部門要讓施工隊伍對采購單價和租賃單價進行確認，避免以后扯皮。采購或租賃工作完成后，物資部門要在當月做出扣款憑證并注明代購（租）字樣交經(jīng)營核算人員在對勞務隊伍的當月驗工結(jié)算時扣除。

如物資設備部門代購（租）未經(jīng)項目經(jīng)理簽字批準的授權(quán)書的，對物資設備部長和經(jīng)辦人員從重嚴肅處理，并扣除當月獎金，造成損失的由當事人承擔全部損失。

4、數(shù)據(jù)的對比分析

① 項目部要做好三量對比：合同量與圖紙計算量（圖紙計劃量）、圖紙計算量（圖紙計劃量）與實際消耗量的對比分析。合同量與圖紙計算量的對比需要技術(shù)部門與經(jīng)營核算部門配合才能做好；圖紙計算量與實際消耗量的對比分析需要技術(shù)部門與物資部門配合才能做好。

②     項目部還要做好預算價格與實際進貨價格的分析對比，需要經(jīng)營核算部門與物資部門配合。

③      數(shù)據(jù)的對比是為了發(fā)現(xiàn)問題，從而進行分析，找出問題的癥結(jié)所在，制定出整改的措施，予以糾正。而從目前的檢查看，數(shù)據(jù)的對比一些項目部做了，但是原因的分析及整改措施沒有，這樣就失去了數(shù)據(jù)對比的意義。

5、項目流程管理

項目管理是一個有機整體，是一個系統(tǒng)工作，不能割裂開來，否則必然帶來管理隱患。通過檢查發(fā)現(xiàn)多數(shù)項目的管理工作沒有能夠按照系統(tǒng)管理去控制，而實現(xiàn)項目系統(tǒng)管理最好的方法，應該按流程管理，項目部應該對各項管理工作制定流程，流程中涉及的部門要明確職責和工作內(nèi)容。形成制度和習慣，這樣項目管理才能夠有效，并堵塞漏洞。例如對作業(yè)隊的結(jié)算，可能實際物資部門的扣款，如果相關部門均掌握流程的話，作業(yè)隊結(jié)算才能夠不出現(xiàn)問題，同樣物資成本控制工作也是一個系統(tǒng)工作，需要各個相關各部門的配合，項目部要是能夠按照流程去管理，許多問題也就不會出現(xiàn)了。

項目部的物資管理可以概括為4個子：有序可控。