第一章 合同管理的原則
第一條 為規(guī)范XXX公司（下稱XX公司）合同管理，適應XX公司發(fā)展規(guī)模的要求，維護XX公司合法權益，防范合同風險，特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于以XX公司資質中標項目在實施過程中各級參建單位簽定的合同，以及以XX公司名義對內對外簽定和履行的所有經濟性合同。（以下為本合同管理辦法的word版下載連接）
第三條 合同管理應當遵循以下原則：
1.依法簽訂，保證合同的合法性；
2.如約履行，提高合同的履約率；
3.妥善處理糾紛，維護企業(yè)權益；
4.搞好閉合管理，促進持續(xù)發(fā)展。
第四條 XX公司所屬各子、分公司應當參照本辦法制定適合本單位特點的合同管理實施細則進行合同管理。
第五條 XX公司銀行業(yè)務類合同及勞動合同不適用于本辦法之規(guī)定，其合同管理按相關管理規(guī)定執(zhí)行，投資類合同按此辦法第十二章辦法管理。
第二章 管理機構及職責
第六條 XX公司成本部是合同的綜合管理部門，其主要職責為：
1.對XX公司合同進行歸檔與保存并建立合同管理臺帳；
2.牽頭組織合同管理情況檢查，每年不少于兩次；
3.合同履行情況的總結分析，建立合同風險評估數據庫；
4.成本部同時又是XX公司直接施工項目的勞務分包合同的業(yè)務主管部門，參與其重大勞務分包合同的招標、談判及合同審核工作。
第七條 XX公司經營部、工程部、科技部、安質部、財務部、設物部、投資部、法規(guī)部等部門為各類專業(yè)合同的業(yè)務主管部門，按照部門分工做好與本部門相關的合同管理工作。具體為：
1.以XX公司名義簽定的合同，根據合同分類由相關業(yè)務主管部門負責所承辦合同的談判、合同文本的起草、報批等工作；
2.負責對XX公司所屬各單位業(yè)務對口合同的管理工作進行指導、監(jiān)督；
3.由項目部簽定的重大合同，各業(yè)務主管部門參與部門業(yè)務范圍內合同的招標、談判工作，負責其合同的會簽審批；
4.對合同履行情況按部門業(yè)務范圍進行監(jiān)督檢查；
5.合同的承辦部門配合法規(guī)部進行合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁和訴訟活動；
6.法規(guī)部負責合同示范文本的制定和定期修正，同時按其職能對所屬各單位合同示范文本使用、條款的合法合規(guī)性進行審查。
第八條 XX公司合同綜合管理及業(yè)務主管部門、審計部門對合同簽訂、履行中發(fā)現的違法、違紀、違規(guī)問題應及時移交紀檢監(jiān)察部門處理。
第九條 各分公司、區(qū)域經營指揮部、項目部的合同管理歸口部門根據情況自行設定，各分公司必須設置兼職分管領導和專職合同管理人員，其它單位歸口部門必須配備兼職分管領導和合同管理人員，各級合同管理人員的主要職責為：
1.參與本級單位簽定合同的談判、文本起草工作，監(jiān)督審核下級單位簽定的重大合同的談判、文本起草及簽定工作；
2.建立合同檔案臺帳，負責保管本單位簽訂的合同文本及履行、變更、解除等資料；
3.在合同簽訂完十天內將合同文件及相關資料報送至上級單位合同綜合管理部門；
4.每季度末將合同的履行情況報至上級單位合同綜合管理部門；
5.對已履行完畢并完成結算的合同，必須對其進行綜合評估分析，并在完成結算后十五天內將其資料報送至上級單位合同綜合管理部門。
第三章 合同的分類與編碼
1.施工承包合同：指與業(yè)主簽定的施工承包合同，合同業(yè)務主管部門為經營部。
2.勞務分包合同：指對外簽定的各類工程勞務分包合同。合同業(yè)務主管部門為成本部。
3.物資設備采購合同：物資和設備的采購合同。合同業(yè)務主管部門為物設部。
4.租賃合同：施工設備長期和短期租賃合同。合同業(yè)務主管部門為設物部。
5.技術咨詢合同：施工技術出讓或引進。合同業(yè)務主管部門為科技部。
6.借貸類合同：項目融資及借貸類合同。合同業(yè)務主管部門為財務部。
7.其它：包括內部協(xié)議、勞保及辦公用品用具采購、項目房屋租賃等合同。內部協(xié)議主管部門為成本(成本、計劃)部，其它合同業(yè)務主管部門為辦公室。
第十一條 合同編碼
1.施工承包合同 編碼：CB
2.勞務分包合同 編碼：LW
3.設備物資采購合同 編碼：SW
4.租賃合同 編碼：ZL
5.技術咨詢合同 編碼：ZX
6.借貸類合同 編碼：JD
7.其它 編碼：QT
第十二條 為便于實現合同信息化管理，XX公司實行統(tǒng)一合同編號，合同編號格式如下：
合同編號：××-××-××（×）-××-×××-（××）
第一級為合同單位編號（取其名稱兩個拼音字母）。
第二級為年度編碼，取年度的后兩位數字。
第三級為項目名稱，取項目名稱二至三個拼音字母。
第四級為合同類別，詳見合同分類及其編碼。
第五級為合同簽定序號，同一個經辦單位簽訂同一類型合同的順序號，取三位數字。
第六級為同一主合同下的補充合同順序號，取兩位數字（非補充合同無此級編號）。
第十三條 為保證合同編號的唯一性，XX公司內部單位之間簽定的內部合同，其合同編號按合同簽定中甲方單位編碼進行統(tǒng)一編號。
第四章 合同評審
第十四條 以XX公司名義簽定的合同，在合同簽定前主管部門必須對所承辦的合同組織合同評審，評審程序為：承辦部門→相關業(yè)務部門評審，簽署評審意見→分管領導評審，簽署評審意見→主管領導評審，簽署評審意見。
第十五條 非XX公司名義簽定的合同，一般合同的評審由合同簽定單位組織評審，評審程序可參照XX公司或自行設定。重大合同的評審需要簽定單位組織評審后，再報送至XX公司相應業(yè)務主管部門和分管領導審批。
第十六條 相關業(yè)務部門對相應業(yè)務的合同內容進行認真評審，嚴格把關。經過評審的合同，經辦單位（部門）承擔主要責任，評審單位承擔相關評審內容的次要責任。
第十七條 凡未經評審或評審未通過的合同，法人及委托代理人不得簽字，印章管理部門不得用印。
第五章 合同簽訂
第十八條 合同的簽定應由法定代表人或由其書面授權的委托代理人（項目經理）進行，委托代理人（項目經理）不得轉委托簽定合同。
第十九條 合同簽定前，承辦單位應當審查合同對方的主體資格、資信能力、履約能力，并將對方的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產許可證、法定代表人身份證明書、法定代表人授權委托書及招標、投標、評標資料作為合同附件歸檔保存。
第二十條 簽定合同必須使用XX公司推薦示范文本。因特殊情況確需使用對方提供文本的，必須由合同經辦人員出具書面說明，由所在單位負責人簽署意見后方可簽定，說明及意見必須作為合同附件備查。
第六章 合同歸檔
第二十一條 各級合同管理部門必須建立合同管理臺帳。
第二十二條 合同簽定后十日內，合同承辦部門應將合同連同附件資料裝訂成冊，按本辦法要求進行編號后報送至合同綜合管理部門。
第二十三條 各子、分公司、區(qū)域經營指揮部、工程指揮（項目）部必須建立合同管理臺帳，并在每月底前將以XX公司資質中標項目發(fā)生的合同、合同臺帳的紙質和電子版同時報至XX公司合同綜合管理部門。
第二十四條 合同附件資料及其裝訂順序：
-
合同文本及合同固有附件；
-
合同評審表；
3.對方主體資格證明材料，包括：營業(yè)執(zhí)照、資質證書、安全生產許可證、法定代表人身份證明書、法定代表人授權委托書、簽定人身份證復印件等；
4.合同形成的過程資料，采用招標方式簽定的合同，包括：招標文件、中標單位投標文件、開標簽到表、評標文件、約談記錄等；采用議標方式簽定的合同，包括約談記錄、自行詢價的資料、不采用招標方式的原因分析資料；
5.其它資料。
第二十五條 合同檔案資料自合同履行完畢之日起至少應保存五年。
第七章 合同保密
第二十六條 為維護合同雙方的利益，合同雙方人員均有對合同保密的責任。任何人員因向第三方泄露合同內容而謀取不當利益的，按本辦法第四十六條進行處理。
第二十七條 各級合同管理部門應建立合同借閱登記臺帳，非合同承辦部門借閱合同時，需要單位分管領導批準后方可借閱。
第二十八條 非合同關聯的第三方原則上不得借閱，特殊情況確實需要借閱的，由單位主管領導批準后方可借閱。
第八章 合同履行
第二十九條 各級單位合同綜合管理部門每季度牽頭組織一次合同履行情況的分析會，各合同承辦部門應對每一個合同進行逐一梳理，對合同的計價（結算）、付款、已履約部分評價、后期履約風險等情況進行分析，履約評價和分析包括管理能力、技術、進度、質量、成本等方面內容。
第三十條 合同承辦部門對合約方的違約行為應及時收集和保存證據，將有關材料及時讓對方簽字蓋章認可。
第三十一條 合同履行中對方提出的違約、索賠、對帳單等材料，未經批準不得擅自簽字蓋章。
第三十二條 各項目部對合同履行中所發(fā)現的隱患或糾紛及時采取措施解決，無法解決的應根據不同的隱患和糾紛及時報XX公司合同綜合管理部門和業(yè)務主管部門。
第三十三條 財務部門依據合同進行收、付款工作，下列情況應當拒絕付款：
1.應當簽定書面合同而未簽定書面合同的或沒有合同原件及授權書原件的；
2.單位收款名稱、帳號與合同中名稱、帳號不一致的（有符合要求的授權委托收款手續(xù)除外）；
3.個人收款人未持有公司范本指定的授權委托書的；
4.付款手續(xù)不完善，簽字手續(xù)不健全的；
5.已（應）付款額超出已結算（計價）額的；
6.因發(fā)生糾紛，有關領導或法律部門通知停止支付的。
第九章 合同修改與變更、解除
第三十四條?合同簽訂后受法律約束，單方不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時，由合同承辦部門或單位說明原因提出意見，單位主管審核，經上級單位主管領導同意后，再同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。
第三十五條?公司依據法律法規(guī)或合同約定需單方面終止（中止）或解除合同的，應書面通知合同對方，以特快專遞的形式寄發(fā)或由對方簽收，其憑證作為合同組成部分交由合同綜合管理部門妥善保存。
第三十六條 在合同履行過程中，因變更、政策法規(guī)變化、不可抗力、較大的市場因素變化等因素造成確需簽定補充合同的，補充協(xié)議的簽定審批程序及權限按主合同審批程序及權限執(zhí)行，并按合同管理的要求時限及時上報存檔。
第十章 合同履行評估與分析
第三十七條 對每一合同總額進行成本分解至相應目標成本對應的成本科目，定期對合同履行風險進行評估，結合未完成工程的情況，分析該合同對應的動態(tài)成本。
第三十八條 定期對合同履行風險進行評估，對成本偏差超過x萬元的，要在完成評估后5天內上報至上級合同綜合管理部門和相應業(yè)務主管部門。
第三十九條 每一份合同履行（不含債權債務部分的履行）完成后，要根據對方的綜合履約情況進行評估，調整各單位內合格分承包方名錄排名，各單位的勞務、物資、設備采購應在質優(yōu)價低的前提下從排名較高的合約方中采購，有利于提高下一項目的履約率。
第四十條 XX公司的合同管理綜合部門要根據各項目的合同履行情況進行分析，對合同主要格式條款的風險進行評估，建立相應的數據庫并根據履行情況及時更新，以指導項目合同簽定時風險可控。
第十一章 監(jiān)督檢查與考核
第四十一條 XX公司合同綜合管理部門和承辦部門，依照各自的職責分工范圍對XX公司及所屬各單位的合同履行和管理情況進行定期或不定期監(jiān)督檢查，發(fā)生問題及時提出處理意見，督促項目部把履行和管理工作落到實處。
第四十二條 法規(guī)部應根據實際情況對各單位合同范本的執(zhí)行情況及其他涉及到的法律條款進行專項檢查。
第四十三條 XX公司對各項目部實行合同管理指標考核，考核不達標的單位取消評優(yōu)資格，在XX公司范圍通報批評，并追究責任人及領導的責任。
1.對直管項目部考核：指對直管項目部本身簽定的合同管理的考核，以及與參建單位簽定的內部合同履行情況的考核；
2.對分公司的考核：包括分公司本級合同管理及其所屬項目合同管理的考核，分公司考核得分為抽查其項目經理部加權平均得分占得分的60%，分公司本級考核得分占40%；
3.對分公司項目部考核采用抽查的方式進行，包括分公司項目部本身簽定的合同管理的情況，以及與項目部簽定的內部合同履行情況。
第四十四條 合同管理考核的要點及權重
1.各級是否制定有合同管理制度（權重 5%）；
2.合同管理組織體系是否建全、閉合（權重5%）；
3.合同的簽定審批程序是否符合規(guī)定（權重10%）；
4.合同管理臺賬建立是否完善（權重10%）；
5.補充協(xié)議（不含新增工程）增減的比例（權重15%）；
6.是否先簽合同后上場（權重10%）；
7.合同是否采用XX公司制定的合同示范文本（本辦法第二十條規(guī)定的情況除外）（權重5%）；
8.合同中約定的違約處理法院（或仲裁）地是否有利于我單位（本辦法第二十條規(guī)定的情況除外）（權重5%）；
9.是否對合同履行情況進行定期評估、總結（權重10%）
10.勞務、物資、設備采購的招標率（15%）；
11.是否因管理合同疏失而發(fā)生合同糾紛或訴訟案件（權重10%）
第四十五條 在合同簽定和履行過程中，對對方的主體資格、合同內容等不盡勤勉義務，以及與對方相互串通，給XX公司造成重大經濟損失或不利的社會影響的，XX公司有權要求合同簽定單位負責人及其直接責任人承擔損失額x%-x%的賠償責任，最高賠償額為x萬元，直至通過司法部門追究其刑事責任。
第四十六條?公司員工未盡保密責任，泄露合同內容的，給XX公司帶來不利的，公司有權依據規(guī)章制度對直接責任人進行處理并要求其承擔損失額x%-x%的賠償責任，最高賠償額為x萬元。
第十二章 投資類合同管理
第四十七條 投資類合同包括地產開發(fā)、證券投資等合同，其合同管理的業(yè)務主管部門為XX公司投資部。
第四十八條 投資類合同的審批、簽定、評估、歸檔等，由投資部參照本辦法制定相應實施細則進行合同管理。
第四十九條 XX公司法規(guī)部負責投資類合同條款法律風險防范、審核。
第十三章 附則
第五十條 本辦法所稱的"合同"是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的書面約定。包括：各類協(xié)議、補充約定、合同的附件。
第五十一條 下列合同屬于重大合同范圍：
1.合同總金額超過人民幣x萬元（含x萬元）的合同；
2.XX公司所有對外投資合同；
3.土地使用權出讓、房地產買賣合同；
4.XX公司統(tǒng)一組織招標采購的物資、設備合同（含甲方業(yè)主集中采購的單價合同）；
5.其他重大、關系復雜的合同。
第五十二條 本辦法實施過程中，由XX公司成本部負責解釋。
第五十三條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，原合同管理辦法同時停止執(zhí)行。
附件：1.合同審批表
2.合同管理臺帳
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