建筑施工企業(yè)公司內(nèi)部財務(wù)控制制度之物資采購及管理制度

第七章　物資采購與管理
第一條 本制度所稱物資采購包括購買原料、主要材料、燃料、結(jié)構(gòu)件、半成品、輔助材料、零部件、周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品、設(shè)備、配件、辦公用品、勞動保護用品、商品及其他物資。
第二條 各單位按照科學有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發(fā)生。
第三條 各單位必須建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責和權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款必須對以下職責進行分離：
（一）原材料、物資采購和商品的需求計劃必須有施工技術(shù)部門或計劃部門提出數(shù)量，物資采購部門負責采購；
（二）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)；
（三）物資采購人不能同時擔任物資驗收工作；
（四）采購、保管和使用人不能同時擔任賬務(wù)的記錄工作；
（五）審核付款人應(yīng)同付款人員分離；
（六）記錄應(yīng)付賬款的人員不能同時擔任付款業(yè)務(wù)。
第四條 物資采購人員應(yīng)當實行回避制度。單位負責人和分管采購工作的領(lǐng)導的直系親屬（包括配偶、父母、子女、兄弟姐妹）原則上不得在本單位的物資采購部門擔任負責人。
第五條 　物資采購實行計劃管理。負責物資采購的部門應(yīng)當根據(jù)本單位施工、生產(chǎn)等方面的需要，定期編制物資采購計劃，報分管領(lǐng)導審查。
工程項目物資采購計劃編制的主要依據(jù)是：
（一）工程項目投標書中編列的材料用量。
（二）工程設(shè)計文件提供的材料用量。
（三）工程項目的施工組織設(shè)計。
（四）有關(guān)材料消耗定額。鐵路工程采用《鐵路基本建設(shè)工程材料消耗定額》，其他工程采用相關(guān)的材料消耗定額。
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第六條 　建立健全物資采購決策程序，根據(jù)采購物資類別和金額大小，實行分級分權(quán)管理，明確各級管理者、各有關(guān)部門及人員的責任，執(zhí)行《物資管理辦法》規(guī)定。
第七條 　主要物資采購由單位負責人、分管領(lǐng)導和有關(guān)部門負責人通過一定的會議集體決策。決策的內(nèi)容包括采購物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量標準、采購方式、數(shù)量、批次、價格、供貨商、供貨方式、付款條件以及負責采購的責任部門、責任人等其他與采購有關(guān)的主要事項。
第八條 　對采購物資的價格、質(zhì)量、數(shù)量實行監(jiān)督。明確行使監(jiān)督職能的部門和人員。
第九條 　各級管理者對其審批采購物資的價格、質(zhì)量負有審查、監(jiān)督責任。
第十條 　物資主管部門制定主要物資的價格目錄，分地區(qū)確定主要物資的參考價格，作為采購時比價和對采購價格進行監(jiān)督的參考依據(jù)。價格目錄應(yīng)根據(jù)市場價格的變化情況及時進行修改。
第十一條 　物資采購單位應(yīng)當廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等信息，掌握主要采購物資信息變化情況。采購部門和采購人員應(yīng)當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購。
第十二條 　各單位進行物資采購應(yīng)做到：
（一）除僅有唯一供貨單位或企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有特殊要求外，主要物資的采購應(yīng)當選擇兩個以上的供貨單位。審查供貨單位資格，對已確定的供貨單位，應(yīng)當及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽等變化情況。
（二）實行招標采購，做到從質(zhì)量、價格、信譽等方面擇優(yōu)進貨。執(zhí)行《招標采購規(guī)定》，不具備招標條件的要實行比質(zhì)比價采購。
（三）簽訂采購合同時，必須進行“陽光”操作，合同的訂立談判要有財務(wù)、計劃、審計等部門參加，談判不得少于2人以上。
第十三條 　明確行使價格監(jiān)督職能的部門和人員，應(yīng)當對所采購的主要物資的價格單據(jù)進行審核，對未在審核價格內(nèi)進行采購的，及時向單位領(lǐng)導或有關(guān)主管人員反映并提出處理意見。
單位行使價格監(jiān)督職能的部門或人員應(yīng)當及時了解、掌握主要采購物資的市場價格，并對其審核的物質(zhì)采購價格承擔相應(yīng)責任。
第十四條 　采購物資到貨后，應(yīng)當進行點驗，檢驗其數(shù)量、規(guī)格、品種和質(zhì)量。物資點驗必須要有兩人以上參加，采購人員、保管人員（或現(xiàn)場收料人員）、單位負責人等參與驗收的人員應(yīng)當分別在點驗單上簽字。凡物資的規(guī)定計量方法為檢尺、檢斤、檢件的，應(yīng)當按規(guī)定方法進行檢尺、檢斤、檢件。砂、石、煤等大堆物資，應(yīng)進行量方和過磅。點驗過程中如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、規(guī)格、品種和質(zhì)量不符的，應(yīng)如實做好驗收記錄，并及時向物資主管部門和單位領(lǐng)導匯報。參與物資點驗的人員應(yīng)當嚴格按標準和程序進行點驗，并對點驗結(jié)果承擔責任。
第十五條 　除砂石料等少數(shù)材料外，采購人員必須向供貨商索取具有紅印的質(zhì)檢書。如供貨商提供的質(zhì)檢書是復(fù)印件，須加蓋供貨商的公章。按規(guī)定程序需要進行測試的材料，材料到貨后采購部門應(yīng)當主動向測試部門或技術(shù)部門提供合格證書或質(zhì)檢證書，測試部門或技術(shù)部門應(yīng)當及時進行抽檢測試。對主要原材料實行“封閉式檢驗”，采購人員與使用人員嚴禁參與。測試人員應(yīng)當嚴格按規(guī)定方法和標準進行測試，并對測試結(jié)果承擔責任。
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第十六條 　采購物資的貨款結(jié)算必須以點驗單和質(zhì)量測試報告為依據(jù)。無點驗單和按規(guī)定應(yīng)進行質(zhì)量測試而無測試報告的，不能辦理結(jié)算手續(xù)。點驗結(jié)果和質(zhì)量測試結(jié)果不符合要求的，應(yīng)按合同和有關(guān)規(guī)定及時采取退貨、拒付或扣減貨款、向?qū)Ψ剿髻r等處理措施。
第十七條 　對由于價高質(zhì)次等原因造成購貨款超付，必須追究有關(guān)責任人的責任。誰的責任，由誰負責在一定時間內(nèi)追回，逾期未追回的部分應(yīng)由責任人賠償。由于超付款給企業(yè)（單位）造成的利息等經(jīng)濟損失，也應(yīng)由責任人賠償。
超付款的責任，按以下原則劃分：
（一）對購入物資數(shù)量驗收失誤造成的超付款，由負責點驗的人員負責。
（二）對購入物資質(zhì)量檢驗失誤造成的超付款，由負責檢驗的人員負責。
（三）由于有關(guān)業(yè)務(wù)人員提供的發(fā)票等憑證不實造成的超付款，由負責取得憑證的人員負責。
（四）由于領(lǐng)導人指使、授意或強令有關(guān)部門和人員違反規(guī)定而造成的超付款，由該領(lǐng)導人負責。
第十八條 　各單位職工有權(quán)對違反本制度規(guī)定損害單位利益的行為向單位領(lǐng)導、上級機關(guān)或政府部門舉報。對舉報人應(yīng)當保護，任何人不得打擊報復(fù)。
第十九條 　各單位應(yīng)當對下列人員予以獎勵：
（一）降低采購成本貢獻突出的采購人員。
（二）嚴格履行職責成績顯著的質(zhì)量、價格監(jiān)督人員。
（三）舉報違反本制度規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實的人員。
（四）為降低采購成本做出突出貢獻的其他人員。
第二十條 　對違反本制度規(guī)定弄虛作假、以權(quán)謀私、賬外暗中接受回扣和收取賄賂的人員，應(yīng)當根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等處分；給企業(yè)造成直接經(jīng)濟損失的，應(yīng)依法賠償；構(gòu)成犯罪的，應(yīng)移交有關(guān)部門依法追究刑事責任。
違反本制度，造成單位利益發(fā)生較大損失的直接責任人員、直接負責的主管人員和單位負責人，應(yīng)當承擔相應(yīng)的責任。