如何管理和使用好印章（印章管理和使用辦法講解）

公司辦公室 XXX
根據(jù)公司辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班安排，在這里我們共同探討如何管理使用印章，如果有不對的地方請大家批評指正。
一、現(xiàn)在印章使用的基本情況
為汲取“九五”期間因印章使用管理不善造成較多的經(jīng)濟(jì)糾紛案的教訓(xùn)，公司近年來加大了公章刻制、使用的管理力度，公司機關(guān)嚴(yán)格印章使用審批手續(xù)，現(xiàn)在已經(jīng)形成了規(guī)范化、程序化、制度化管理，項目部上場刻制的印章已做好了備案手續(xù)，做到了在可控范圍之中，項目部撤銷及時催促收繳，防止了項目部撤銷了，時間長了印章不知道放在什么地方的不良行為。為謹(jǐn)防已撤銷的公司項目機構(gòu)，利用撤銷期間的空間，亂蓋或留用空白公章現(xiàn)象的發(fā)生，公司先后下發(fā)了《中鐵XXX局集團(tuán)第XXX工程有限公司印章管理暫行辦法》等各項規(guī)章制度。
在公章使用管理方面，由于近年來規(guī)范了刻制用印程序，嚴(yán)格堅持了審批制度，總的形勢有所好轉(zhuǎn)，暫未發(fā)現(xiàn)私刻亂蓋公章的現(xiàn)象。但這并不能完全肯定不會有問題發(fā)生，潛在的問題隨時可能會出現(xiàn)。在對外信函的開具上，各級辦公室能夠嚴(yán)格把關(guān)，執(zhí)行制度，較過去也有了一定的進(jìn)步。但是，在肯定我們成績的同時，必須指出，我們在印章刻制、使用管理方面，仍然有不少死角。
比如，仍然存在用印制度堅持不嚴(yán)的現(xiàn)象，有的單位用章不堅持審批制度，僅憑領(lǐng)導(dǎo)一句話就辦了，事后問題出來了，無據(jù)可查，相互推諉；有的開出空白印章信箋，不進(jìn)行編號，不進(jìn)行用印事由登記，未用完的又不能及時收回，埋下了糾紛的隱患；有的意氣用事，老鄉(xiāng)、同事、上下級之間礙于情面，領(lǐng)導(dǎo)未審批，經(jīng)辦人又不嚴(yán)格把關(guān)，私自開具證明；有的印章保管不嚴(yán)，不設(shè)專人管理，外出印章不派印章管理人員護(hù)送，使用期間又不及時追蹤，極有可能給某些人以可乘之機。以上現(xiàn)象的存在，給我們印章管理部門帶來了事故的禍源，如果我們不時刻保持一定的警惕性，不嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，沒有一個高度負(fù)責(zé)的精神，聽之任之，帶來的后果和災(zāi)難不是哪一個人，哪一位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)得起的，再說嚴(yán)一點，一不小心，就有可能成為歷史的罪人。
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希望各位領(lǐng)導(dǎo)、印章管理人員引起高度重視，做這項工作既要有責(zé)任心、又要做到服務(wù)熱心，更要讓領(lǐng)導(dǎo)放心，所以不管在什么情況下都不能違背公司有關(guān)印章的管理規(guī)定和辦法，一定要按程序和有關(guān)規(guī)定做好自己的本職工作，更好地為企業(yè)服務(wù)。
二、對公章使用管理的幾點要求
公章是企業(yè)職權(quán)的標(biāo)志，在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮著特殊的作用，是企業(yè)無聲的代言人。歷代帝王將相把印章都看作至高無上和權(quán)力的象征，誰得到了它，誰就擁有一切。我們現(xiàn)在的印章雖然不象過去那樣榮耀，但它的地位和作用在法律規(guī)定的范圍內(nèi)是其它東西不能比擬的。
因此，各級辦公室主任、印章管理人員，既要看到肩上的重?fù)?dān)，又要看到我們身上的責(zé)任；既要看到你的偉大，又要看到你的平凡，我們只有腳踏實地，按章辦事，不循私情，才能對得起單位的領(lǐng)導(dǎo)和單位的職工，也對得起自己，讓大家放心，自己安心。為此，關(guān)于加強印章管理方面，強調(diào)兩點要求。
（一）嚴(yán)格印章的制發(fā)啟用程序
正式批準(zhǔn)成立的公司所屬單位（含公司管項目部），其正式印章由辦公室根據(jù)公司下發(fā)的成立文件統(tǒng)一刻制。新成立的項目部，按管理權(quán)限由主管單位提出書面申請，報公司人力資源部，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司辦公室辦理刻制手續(xù)，到公安部門備案后到指定的單位制作；因地域、文字限制（象新疆等地）經(jīng)公司批準(zhǔn)后，由公司委托持公司有關(guān)證明到所在地刻制。外部勞務(wù)施工隊一律不許納入內(nèi)部編制序列，以中鐵XXX局集團(tuán)第XXX工程有限公司字頭刻制印章。對偽造印章和使用偽造印章者依法懲處。印章刻制完畢，必須由公司辦公室填制“中鐵XXX局集團(tuán)第XXX工程有限公司印章使用管理表”留取印模備案登記后，辦理領(lǐng)取手續(xù)完備后方可正式啟使用。
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（二）加強印章的管理和使用程序
1、印章的保管。單位公章、領(lǐng)導(dǎo)手章必須由綜合辦設(shè)專人負(fù)責(zé)，保管人員必須明確保管、使用印章的制度和紀(jì)律，以保證印章的絕對安全和正常使用。所有印章必須置于保險柜中，不準(zhǔn)將印章帶至家中或其它地方。確因工作需要，需將印章帶出的，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦公室或印章管理人員護(hù)送。節(jié)假日須將所管印章進(jìn)行密封，如發(fā)現(xiàn)保管印章有異常情況或丟失，應(yīng)立即向單位領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門報告，查明情況，及時處理。
2、印章的使用。使用印章一定要嚴(yán)格制度，由專管人員負(fù)責(zé)，其他人員不得擅自動用。如專管人員外出，由主管領(lǐng)導(dǎo)（辦公室主任）指定臨時代管人代管。使用印章必須填寫“使用印章呈批表”，詳細(xì)填寫用章單位、時間、事由及用章類別、數(shù)量和經(jīng)辦人，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可用章，并做到一事一登記。印章保管員對用印文書內(nèi)容要認(rèn)真審閱，尤其是對一些證明材料、合同協(xié)議、重要報表等更要審閱清楚。
3、信函、文電、證件用印管理。凡以公司名義發(fā)出的文電，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)在原稿上簽字批準(zhǔn)后，按照文書部門核定的份數(shù)蓋章。投標(biāo)招標(biāo)工作中需加蓋的印章，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，由經(jīng)營部歸口承辦。凡辦理貸款擔(dān)保、貸款申請、借款申請等需加蓋公司印章的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，需蓋領(lǐng)導(dǎo)名章的，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人同意，由財務(wù)部歸口承辦。
凡因經(jīng)濟(jì)糾紛引起法律訴訟，需起訴或應(yīng)訴，需辦理法人委托書的必須經(jīng)公司法人批準(zhǔn)，由法律合規(guī)部門歸口承辦。以公司名義與有關(guān)單位聯(lián)系工作的介紹信，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后蓋章。介紹信必須填寫清楚，一事一用，并注明有效日期。空白介紹信嚴(yán)禁外流使用，特殊情況需使用空白介紹信的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并嚴(yán)格控制使用份數(shù)。凡屬處發(fā)的各類證書、獎狀等，需蓋公司印章的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。對純屬業(yè)務(wù)性的事項需使用公司印章時，必須持有關(guān)批件和證明材料，并經(jīng)機關(guān)業(yè)務(wù)部門簽署意見，方可辦理蓋章手續(xù)。
4、我們在過去的工作中發(fā)生過的幾種情況。由于管理使用不當(dāng)出現(xiàn)的問題，如原修理廠由于管理不善，將蓋有公章的空白介紹信給不法分子拿到，他們就在上面寫成了欠條，最終給我們造成了20多萬元的經(jīng)濟(jì)損失；所以大家要引以為戒，證明、介紹信要將內(nèi)容寫明后再加蓋印章，如果因工作特殊需要的，要將蓋有印章的證明、介紹信專人保管好，不要隨便亂放，盡量減少風(fēng)險，要做好有效控制。另外，發(fā)現(xiàn)私自刻制印章造成本單位損失的要追究其刑事責(zé)任，如1998年我單位有一位黃某某職工私刻印章，對單位造成了損失最終追究其刑事責(zé)任，開除了公職。再有，有些人法律意識不強，不按規(guī)定辦事，沒有領(lǐng)導(dǎo)的批示就在合同上蓋章，給單位也造成了一定的損失，最后也追究了責(zé)任。
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還有外單位別有用心的人打著我公司的旗號，刻制我公司印章與業(yè)主簽訂合同，由于自己沒有施工能力，拖延了工期，業(yè)主找到我單位要求賠償，在這種的情況下我們積極應(yīng)對查找有利因素，首先看印模是否與我們的一致，如果相差不多，形象很迫真的話，我們要到公安機關(guān)進(jìn)行文字鑒定，該枚印章不是“中鐵XXX局集團(tuán)第XXX工程有限公司”在公安局備案的印章，是私刻假印章，最終他們自己放棄。
現(xiàn)在給大家講《公司印章管理暫行辦法》
一、總 則
第一條　為做好公司印章使用、管理工作，使之程序化、規(guī)范化、制度化。
第XXX條　印章是代表單位行使職權(quán)的一種憑信和標(biāo)志，在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮著特殊的作用，管理、使用好印章是各級領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的一項重要工作職責(zé)。
第三條　印章大致分為正式印章、專用印章、鋼印、手印和名章等。
第四條　各級辦公室是印章的主管部門，綜合辦主任是直接責(zé)任人，是大家工作職責(zé)中的一部分，我們要認(rèn)真細(xì)致的做好此項工作。
二、印章的制發(fā)
第五條　印章的刻制
一、公司本級及集團(tuán)公司托管項目印章由集團(tuán)公司制發(fā)。
XXX、公司所屬各單位、項目部及機關(guān)各部室的印章由公司辦公室統(tǒng)一制發(fā)。
三、各單位或部門刻制印章必須先向公司辦公室提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到公安部門指定的制作單位刻制。
四、在外地施工的單位刻制印章，因當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門有特殊要求的，可報請公司批準(zhǔn)，持公司相關(guān)證明，到當(dāng)?shù)毓膊块T指定的制作單位刻制。
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五、公司使用的外部勞務(wù)施工隊，按照上級有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁刻制貫有公司名稱的印章。
第六條　印章的規(guī)格和式樣
一、除特殊規(guī)定外，所有印章一律為圓形。
XXX、公司印章，直徑4.2厘米，圖形為五角星，機關(guān)名稱在正五角星外自左而右環(huán)行。
三、公司所屬各單位、項目部印章，直徑4.0厘米，圖形為五角星，單位名稱在正五角星外從左而右環(huán)行。
四、公司機關(guān)各部室，直徑4.0厘米，圖形為五角星，印文是在徽記外自左而右環(huán)行，部門名稱印文在正五角星徽記下端自左而右橫行。
五、財務(wù)專用章規(guī)格按相關(guān)規(guī)定要求制作，一般直徑為3.2或3.5厘米。
第七條　印章的名稱和印文
一、印章所刊名稱，應(yīng)為本單位的法定名稱，不得使用非規(guī)范化的簡稱。
XXX、印章的印文，應(yīng)使用漢文宋體字和國家公布實行的簡化字。
第八條　印章的頒發(fā)和啟用。印章刻制完畢，必須由公司檔案館留取印模登記備案，并且辦理領(lǐng)取手續(xù)后，方可正式啟用。
一、公司及分支機構(gòu)啟用印章，由公司發(fā)正式啟用通知，通知的發(fā)放范圍視該印章的使用范圍而定。
XXX、公司所屬臨時機構(gòu)啟用印章，自領(lǐng)取之日起正式啟用。
三、印章的管理與使用
第九條　印章的保管。公司的行政、黨委印章，公司領(lǐng)導(dǎo)人的手章，分別由公司檔案館和黨委工作部專人保管。公司各部（室）及所屬單位的正式、專用章分別由綜合辦公室和業(yè)務(wù)部門設(shè)專人保管，以保證印章的安全和正常使用。
一、刻制印章的單位和部門，須嚴(yán)格印章的刻制和發(fā)送手續(xù)，以防作弊。印章保管人員必須明確工作職責(zé)，熟悉印章管理、使用制度和紀(jì)律。
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二、所有印章必須置于保險柜中，不準(zhǔn)將印章帶至家中或其它地方。確因工作需要，需將印章帶出的，要報經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并明確專人妥為保管。
三、印章保管人對所保管的印章，要經(jīng)常檢查，定期清洗，細(xì)心保護(hù)，保證印章良好的使用效果。
四、如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況或丟失，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施，同時向單位領(lǐng)導(dǎo)報告，查明原因，及時處理。必要時，報告公安部門協(xié)助調(diào)查和查找。
第十條　印章的使用。各單位要嚴(yán)格印章使用審批制度。使用印章必須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)或其指定的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可用印，并認(rèn)真履行好審批登記手續(xù)。
一、使用印章，均由印章專管人員負(fù)責(zé)，其他人員不得擅自動用。如專管人員外出或其他原因，由主管領(lǐng)導(dǎo)指定臨時代管人負(fù)責(zé)。
二、凡是以公司名義發(fā)出的文電，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)在原稿上簽字批準(zhǔn)后，按照發(fā)文部門核定的份數(shù)蓋章。
三、對外交往使用公司印章，須先到公司檔案館填寫使用印章審批表，由公司業(yè)務(wù)部門簽署意見，再呈公司主管或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。各單位、項目部、機關(guān)各部室使用印章，由單位主管或部室負(fù)責(zé)人審批，也可授權(quán)分管人員批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人要有文字批準(zhǔn)手續(xù)，并妥善保存?zhèn)洳椤?br /> 四、填寫用印審批表必須字跡清晰，項目齊全。內(nèi)容包括用印時間、單位、用章事由、使用印章類別、數(shù)量，以及批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人、用印人姓名等。
五、蓋印人蓋出的各種印章，位置要恰當(dāng)，做到上不壓正文，下壓年、月、日四至五個字（即要騎年蓋月）。印模要端正，圖形要清晰。
四、印章的停用
第十一條　由于機構(gòu)變動、式樣改變或工程結(jié)束以及其它原因造成印章作廢停用，須認(rèn)真負(fù)責(zé)地辦理好交接手續(xù)，做好各項停用工作。
一、作廢停用的印章，由使用單位按照原始印模登記表清查全部印章，將印章的名稱、刻制時間、使用單位及負(fù)責(zé)人、保管人，停用原因、時間進(jìn)行詳細(xì)登記造冊，上繳公司辦公室統(tǒng)一進(jìn)行封存或銷毀。單位領(lǐng)導(dǎo)人的手章退還本人。
XXX、工程已完工含待結(jié)算的項目，要先將本項目使用的所有印章造表上交公司辦公室代為保管。如需使用印章，執(zhí)行本辦法第十條有關(guān)規(guī)定。
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五、信證用印管理
第十XXX條　印章除用于公文外，平時多用于開具介紹信、證明和各種憑證。
一、介紹信、證明的管理。介紹信、證明由公司辦公室負(fù)責(zé)保管，開具介紹信要認(rèn)真履行審批手續(xù)，一事一用，并注明有效期。嚴(yán)格控制發(fā)出空白介紹信。介紹信、證明的存根要進(jìn)行存檔，保存期為五年。因情況變化，沒有使用的介紹信的要立即退回填發(fā)部門，將其貼在存根處，并寫明原因。如介紹信丟失，領(lǐng)取人應(yīng)立即報告，及時采取相應(yīng)措施。
XXX、憑證管理。任何憑證（包括企業(yè)資質(zhì)等各種證明材料）用印都必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記，堅決杜絕未經(jīng)審批私自辦理。
六、獎　懲
第十三條　各單位和部門要加強印章的日常管理使用工作，對違反印章管理使用審批程序，有下列行為之一者，無論是否發(fā)生不良法律后果，均追究單位負(fù)責(zé)人和保管人員的責(zé)任，并視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰。具體執(zhí)行《中鐵XXX局資產(chǎn)保全監(jiān)管辦法》和《中鐵XXX局集團(tuán)公司管理人員違紀(jì)違規(guī)行為處分規(guī)定》（試行）。
（一）因管理不善將印章丟失，導(dǎo)致被盜蓋或非法使用的。
（XXX）未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章或?qū)⒂≌罗D(zhuǎn)借他人的。
（三）偽造或變造單位印章的。
（四）因工程結(jié)束、機構(gòu)撤銷等原因，不按要求上繳印章的。
第十四條　對在印章管理工作中做出突出成績的單位和個人，給予表彰和獎勵。
最后強調(diào)的一點就是大家要以高度的責(zé)任心，讓領(lǐng)導(dǎo)和同志們放心，自己安心，按程序化、規(guī)范化、制度化做好自己的本職工作，貢獻(xiàn)自己的微薄力量，讓我們中鐵XXX局集團(tuán)第XXX工程有限公司這個團(tuán)隊創(chuàng)造新的輝煌，我們的明天更美好。謝謝大家！