企業(yè)機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作與公文處理基本要點(diǎn)——公司辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)班講義

公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的重要工具。企業(yè)公文寫(xiě)作與公文處理工作，是代表企業(yè)現(xiàn)代化管理水平與文化內(nèi)涵的重要標(biāo)尺之一。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是怎樣做好文字工作，這是辦公室工作人員必須具備的基本技能之一。如何做好文字工作，怎樣把握好文字材料的特點(diǎn)和要點(diǎn)，結(jié)合工作實(shí)踐，談一點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
一、公文寫(xiě)作基本要點(diǎn)
公文寫(xiě)作，貫穿于辦公室工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。寫(xiě)作水平的好壞，直接影響辦公室人員的職業(yè)水準(zhǔn)。公文寫(xiě)作水平是日積月累的經(jīng)驗(yàn)積累，不能一蹴而就。從這一層面來(lái)講，辦公室工作具有嚴(yán)肅性、專業(yè)性和技術(shù)性等特點(diǎn)。以往有人認(rèn)為公文撰寫(xiě)及其處理工作，只是抄抄轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的行當(dāng)，無(wú)足輕重，這是認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。下面，我主要分三部分與大家進(jìn)行交流：第一，講概念，提高認(rèn)識(shí)；第二，專項(xiàng)材料的寫(xiě)作要點(diǎn)；第三，大型工作報(bào)告及講話材料的寫(xiě)作體會(huì)。
（一）機(jī)關(guān)公文的概念、種類及寫(xiě)作要求
1、什么是機(jī)關(guān)公文
企業(yè)機(jī)關(guān)公文，是企業(yè)的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理事務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)求和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具。
公文具有“特定效力”和“法定效力”。它具有以下四項(xiàng)重要作用：（1）上傳下達(dá)、互通情報(bào)；（2）具有工作依據(jù)和憑證作用；（3）宣傳教育和警示作用；（4）規(guī)定人們行為規(guī)范。公文是伴隨階級(jí)和國(guó)家的誕生而出現(xiàn)的，正如我國(guó)南北朝文章學(xué)家劉勰說(shuō)的那樣，這是“政事之先務(wù)”（《文心雕龍•書(shū)記》），即政治事務(wù)中最先要解決的一環(huán)。
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明太祖朱元璋為及時(shí)辦理朝政，主張官文書(shū)要短精易讀，“陳得失無(wú)煩文”，“切于事理而有益于天下”（《明史•藝文志》）。
清圣祖愛(ài)新覺(jué)羅•玄燁，是為“康乾盛世”奠定基礎(chǔ)的一位頗有作為的君主。他不僅要求上呈的奏章和下發(fā)的詔令“詳明簡(jiǎn)要”，而且告誡臣僚務(wù)必慎審行文，因?yàn)?ldquo;一事不慎，即貽四海之憂；一念不謹(jǐn)，即貽百年之患。” （轉(zhuǎn)引自《康熙倡導(dǎo)樸實(shí)文風(fēng)》）。
毛澤東同志從無(wú)產(chǎn)階級(jí)和人民大眾的利益出發(fā)，更是講得確切明白，他說(shuō)：“中央領(lǐng)導(dǎo)之所以正確，主要是由于綜合了各地供給的材料、報(bào)告和正確的意見(jiàn)。如果各地不來(lái)材料，不提意見(jiàn)，中央就很難正確地發(fā)號(hào)施令。” （轉(zhuǎn)引自《黨委會(huì)的工作方法》）。
在這里，毛澤東同志把公文工作、信息工作，提到黨中央“正確地發(fā)號(hào)施令”的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，公文的極端重要性可見(jiàn)一斑，這是需要我們深入領(lǐng)會(huì)的。
2、機(jī)關(guān)公文的種類
公司系統(tǒng)的公文種類主要有以下12種：決定、決議、指示、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。
按行文關(guān)系分：
（1）上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文。（如：請(qǐng)示、報(bào)告等）
（2）平行文：指平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文。（如：函、通知等）　
（3）下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文。（如：命令、指令、指示、決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)等）。
按公文來(lái)源分：（1）收進(jìn)公文；（2）外發(fā)公文；（3）內(nèi)部公文。
按公文性質(zhì)分：（1）規(guī)范性公文；（2）指導(dǎo)性公文；（3）告知性公文；（4）報(bào)請(qǐng)性公文；（5）記錄性公文。
按機(jī)密程度分：（1）絕密公文；（2）機(jī)密公文；（3）秘密公文；（4）普通公文。
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要正確使用不同文種：
（1）區(qū)分決議與決定。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》規(guī)定：經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)、要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)，用“決議”；對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，用“決定”。決議一般較短，條文式，不作過(guò)多闡述和解釋，交收文者照章執(zhí)行，不容違反。如《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于公布＜中華人民共和國(guó)憲法修改草案＞的決議》。決定是對(duì)事關(guān)全局、政策性強(qiáng)、任務(wù)艱巨、執(zhí)行時(shí)間長(zhǎng)的重大工作采用的文體，它較“通知”要窄，較“決議”要寬，寫(xiě)作時(shí)比“決議”詳盡、具體。如《中共中央關(guān)于構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)若干重大問(wèn)題的決定》。
（2）區(qū)分指示和通知。指示是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作時(shí)使用的指導(dǎo)性文件。它不同于決議、決定，只用于工作部署，對(duì)下級(jí)單位闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，為下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作提供依據(jù)，擬寫(xiě)時(shí)要注意切合實(shí)際，具有指導(dǎo)性，不要太“硬”。通知是一種使用較廣的文體，凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但實(shí)際中存在濫用通知的問(wèn)題。它分為“批示性通知”、“一般性通知”、“指示性通知”、“會(huì)議性通知”和“任免通知”五種。
（3）區(qū)分報(bào)告和請(qǐng)示。報(bào)告是陳述性文件，其特點(diǎn)：一是匯報(bào)性，二是陳述性，三是概括性。它的種類很多，按內(nèi)容可分專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。報(bào)告和請(qǐng)示是兩個(gè)文種，不能用“某某問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告”，把二者合用是不對(duì)的。請(qǐng)示性報(bào)告只能寫(xiě)“關(guān)于XX問(wèn)題的報(bào)告”。報(bào)告可以不回復(fù)，請(qǐng)示要有批復(fù)。
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3、機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作的基本要求
撰寫(xiě)公務(wù)文書(shū)，是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，作者必須了解黨和國(guó)家以及企業(yè)的方針政策、了解領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的撰文意圖、了解客觀實(shí)際，要對(duì)公文撰寫(xiě)有高度負(fù)責(zé)的精神。在撰寫(xiě)公文時(shí)，必須注意以下幾點(diǎn)：
（1）注意政策性。符合方針、政策、法律、法令和上級(jí)規(guī)定。
（2）把握規(guī)律性。符合客觀實(shí)際、工作規(guī)律，分清現(xiàn)象和本質(zhì)、重要和次要、成績(jī)與不足、普通與特殊，務(wù)實(shí)去虛，周備而精當(dāng)?shù)胤从硢?wèn)題和解決問(wèn)題，不閉門(mén)造車(chē)，不說(shuō)外行話。
（3）行文條理性。公文有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然，以數(shù)目字標(biāo)明段落，眉目清楚。
（4）文字精練性。寫(xiě)公文，惜墨如金，莊嚴(yán)鄭重，樸實(shí)無(wú)華，簡(jiǎn)明扼要，不用描寫(xiě)、抒情，不適用形容詞，不穿靴戴帽，切異空話、套話。一般文章如消息、通訊、小說(shuō)、詩(shī)歌、論文“定體則無(wú)，大體須有”，而公文是用來(lái)“處理公務(wù)”的，為便于公務(wù)處理，提高辦事效率，它有“規(guī)范格式”或“規(guī)范體式”，不容許任何主觀隨意性。
（5）用語(yǔ)準(zhǔn)確性。文如其事，恰如其分。比如，一項(xiàng)工作完成了一部分，就不能說(shuō)“基本完成”，提法、分寸要把握準(zhǔn)確。
（二）專項(xiàng)材料的寫(xiě)作要點(diǎn)
就是為某一方面工作擬寫(xiě)的文字材料。主要有這么幾種：
1、信息。包括向上級(jí)報(bào)送的信息、在信息刊物上登載的信息稿和向領(lǐng)導(dǎo)提供的專報(bào)、專題信息。信息稿是用最短的文字、最快的速度讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員掌握相關(guān)情況的文字材料。鑒于這個(gè)特點(diǎn)，信息稿要求必須做到真實(shí)性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性和簡(jiǎn)潔性。
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2、經(jīng)驗(yàn)材料。經(jīng)驗(yàn)材料是屬于工作總結(jié)的一種文體，也稱經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是對(duì)某一工作實(shí)施結(jié)果的一種總結(jié)，把零星的、浮淺的、表面的、感性的認(rèn)識(shí)，上升到全面的、系統(tǒng)的、本質(zhì)的、理性的認(rèn)識(shí)。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要求總結(jié)成績(jī)，主要是談經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)要有思想深度，找出規(guī)律性的東西，對(duì)別人有借鑒指導(dǎo)意義。當(dāng)前，在這種材料的把握上主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：第一，會(huì)做不會(huì)總結(jié)；第二，缺乏把握規(guī)律的能力；第三，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)的功夫欠缺；第四，不知道寫(xiě)作技巧。經(jīng)驗(yàn)材料到底怎么寫(xiě)？怎樣才能寫(xiě)好？我覺(jué)得要著重抓好以下幾方面。
先說(shuō)，怎么寫(xiě)的問(wèn)題。（1）要選好角度，確立主題。在日常生活中，無(wú)論干什么事情，都會(huì)遇到一個(gè)角度問(wèn)題，寫(xiě)文章也一樣。角度是我們考察情況的突破口，研究問(wèn)題的著眼點(diǎn)。不能選取和確立正確的角度，經(jīng)驗(yàn)就會(huì)一般化，就不可能有特點(diǎn)、有個(gè)性，就不可能透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，總結(jié)出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)。確立主題就是“命意”，就是經(jīng)驗(yàn)的中心思想，體現(xiàn)在標(biāo)題中，要做到：貼切、醒目、生動(dòng)。（2）要謀篇布局，提煉觀點(diǎn)。確定經(jīng)驗(yàn)的結(jié)構(gòu)，安排層次，是“縱式結(jié)構(gòu)”（時(shí)間順序）、“橫式結(jié)構(gòu)”（邏輯順序）、還是“縱橫交叉式結(jié)構(gòu)”（時(shí)間順序和邏輯順序相結(jié)合），然后提練出層次的觀點(diǎn)、做法性觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)性觀點(diǎn)、做法加效果性觀點(diǎn)等。（3）要精選素材，以點(diǎn)帶面。選材要精，抓精華、抓典型、抓重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，通過(guò)個(gè)性反映共性，通過(guò)個(gè)別反映一般。選能感染人、吸引人的素材。這樣才能寫(xiě)得重點(diǎn)突出，寫(xiě)得集中，寫(xiě)得深刻。
再說(shuō)，怎樣寫(xiě)好的問(wèn)題。（1）要吃透上級(jí)精神，了解先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。毛澤東同志說(shuō)：所謂經(jīng)驗(yàn)，就是實(shí)行政策的過(guò)程和歸宿。所以，必須學(xué)好理論，學(xué)好政策，學(xué)好上級(jí)文件、指示，學(xué)好相關(guān)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。（2）功夫下在調(diào)查上，充分占有素材。要充分占有材料，調(diào)查要十分仔細(xì)，這樣才能選到典型素材。（3）要善于學(xué)習(xí)借鑒，堅(jiān)持多寫(xiě)多實(shí)踐。學(xué)習(xí)全國(guó)性報(bào)刊（《人民日?qǐng)?bào)》、《鐵道建筑報(bào)》）上總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)范文是如何制作標(biāo)題、如何制作小標(biāo)題、如何運(yùn)用典型材料的，開(kāi)頭結(jié)尾怎么處理的，多學(xué)就能悟出道道。光說(shuō)不練永遠(yuǎn)寫(xiě)不好經(jīng)驗(yàn)。要堅(jiān)持多看多寫(xiě)，堅(jiān)持積累資料。
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經(jīng)驗(yàn)材料之所以不好寫(xiě)，難就難在怎么總結(jié)“經(jīng)驗(yàn)”上，“經(jīng)驗(yàn)”與“做法”是兩碼事，如果你把“經(jīng)驗(yàn)”寫(xiě)成了“做法”，平鋪直敘，那就不成功。說(shuō)到底，還得注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
（1）帽子要精煉。某某單位通過(guò)認(rèn)真落實(shí)什么，抓好什么，堅(jiān)持什么，實(shí)行什么，加強(qiáng)什么，創(chuàng)新什么，進(jìn)一步提高什么，取得了什么成效（要有說(shuō)服力）。然后再點(diǎn)出：主要做法和體會(huì)是。
（2）新穎是靈魂。所謂經(jīng)驗(yàn)，必然是比別人做得更好，必然是有創(chuàng)新發(fā)展，有更先進(jìn)、更優(yōu)勢(shì)的地方，所以必須真正通過(guò)文字把這些“與眾不同”的東西表達(dá)總結(jié)出來(lái)，觀點(diǎn)、做法必須新穎。文字形式也要盡量做到新穎，并不是簡(jiǎn)單的進(jìn)行素材羅列，包括兩個(gè)方面：一方面要善于概括大小標(biāo)題和觀點(diǎn)，另一方面要盡量避免那些模式化的東西，那些放之四海而皆準(zhǔn)的大道理和套話盡量別用，比如“成立了什么領(lǐng)導(dǎo)小組、加強(qiáng)了組織領(lǐng)導(dǎo)、完善了什么體系、制定了獎(jiǎng)罰措施……等等”，盡量少寫(xiě)，一帶而過(guò)。
（3）實(shí)用最關(guān)鍵。經(jīng)驗(yàn)是用來(lái)推廣和提供給別人學(xué)習(xí)借鑒的，必須有一定的實(shí)用價(jià)值。要根據(jù)工作實(shí)踐的具體情況，總結(jié)提煉出有價(jià)值的精髓，必須是自己獨(dú)特的做法，必須是經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)有效的比較好的做法。這是經(jīng)驗(yàn)材料的關(guān)鍵所在，否則你總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)沒(méi)有推廣、學(xué)習(xí)和實(shí)用價(jià)值，也等于白總結(jié)了。所以不能瞎編，不能太虛了，不能憑空捏造和拔得太高。
（4）完善有技巧。這里所說(shuō)的完善，是指藝術(shù)加工。文學(xué)是在現(xiàn)實(shí)生活原型的基礎(chǔ)上進(jìn)行藝術(shù)加工，經(jīng)驗(yàn)材料也要這樣。該修飾的修飾，該削減的削減，該拔高的拔高。經(jīng)驗(yàn)畢竟不是面面俱到，十全十美，但既然形成文字，就要相對(duì)美化一點(diǎn)。工作中沒(méi)做到或者做得不到位的，可以適當(dāng)拔高點(diǎn)。經(jīng)驗(yàn)做法體現(xiàn)在文字上，可以適當(dāng)加工提煉，能上升到理論高度最好。
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3、事跡材料。注意兩方面：（1）針對(duì)性。根據(jù)材料要求來(lái)選材，如果表彰物資管理先進(jìn)個(gè)人，你卻大寫(xiě)特寫(xiě)人物是如何抓施工生產(chǎn)和科技攻關(guān)的，那就偏題，牛頭不對(duì)馬嘴。（2）典型性。事跡要有確實(shí)感人之處，有典型意義，有突出的地方，但要避免一些老套的東西，比如我們工程單位寫(xiě)事跡材料和報(bào)告文學(xué)時(shí)，總喜歡寫(xiě)某人在工地抓工程、抓攻關(guān)、抓大干，自己的父母妻子重病了，都沒(méi)有回去看一眼，甚至老人去世了，都沒(méi)能趕回去盡孝，這樣寫(xiě)覺(jué)得不妥，很可能是編的，即使真有其事，也不宜拿這做文章，要人性化一點(diǎn)。（3）題目要新穎，盡量避免俗套。什么老黃牛、活雷鋒、幾朵金花、鐵人、天使、巾幗英雄等等字眼，會(huì)讓人產(chǎn)生視覺(jué)疲勞。
4、匯報(bào)材料。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)調(diào)研的匯報(bào)材料，或?yàn)樯霞?jí)機(jī)關(guān)提供單位綜合情況匯報(bào)，等等?；疽笫牵海?）條理清楚，文字通順。（2）既要全面，又要詳略得當(dāng)，還要文字精煉。（3）突出亮點(diǎn)。（4）文字、數(shù)字、觀點(diǎn)別出原則性錯(cuò)誤，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、錯(cuò)別字都不能出現(xiàn)，因?yàn)榇韱挝恍蜗蟆?br /> 5、為年鑒、簡(jiǎn)史、書(shū)刊、匯編提供的資料。注意兩點(diǎn)：（1）加強(qiáng)責(zé)任心。不要因?yàn)槭墙o別人提供資料就隨便應(yīng)付。（2）提高專業(yè)水平。比如為年鑒提供的資料，是有一定體例規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求的。大事記一定要是大事。業(yè)務(wù)工作怎么分類、條目怎么編要懂，文字一定要精煉，不要把工作總結(jié)往上一放就了事。所謂年鑒，就是對(duì)一個(gè)單位一年工作的一個(gè)概括性記載，那是在寫(xiě)歷史，是很?chē)?yán)肅的事情。一年的工作有很多，寫(xiě)多少本書(shū)都寫(xiě)不完，所以一定要把主要的東西寫(xiě)進(jìn)去，不要眉毛胡子一把抓。
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（三）大型工作報(bào)告及講話材料的寫(xiě)作體會(huì)
大型工作報(bào)告及講話材料是領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)會(huì)議或公眾場(chǎng)合做報(bào)告、講話或發(fā)言的書(shū)面材料。這是辦公室文字工作的重要組成部分，也是難度相對(duì)較大的文字工作。結(jié)合多年寫(xiě)作實(shí)踐，我想主要從“準(zhǔn)備、構(gòu)思、動(dòng)筆、修改、校對(duì)”五個(gè)方面來(lái)把握。
1、準(zhǔn)備。我認(rèn)為準(zhǔn)備階段是寫(xiě)講話稿最重要的階段。準(zhǔn)備工作做好了，后面的各個(gè)階段工作就能夠一氣呵成。俗話說(shuō)不打無(wú)準(zhǔn)備之仗，寫(xiě)講話稿和打仗一樣，沒(méi)有充分的準(zhǔn)備是打不了勝仗的。準(zhǔn)備階段做哪些事？
（1）找準(zhǔn)角色，準(zhǔn)確定位。要了解會(huì)議的總體情況，給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)的講話稿是什么性質(zhì)，什么層次，什么角色的講話稿。了解了這些，你才能確定這個(gè)講話稿的內(nèi)容、長(zhǎng)短和基調(diào)。是主報(bào)告還是強(qiáng)調(diào)性講話，還是專題發(fā)言等等，首先要搞清楚。這是方向問(wèn)題。比如開(kāi)經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議，分管經(jīng)營(yíng)工作的領(lǐng)導(dǎo)做主報(bào)告，主管領(lǐng)導(dǎo)做了強(qiáng)調(diào)講話，還叫一個(gè)協(xié)助分管經(jīng)營(yíng)工作的副職講話，那講什么？既不能全面總結(jié)和布置經(jīng)營(yíng)工作（和主報(bào)告沖突），也不能像主管領(lǐng)導(dǎo)那樣對(duì)經(jīng)營(yíng)工作做指導(dǎo)性的宏觀強(qiáng)調(diào)，更不能講別的工作。在這種情況下，就應(yīng)該就經(jīng)營(yíng)工作的某個(gè)方面做重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，或者講鐵路承攬，或者講路外承攬，或者就下一步經(jīng)營(yíng)工作的某個(gè)方面重點(diǎn)展開(kāi)講，都可以，這樣就是對(duì)主報(bào)告和主管領(lǐng)導(dǎo)講話的補(bǔ)充和襯托。這就是準(zhǔn)確定位。
（2）收集信息，了解情況。要在最短時(shí)間內(nèi)以最快速度和最佳效率收集到跟講話稿有關(guān)的信息資料。根據(jù)講話稿具體情況和要求，要確定你必須收集和掌握哪些方面材料、數(shù)據(jù)和情況，通過(guò)發(fā)通知、打電話、登門(mén)詢問(wèn)、上網(wǎng)搜索、開(kāi)座談會(huì)等方式。當(dāng)然，這些信息還包括你平時(shí)掌握和了解的相關(guān)信息，平時(shí)聽(tīng)到看到的和這個(gè)講話稿有關(guān)的信息都要匯總起來(lái)，信息量大不大很關(guān)鍵，平時(shí)積累信息也很重要，比如平時(shí)開(kāi)會(huì)、調(diào)研、檢查工作或?qū)W習(xí)過(guò)程中了解到什么重要信息，就要記下來(lái)，平時(shí)聊天中聽(tīng)到領(lǐng)導(dǎo)講到什么觀點(diǎn)，也要記下來(lái)，慢慢積累起來(lái)，才能豐富你的信息庫(kù)。
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舉個(gè)例子，比如寫(xiě)年度工作會(huì)的行政工作報(bào)告，需要收集掌握哪些信息？①國(guó)家的方針政策。國(guó)家每年都有新的方針政策，尤其每年的經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議，都有新的精神，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)工作導(dǎo)向，對(duì)我們施工企業(yè)很重要，必須了解最新的動(dòng)向。特別是各方面基建形勢(shì)，必須掌握。②上級(jí)的工作會(huì)議精神。這很重要，上級(jí)的精神必須在本級(jí)得到貫徹落實(shí)。即使上級(jí)的工作會(huì)議開(kāi)在后面，也要通過(guò)相關(guān)渠道了解主要情況：大致什么形勢(shì)，下一年的工作重點(diǎn)，兄弟單位的情況，有什么新思路新舉措等等。③本單位的年度工作總結(jié)情況。各單位的工作總結(jié)、調(diào)研、座談等。④下一年重點(diǎn)工作的相關(guān)資料。⑤領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)下一年工作的主要思路，這一點(diǎn)后面將細(xì)述。⑥各種經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。包括完成數(shù)和計(jì)劃數(shù)，這是確定調(diào)子和文字表述的前提。
（3）了解領(lǐng)導(dǎo)思路和意圖。一方面包括整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層的工作思路。不管是全局性的綜合會(huì)議還是業(yè)務(wù)性的專題會(huì)議，都必須了解領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)抓好本項(xiàng)工作的總體思路、原則，了解企業(yè)的指導(dǎo)性意見(jiàn)和方向性的目標(biāo)，包括宏觀的方針政策，所寫(xiě)的材料必須緊扣這些方針和主題，不能游離于這個(gè)框框之外。主要通過(guò)參加領(lǐng)導(dǎo)班子務(wù)虛會(huì)、碰頭會(huì)、專題研究會(huì)和學(xué)習(xí)相關(guān)的文件材料來(lái)了解。另一方面，要摸透本材料講話領(lǐng)導(dǎo)的思路、習(xí)慣和要求。每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，他對(duì)材料的形式、內(nèi)容、觀點(diǎn)、語(yǔ)言組織等方面都可能有不同的要求。給他寫(xiě)材料，首先必須在他那里通得過(guò)，就必須了解這些要求，才能對(duì)路。這靠?jī)蓚€(gè)途徑：其一是起草前單獨(dú)找領(lǐng)導(dǎo)溝通了解，二是靠平時(shí)的觀察、領(lǐng)會(huì)、積累。善于捕捉、領(lǐng)會(huì)，及時(shí)記錄，好記性不如爛筆頭。注意開(kāi)會(huì)、座談、吃飯、閑聊、接送站時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的言行，捕捉領(lǐng)導(dǎo)的新思路、新觀點(diǎn)、新提法，并及時(shí)通過(guò)各種辦法記錄下來(lái)。
（4）調(diào)研。可以通過(guò)下工地，深入施工現(xiàn)場(chǎng)，或者與業(yè)務(wù)部門(mén)交流，找主要領(lǐng)導(dǎo)了解情況等方式，收集材料。我們寫(xiě)工作會(huì)報(bào)告和講話，如果在時(shí)間寬裕的情況下，就開(kāi)展調(diào)研，到下屬單位了解情況，掌握第一手資料，提高感性認(rèn)識(shí)；或者找主管、分管領(lǐng)導(dǎo)了解情況和思路；或者找有關(guān)部門(mén)“采訪”，或者在基層召開(kāi)有關(guān)座談會(huì)。
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2、構(gòu)思。語(yǔ)言學(xué)家張志公在《怎樣鍛煉思路》一文中曾說(shuō)：“作者的思路是他對(duì)客觀事物怎樣觀察、理解、認(rèn)識(shí)的反映。思路不是憑空產(chǎn)生的，而是以客觀事物為基礎(chǔ)的。客觀事物反映在作者頭腦里，經(jīng)過(guò)觀察、理解、認(rèn)識(shí)的過(guò)程，形成了他對(duì)這件事物的印象、看法、態(tài)度和感情。把這些印象、看法、態(tài)度或感情理出一個(gè)頭緒來(lái)，這就是所謂的思路。按照這個(gè)思路寫(xiě)成文章，就是所謂的組織結(jié)構(gòu)。”張志公先生所講的“思路”，實(shí)際上就是構(gòu)思。張先生盡管是闡述文學(xué)創(chuàng)作的，但同樣也適用于公文寫(xiě)作的構(gòu)思。
準(zhǔn)備工作做好了，掌握大量信息后，就要進(jìn)入構(gòu)思階段了。構(gòu)思就是對(duì)材料的整體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)框架性的構(gòu)筑。先是打腹稿。通過(guò)對(duì)所有跟材料有關(guān)的信息進(jìn)行消化、分析，來(lái)考慮這個(gè)材料的基調(diào)是什么，打算寫(xiě)幾個(gè)部分，每個(gè)部分大體寫(xiě)什么內(nèi)容，謀篇布局采用什么結(jié)構(gòu)，大概應(yīng)該寫(xiě)多少字（要根據(jù)會(huì)議情況定），等等。其次是擬提綱，提綱要有文字稿，除非水平特別高。當(dāng)然非常簡(jiǎn)單的講話稿也可以不擬提綱，直接動(dòng)筆。主要包括三個(gè)方面：一是大標(biāo)題。大標(biāo)題一般有兩種形式，如果不是主報(bào)告，就可以用簡(jiǎn)易式，“在……會(huì)議上的講話（發(fā)言）”。但如果講話比較長(zhǎng)，或者是動(dòng)員講話或主報(bào)告，就應(yīng)該采取中心點(diǎn)題式大標(biāo)題。包括主標(biāo)題和副標(biāo)題，主標(biāo)題既要概括講話稿的中心內(nèi)容，又要講究措辭，要帶有鼓動(dòng)性，有力，或帶有一定的導(dǎo)向性、思想性，要有一定的高度、深度，可以一行，也可以兩行。盡量精煉，標(biāo)題不宜太長(zhǎng)。一般應(yīng)該擬兩個(gè)或兩個(gè)以上大標(biāo)題供領(lǐng)導(dǎo)選擇。二是小標(biāo)題。就是講話稿正文里每個(gè)部分前面的標(biāo)題。幾個(gè)原則：①先大后小，樹(shù)枝型展開(kāi)。②講究格式統(tǒng)一和文字對(duì)稱。③講究藝術(shù)性和多樣性。同一部分的小標(biāo)題不要有重復(fù)的關(guān)鍵詞，不同部分的小標(biāo)題格式盡量不要完全一樣。三是小觀點(diǎn)。就是每個(gè)標(biāo)題里講幾層意思，要考慮出一個(gè)大概，用一兩個(gè)詞語(yǔ)列出來(lái)，動(dòng)筆寫(xiě)的時(shí)候再組織文字。
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3、動(dòng)筆。就是開(kāi)始正式寫(xiě)材料，給骨架添加血肉。動(dòng)筆寫(xiě)的時(shí)候首先要身份置換。你給什么領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)講話稿，就要站在什么領(lǐng)導(dǎo)的高度來(lái)思考和組織文字，就假設(shè)你是那位領(lǐng)導(dǎo)在講話。站在他的角度，以他的身份，用他的語(yǔ)氣和習(xí)慣來(lái)寫(xiě)，這樣才能符合角色。其次要有全盤(pán)觀念，腦中對(duì)整篇文章的構(gòu)造、每個(gè)部分的大致內(nèi)容要心中有數(shù)，寫(xiě)前面的要考慮到后面的，寫(xiě)后面的要記得前面寫(xiě)的啥，不要錯(cuò)漏，不能重復(fù)，不可混亂，全盤(pán)把握。再次要詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出。尤其是主報(bào)告，要寫(xiě)的內(nèi)容很多，有時(shí)候還必須做到面面俱到，但其中肯定有重點(diǎn)內(nèi)容，重點(diǎn)的工作，領(lǐng)導(dǎo)想重點(diǎn)講的部分，就要寫(xiě)深、寫(xiě)細(xì)。第四要及時(shí)調(diào)整。寫(xiě)的過(guò)程中有的會(huì)發(fā)現(xiàn)某段或某個(gè)觀點(diǎn)或某個(gè)例子在這里不合適，放在別的地方更合適，就要及時(shí)調(diào)整，這一點(diǎn)也要有全盤(pán)意識(shí)。第五要先易后難，各個(gè)擊破。不必從頭至尾老老實(shí)實(shí)按順序?qū)懴氯?，碰到?xiě)不下去或素材不足、數(shù)據(jù)沒(méi)出來(lái)的地方，可以先放一放，先寫(xiě)下面的。過(guò)段時(shí)間可能正好思路也打開(kāi)了，素材也有了，數(shù)據(jù)也出來(lái)了，再寫(xiě)這部分不遲。
以上說(shuō)的動(dòng)筆的方法。在具體的文字組織上，注意幾個(gè)細(xì)節(jié)：
（1）引經(jīng)據(jù)典要慎重，要少而精，貼切。
（2）事例點(diǎn)名要恰當(dāng)，重點(diǎn)和一般兼顧，不要某個(gè)單位印象好、就老點(diǎn)該單位。批評(píng)性事例盡量不要點(diǎn)具體單位、具體人。
（3）語(yǔ)氣、措辭要講究，盡量別用絕對(duì)化的詞語(yǔ)，多用相對(duì)性的詞語(yǔ)（比如“太差”改成“較差”）。在使用表示程度、數(shù)量、性質(zhì)方面的詞語(yǔ)時(shí)，要相對(duì)“溫柔”些，比如點(diǎn)不好的現(xiàn)象，多用“個(gè)別、少數(shù)、有的”等詞，即使現(xiàn)象比較嚴(yán)重，也只用“有些、某些”，避免挫傷積極性。點(diǎn)問(wèn)題時(shí)的措辭尤其要慎重，避免被人抓住把柄，敏感的問(wèn)題不能體現(xiàn)在文字上。
（4）過(guò)渡性、說(shuō)明性、解釋性語(yǔ)言盡量少用。有些觀點(diǎn)概括得比較新穎、獨(dú)特、不易懂，簡(jiǎn)單解釋闡述一下就行。
（5）大小標(biāo)題的順序詞要規(guī)范。一二三（一）（二）（三）123（1）（2）（3）。小觀點(diǎn)的順序詞要避免單一，一是，二是，一要，二要，其一，其二，首先，其次，第一，第二?；蛘卟挥庙樞蛟~，直接用黑體或加粗體把觀點(diǎn)標(biāo)出來(lái)。
（6）做到層次清晰。但千萬(wàn)注意樹(shù)枝不要太多，一二三四里面又展開(kāi)個(gè)一二三四，搞得混亂不清。
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（7）注意首尾呼應(yīng)，點(diǎn)題。
（8）寫(xiě)好結(jié)束語(yǔ)。體現(xiàn)主題，要與大標(biāo)題相呼應(yīng)，要有鼓動(dòng)性、號(hào)召性。
4、修改。初稿完成后，應(yīng)該可以長(zhǎng)出一口氣了。但修改工作也不能馬虎。分三個(gè)階段：首先是自己改一兩遍。（1）逐句逐字看一遍，有沒(méi)有語(yǔ)句不通順或有歧義的地方。（2）素材是不是都用上了，主要觀點(diǎn)是否在文章中都體現(xiàn)了。（3）覺(jué)得寫(xiě)得不到位、太輕、太虛的地方要加強(qiáng)和充實(shí)，覺(jué)得冗長(zhǎng)、多余的文字要?jiǎng)h除。（4）看看整體結(jié)構(gòu)有沒(méi)有問(wèn)題，需不需要調(diào)整。其次是交給領(lǐng)導(dǎo)修改，盡量尊重領(lǐng)導(dǎo)的原話原意。再次是征求其他修改意見(jiàn)。有的材料還需要在一定的會(huì)議上討論通過(guò)，個(gè)別地方還需要征求專業(yè)部門(mén)的意見(jiàn)。
5、校對(duì)。其實(shí)修改的過(guò)程也是一種校對(duì)。這里所說(shuō)的校對(duì)，是指材料復(fù)印之前或交給領(lǐng)導(dǎo)上臺(tái)講話之前的最后一次校對(duì)，這非常重要。這種校對(duì)最好由兩三個(gè)人換手校對(duì)，以便消滅個(gè)人盲區(qū)。一是改錯(cuò)別字。二是精密核對(duì)數(shù)字、英文字母、專業(yè)術(shù)語(yǔ)和專用名詞，指標(biāo)數(shù)字要和其他領(lǐng)導(dǎo)的講話統(tǒng)一。三是年月日格式的規(guī)范。四是注意大小標(biāo)題的順序詞和總數(shù)有沒(méi)有錯(cuò)誤，因?yàn)樾薷倪^(guò)程中有增減觀點(diǎn)的情況，容易忘記調(diào)整順序詞和總數(shù)。五是看看表達(dá)年份的時(shí)間詞有沒(méi)有問(wèn)題。年初報(bào)告中“今年、明年、去年”很容易搞混。六是檢查字體規(guī)范情況，標(biāo)題、觀點(diǎn)和正文，黑體，加粗等。七是細(xì)看標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有沒(méi)有錯(cuò)。該句號(hào)時(shí)別是逗號(hào)，引號(hào)別有了左邊的沒(méi)右邊的。八是看看有沒(méi)有特別長(zhǎng)的段落，特別長(zhǎng)的段落最好分段。
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我個(gè)人感覺(jué)，寫(xiě)好講話材料，要注意以下幾點(diǎn)：一要有思想。思想很關(guān)鍵，蘊(yùn)含著對(duì)某件事情的認(rèn)知和看法，把思想變成文字，就邁出了最堅(jiān)實(shí)的第一步。寫(xiě)東西之前，不忙動(dòng)筆，要好好的進(jìn)行思考。讓你去寫(xiě)項(xiàng)目經(jīng)理年度工作會(huì)議講話，首先你要對(duì)項(xiàng)目部全盤(pán)工作有最基本的認(rèn)知，包括哪些工作、什么方面最突出、哪些地方還存在問(wèn)題、物資設(shè)備是如何管理的、成本控制的主要做法是什么、安全質(zhì)量還存在哪些漏洞、變更索賠的關(guān)鍵點(diǎn)在哪兒、為什么總有一些人的工作積極性調(diào)動(dòng)不起來(lái)等等，對(duì)這些問(wèn)題，你都要有一套自己的準(zhǔn)確的看法，不怕不會(huì)，不懂可以問(wèn)、可以學(xué)，最怕不懂裝懂，盡說(shuō)外行話。因此，思想是一篇講話材料的靈魂，材料的好壞，直接反映了你自身水平的高低。二要吃得苦。寫(xiě)講話稿的多數(shù)是辦公室的同志，而辦公室事情都很多，尤其是項(xiàng)目上，白天黑夜隨時(shí)有事。我們不像大型機(jī)關(guān)的人，有專門(mén)的時(shí)間、地點(diǎn)和寫(xiě)作班子來(lái)起草材料，我們既不能拋開(kāi)日常雜事，又要寫(xiě)材料，所以就必須能做到一心二用，鬧中取靜。就是在處理其它雜事的同時(shí)，也要能考慮材料的事，包括開(kāi)會(huì)時(shí)，也要結(jié)合會(huì)議情況考慮材料，比如某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)講到的觀點(diǎn)正好可以用上，就要記下來(lái)，比如會(huì)議內(nèi)容跟材料有關(guān)，就要認(rèn)真聽(tīng)，如果會(huì)議不重要，可以利用會(huì)議時(shí)間整理思路，擬寫(xiě)提綱。不這樣做，我們很難在有限的時(shí)間內(nèi)完成材料撰寫(xiě)。特別是白天，可能會(huì)有很多電話、來(lái)訪等，各種干擾很多，必須靜得下心來(lái)，必須全身心地投入，腦子里想的都是材料的事，甚至上廁所時(shí)間也要考慮材料。三要反應(yīng)快。現(xiàn)在工作節(jié)奏快，有時(shí)只提前三四天確定會(huì)議時(shí)間，甚至是當(dāng)天下午布置，第二天上午就要用，寫(xiě)材料的時(shí)間非常緊張，所以必須練就快速反應(yīng)功，在短時(shí)間內(nèi)怎么來(lái)完成材料撰寫(xiě)，還不能質(zhì)量太差，很有講究。除了自身具備的素質(zhì)外，還必須想一些更快捷有效的辦法，并善于借助外力。四要勤觀察。要做個(gè)有心人，多觀察、多總結(jié)、多積累，信息采集量大有利于寫(xiě)好材料，但怎么采集到更多、更有用的信息也需要一定的技巧。這就要求我們寫(xiě)材料的同志，平時(shí)要做個(gè)有心人，看到、聽(tīng)到和琢磨到的東西，要隨時(shí)記錄起來(lái)，收集積淀，“平時(shí)不用功，臨時(shí)抱佛腳”，這樣的修行肯定不行。
以上講的這些，一部分是理論，但更多的是實(shí)踐中的體會(huì)，并不要求大家照搬照抄、照本宣科，只要能熟記部分，哪怕是被一句話、一個(gè)詞所觸動(dòng)，我覺(jué)得這就達(dá)到了本次交流與探討的目的。水平有限，不到之處，還請(qǐng)大家在交流中予以批評(píng)、指正。
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二、公文處理規(guī)范與實(shí)務(wù)

公文管理是企業(yè)管理工作的重要窗口，通過(guò)這個(gè)窗口，直接反映一個(gè)企業(yè)的管理水平和整體素質(zhì)。規(guī)范和提高公司公文處理程序和水平，是提升公司整體管理水平的重要環(huán)節(jié)。提高公文處理水平也是各級(jí)機(jī)關(guān)作風(fēng)整頓的重要內(nèi)容，只有提高了公司整體管理水平和作風(fēng)，才有利于公司在競(jìng)爭(zhēng)激烈的建筑市場(chǎng)中生存和發(fā)展。
（一）公文的基本概念
1、公文的概念
前面已經(jīng)講過(guò)，公文是“公務(wù)文書(shū)”的簡(jiǎn)稱，是法定作者在公務(wù)活動(dòng)中為了行使某種職權(quán)，所使用的一種憑證式記錄的信息?？梢詣澐譃橥ㄓ霉暮蛯Ｓ霉?。通用公文是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位普遍使用的應(yīng)用文。專用公文是指專門(mén)職能部門(mén)在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的公文文書(shū)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。這類文種同樣含有特定的格式、寫(xiě)作要求和行文關(guān)系。常見(jiàn)的主要有司法公文、外交公文、軍事公文、經(jīng)濟(jì)公文和科技公文。
2、公司的公文
公司系統(tǒng)的公文，是企業(yè)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和處理公務(wù)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)和貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的重要工具?！吨需F十六局集團(tuán)有限公司公文處理辦法》規(guī)定，集團(tuán)公司系統(tǒng)的公文共有12個(gè)文種，即決定、決議、指示、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。這些文種含有特定的格式、寫(xiě)作要求和行文關(guān)系。
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（二）公文處理原則和基本流程
1、公文處理的基本原則
實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2、公文處理包括三方面的任務(wù)
（1）文件的制發(fā)。如文件的撰寫(xiě)、核稿、簽發(fā)、校對(duì)、繕印、監(jiān)印、封發(fā)等。
（2）收文的處理。如文件的簽收、登記、分辦、擬辦、傳閱、承辦、催辦等。
（3）文件的管理。如平時(shí)的歸檔、年終的立卷、查閱、歸檔等。
3、公文處理的依據(jù)
《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，是全國(guó)各級(jí)各單位公文處理工作的基本依據(jù)?！吨袊?guó)鐵建股份有限公司公文處理辦法》（中國(guó)鐵建辦〔2010〕138號(hào)）、《中鐵十六局集團(tuán)有限公司公文處理辦法》（公司辦〔2002〕76號(hào) ）是集團(tuán)公司系統(tǒng)公文處理的主要依據(jù)。
（三）公文處理注意事項(xiàng)
1、要明確公文的分類
（1）公文的文種較多，由于體裁不同、所載內(nèi)容不同、行文方式不同、所發(fā)揮的效用不同、其類型劃分也就不同。只有掌握了公文的分類屬性，才不會(huì)出現(xiàn)常識(shí)性的公文錯(cuò)誤。按照現(xiàn)代公文工作的習(xí)慣和需要，對(duì)通用公文進(jìn)行了如下的分類：
①按公文的用途分。即：決定、決議、指示、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
②按公文的來(lái)源分。收文和發(fā)文。收文，又叫外來(lái)文，也就是機(jī)關(guān)收到外單位發(fā)來(lái)的公文，包括上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)單位發(fā)來(lái)的公文。發(fā)文，即本機(jī)關(guān)發(fā)出的公文。一是對(duì)外發(fā)出的公文，包括對(duì)其上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)單位發(fā)出的所有公文；二是本機(jī)關(guān)制作并在內(nèi)部分發(fā)使用的公文，如本單位內(nèi)部的工作計(jì)劃、工作制度、會(huì)議紀(jì)要、情況通報(bào)等。
③按公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)分。集團(tuán)公司文件、函，黨委文件、函，紀(jì)委文件，工會(huì)文件，團(tuán)委文件；公司文件、函，黨委文件，紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委文件。
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④按公文辦理的時(shí)間要求分。即緊急程度分為特急公文、急件公文、常規(guī)公文。
⑤按公文的機(jī)密程度分。絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。股份公司還規(guī)定了核心商秘、普通商秘兩種公文。
⑥按公文的行文方向分?？梢苑譃樯闲形?、下行文、平行文以及通行文。上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)、組織、單位向?qū)ζ渚哂蓄I(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)性的簡(jiǎn)報(bào)等。下行文，是上級(jí)機(jī)關(guān)、組織、單位向所屬機(jī)關(guān)、組織、單位以及雖無(wú)隸屬關(guān)系卻有指導(dǎo)職能的下級(jí)機(jī)關(guān)、組織、單位下發(fā)的公文，如命令、決定、決議、指示、批復(fù)及帶有指示性質(zhì)的通知、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。平行文，是平級(jí)機(jī)關(guān)、組織、單位或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、組織、單位之間，為協(xié)商或通知有關(guān)事項(xiàng)而制發(fā)的公文，如函等。通行文，是既可以上報(bào)，又可以下發(fā)，還可以平級(jí)送達(dá)的公文，如會(huì)議紀(jì)要，意見(jiàn)等。
公司現(xiàn)行公文按主送行文方向的分類：
①下行文：“決定、決議、指示、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)”七種。
②上行文：“報(bào)告、請(qǐng)示”兩種。
③平行文：“函”一種。
④通行文：“意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要”兩種。
2、要正確使用公文種類
《公文處理辦法》規(guī)定了12個(gè)公文種類，并有明確定義。這里重點(diǎn)說(shuō)明一下常用、容易混淆的文體。
（1）通知與通報(bào)的區(qū)別。通知和通報(bào)都具有知曉性和指導(dǎo)性，其區(qū)別主要體現(xiàn)在周知事項(xiàng)上。通知大都要求貫徹執(zhí)行，適用范圍廣于通報(bào)，周知的事項(xiàng)是具體的，具有一定的約束力；通報(bào)重在對(duì)重要情況的傳達(dá)，以使有關(guān)單位和人員知曉，一般起到引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。
（2）報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別。雖然前面講過(guò)，但還是要進(jìn)一步細(xì)化強(qiáng)調(diào)。它們均屬上行文，但也有不同：
①請(qǐng)示屬于請(qǐng)求性公文，而報(bào)告是陳述性公文，是向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況或答復(fù)問(wèn)題。請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)不相隸屬的文種，不能混用、合用。
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②請(qǐng)示須在事前，報(bào)告可在事前、事中，多在事后。
③請(qǐng)示“一事一文”，不能寫(xiě)兩件或多件。報(bào)告中的專題報(bào)告也具有單一性，但綜合報(bào)告可一文多事。
④請(qǐng)示要求上級(jí)批準(zhǔn)，報(bào)告可批可不批，一般不批。
⑤請(qǐng)示只能送給一個(gè)單位，不能多頭主送，報(bào)告可多個(gè)單位。
⑥請(qǐng)示必須注明聯(lián)系人，聯(lián)系方式，報(bào)告不必。
（3）函與信函的區(qū)別。函是平行機(jī)關(guān)或部門(mén)，以及不相隸屬單位之間聯(lián)系、洽談、詢問(wèn)事宜，乃至提出請(qǐng)求的公文。函對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基層機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位均可以發(fā)函。函的格式和內(nèi)容也比較靈活，而且不限于平行行文，運(yùn)用十分廣泛。函與信函公文是實(shí)際工作中容易混淆的兩個(gè)概念。函是公文種類之一，而信函式公文是以信函格式印制的公文。在實(shí)際工作中，一些非普發(fā)性的公文，如批復(fù)、函、通知、通報(bào)等，常使用信函格式印發(fā)，即所謂的信函式公文。因此，二者屬于不同的范疇。函與信函的區(qū)別主要在于其行文效能上。函是公文種類之一，與其他公文種類一樣具有制發(fā)單位權(quán)限決定的效力。而便函是一種更為廣泛、靈活的文書(shū)信件，一般不具有指示、約束和規(guī)范作用。
（4）會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的公文。它是根據(jù)會(huì)議的宗旨，按照會(huì)議記錄、會(huì)議文件材料和會(huì)議的活動(dòng)情況，綜合加工整理而成的反映會(huì)議基本情況和主要精神的紀(jì)實(shí)性文件，不是簡(jiǎn)單的會(huì)議記錄。它的作用是“上呈下達(dá)”會(huì)議精神，交流情況，指導(dǎo)工作。會(huì)議紀(jì)要的格式比較寬泛，但一個(gè)單位的會(huì)議紀(jì)要格式要基本一致。目前，公司有總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要和工程分析會(huì)議紀(jì)要兩種格式。
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3、要盡量符合基本格式
（1）用紙
統(tǒng)一用A4型紙，60—80克復(fù)印紙，正反面印刷。
（2）版式
每頁(yè)22行，每行28字，頁(yè)碼在外側(cè)標(biāo)注。
（3）裝訂
左側(cè)裝訂。
（4）字體
黑色印刷，沒(méi)有特殊說(shuō)明的一律用3號(hào)仿宋字。
（5）公文格式組成
眉首、主體、版記三大組成部分。
（6）眉首部分的格式
①發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。文件頭標(biāo)識(shí)下空2行，居中排布，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”插入，序號(hào)不編虛位，也就是不編001，不加“第”字。
②簽發(fā)人：上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人的姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)的右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人居右空一字，簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。
（7）主體部分的格式
①公文標(biāo)題：紅色反線下空一行，2號(hào)標(biāo)宋，兩行以上的標(biāo)題不能等長(zhǎng)。
②主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，3號(hào)仿宋。
③公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下空一行，每段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文一般不插入表格、圖片、曲線圖。
④附件：是公文正文的補(bǔ)充或參考材料，在正文下空一行，左空2字，用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件：”，附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
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⑤成文時(shí)間：署領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期或會(huì)議通過(guò)日期，如聯(lián)合行文，以最后一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。黨的機(jī)關(guān)成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，右空兩個(gè)字，要落發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱。行政機(jī)關(guān)成文日期用中文大寫(xiě)年月日，右空4個(gè)字。
（8）版記部分的格式
①主題詞：用3號(hào)黑體，居左頂格，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體，詞目之間空一字，要加粗。
②抄送：主題詞下一行，左空一字。黨發(fā)文件要左頂格。3號(hào)仿宋。
③印發(fā)機(jī)關(guān)及時(shí)間：抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4、努力減少不規(guī)范行文
（1）要嚴(yán)密審核發(fā)文
公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，需經(jīng)“兩辦”進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：
①行文，是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
②政策，是否符合黨和國(guó)家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺(tái)的政策規(guī)定有無(wú)依據(jù)、有無(wú)說(shuō)明，是否切實(shí)可行；與本部門(mén)和有關(guān)部門(mén)的相關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾；涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過(guò)協(xié)商，分歧意見(jiàn)是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
③格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫(xiě)作要求。
④文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
（2）對(duì)問(wèn)題高發(fā)區(qū)尤其要多加小心
從公司內(nèi)部行文情況看，起草和審核公文時(shí)要特別注意：
①上行文要特別注意合規(guī)。（簽發(fā)人是否具備簽發(fā)資格；要有聯(lián)系人，聯(lián)系方式；不能越級(jí)；分清“請(qǐng)示”、“報(bào)告”，一事一文；主送單位必須標(biāo)上級(jí)單位，不能直接報(bào)業(yè)務(wù)部門(mén)；附件要標(biāo)全、附全；不能有明顯的文字性錯(cuò)誤；必須送兩辦文書(shū)部門(mén)等。）
②標(biāo)題必須合規(guī)（完整、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔）。
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③文體、字號(hào)、版面要基本合規(guī)。
④用章要符合標(biāo)準(zhǔn)（上行文標(biāo)注日期黨政有別，騎年跨月、五角星朝上）。
⑤主題詞不要出笑話（3-5個(gè)，盡量用主題詞表的，用實(shí)詞以名詞為主，不必非從標(biāo)題上摘抄）。
主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說(shuō)明問(wèn)題的、起關(guān)鍵作用的詞。公文主題詞，是為了給計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文信息處理（存貯和檢索公文）提供標(biāo)識(shí)。主題詞是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物，它主要供制作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢索之用?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條第十二項(xiàng)都明確指出，上報(bào)的公文，應(yīng)按照上級(jí)要求和公文主題詞表的規(guī)定標(biāo)注主題詞。因此，任何單位在上報(bào)公文時(shí)，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級(jí)機(jī)關(guān)的主題詞表來(lái)進(jìn)行標(biāo)注；如是下發(fā)公文，還得使用自身的主題詞表。
（3）公文傳送要及時(shí)準(zhǔn)確
①公文傳閱要堅(jiān)持兩種途徑并用。下一步公司OA辦公系統(tǒng)也將逐步推廣。紙質(zhì)公文和電子公文將長(zhǎng)期并存，并將逐步向網(wǎng)絡(luò)辦公過(guò)渡，在過(guò)渡期內(nèi)，文檔人員必須堅(jiān)持兩條途徑同時(shí)傳遞，確保領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)及時(shí)看到公文，及時(shí)辦理。特別是要注意下載上行文時(shí)要收閱齊全，正文、附件一個(gè)不能少、一頁(yè)不能丟。
②要堅(jiān)持按程序分送。各單位接到公文后，要按照程序做好收發(fā)登記，根據(jù)公文的內(nèi)容及時(shí)分送本單位業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)，文檔員拿不準(zhǔn)的要及時(shí)向辦公室主任匯報(bào)確定承辦部門(mén)，由承辦部門(mén)拿出落實(shí)意見(jiàn)后再向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，不能來(lái)了文件就找主管，這樣往往容易誤事，導(dǎo)致辦事效率低下。
③申請(qǐng)使用上級(jí)公章授權(quán)的必須歸口辦理。投標(biāo)招標(biāo)、貸款擔(dān)保、信貸保函、借款申請(qǐng)、法律案件授權(quán)等，必須先由各單位主管領(lǐng)導(dǎo)在《公章使用審批表》上簽字，再報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)簽署意見(jiàn)后，由具有相應(yīng)權(quán)力的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)辦理，不能直接拿到文書(shū)部門(mén)要求用印。