物資管理中的資金請批和付款操作規(guī)范及流程

一、物資設(shè)備管理人員進(jìn)行具體分工，統(tǒng)一建立臺賬

物資部對每一位業(yè)務(wù)員進(jìn)行具體分工，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)采購，保管員負(fù)責(zé)驗收，內(nèi)勤員負(fù)責(zé)對賬結(jié)算，物資設(shè)備部長負(fù)責(zé)審核，采取互相配合，互相監(jiān)督的機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)和保管分別建立收發(fā)臺帳，物設(shè)部長定時檢查業(yè)務(wù)臺賬，核查業(yè)務(wù)員臺賬和保管員臺帳是否相符，核查保管員臺賬與庫存數(shù)量是否相符，材料設(shè)備配件做到“帳物相符、賬賬相符”。

二、采購材料按時結(jié)算對賬

物資部采購的材料每月能否按時結(jié)算對賬，直接影響到項目部統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和成本核算。物資部采購的每一批材料，必須按時準(zhǔn)確入賬，大量連續(xù)購入的材料（例如鋼材、砂石料）、定點(diǎn)采購的材料實行月結(jié)，每月20日必須結(jié)賬；臨時采購的小型零星材料在三天內(nèi)必須報帳；每月23日所有購買的材料必須結(jié)算完畢；每月25日物資部分別與財務(wù)部和供應(yīng)商進(jìn)行對賬，核對當(dāng)月結(jié)算金額、累計供貨金額、當(dāng)月付款金額、累計付款金額和欠款金額，做到物設(shè)部和財務(wù)部的賬目要相符，物設(shè)部和供應(yīng)商的賬目要一致，做到臺賬齊全，賬目清楚，數(shù)量準(zhǔn)確。在供貨過程中，由于多方原因有些材料已經(jīng)購入并投入使用但發(fā)票未到的，先應(yīng)按實際收到的數(shù)量和合同規(guī)定的單價辦理入庫手續(xù)，沒有簽定合同的小型材料按當(dāng)時雙方共同確認(rèn)的單價辦理入庫手續(xù)，確保當(dāng)月采購的材料當(dāng)月入賬便于歸集成本，然后在付款時要按照材料的稅率在貨款中暫時扣除壓所欠發(fā)票的金額，直至供應(yīng)商補(bǔ)齊正規(guī)銷售發(fā)票后才能支付這部分的貨款。
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三、嚴(yán)格控制報賬程序，完善各項簽字手續(xù)

 物設(shè)部采購的材料每次到財務(wù)報賬時，必須要有點(diǎn)驗單、結(jié)算單（例如砂石料和鋼材等材料是月結(jié)的要做結(jié)算單，見表1中附表8），并附采購計劃表（或者合同副本）和送貨清單等明細(xì)表。采購計劃表要有項目經(jīng)理、項目總工、分管領(lǐng)導(dǎo)、物資部長、工區(qū)負(fù)責(zé)人和保管員簽字；送貨清單要有收料單位保管員、工區(qū)負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商簽字；結(jié)算單必須要有、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、物資部長、使用單位負(fù)責(zé)人和送貨單位負(fù)責(zé)人共同簽字才能報賬。

四、材料付款程序

所有驗收合格的材料，各項手續(xù)辦理齊全，供應(yīng)商提供合格銷售發(fā)票后，按合同規(guī)定進(jìn)行付款。未提供發(fā)票的原則上不能付款，有特殊情況的，根據(jù)實際情況可以酌情考慮支付一部分貨款。每次付款時物設(shè)部要了解合同規(guī)定的付款方式，扣除相應(yīng)的質(zhì)量保證金，嚴(yán)禁超撥材料款。在申請付款前物資部根據(jù)與財務(wù)部和供應(yīng)對賬完畢后的信息匯總做一個外欠款統(tǒng)計表報主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行資金批復(fù)。在向主管領(lǐng)導(dǎo)上報資金批復(fù)時，物資部要根據(jù)實際供貨情況，向領(lǐng)導(dǎo)提供需要優(yōu)先支付的供應(yīng)商名單（有些材料屬于壟斷材料，不付款可能供應(yīng)商就不送貨，影響正常施工），供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參考。在主管領(lǐng)導(dǎo)批示之后，物資部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示填寫物資付款申請表，在填寫申請表前一方面，要核查收款單位的賬號和開戶行，看收款單位是否與合同規(guī)定相符，與合同不符的要拒絕付款，有特殊原因的必須要有供應(yīng)商的授權(quán)委托書才能付款。另一方面，主要材料有質(zhì)量要求時，在付款時一定要留夠質(zhì)量保證金，質(zhì)量保證金一般在使用三個月后無質(zhì)量問題再付款。填寫完畢后，交于財務(wù)部復(fù)核。財務(wù)部核對無誤并簽字后，物資部報請項目分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，分管領(lǐng)導(dǎo)審核完畢后報請項目主管領(lǐng)導(dǎo)批示。待簽字程序履行完畢，物資部與要支付的供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，請供應(yīng)商提供與支付金額相等的蓋有公司財務(wù)專用章（如果供應(yīng)商是個人的要按有個人手?。┑氖湛钍論?jù)。物資部將物資付款申請表進(jìn)行復(fù)印存檔，原件及收款收據(jù)交財務(wù)部，請財務(wù)部辦理付款手續(xù)。