工程公司物資管理的重點思路探討

公司物資管理部是公司物資管理的主管部門，受上級與公司領(lǐng)導(dǎo)委托，負有全公司物資管理的職能。是制定及監(jiān)督落實公司物資管理制度的主體，整個公司的物資管理管控的怎么樣，這同公司物資管理部的出發(fā)點、針對性、管理思路、政策導(dǎo)向、規(guī)章制度的執(zhí)行力等方面有著直接的關(guān)系。根據(jù)幾年來對物資管理工作的一些探索經(jīng)驗，現(xiàn)談?wù)勎夜疚镔Y管理的幾點思路。
一、項目物資管理前期策劃要“快、準、狠”
大家都知道，現(xiàn)在項目上場都要進行項目前期的開篇布局工作，其中物資管理的前期策劃也是項目開篇布局工作的重要內(nèi)容之一。
“快、準”： 即對供應(yīng)商情況了解、主要材料數(shù)量、規(guī)格型號、價格、運費、貨源地、當(dāng)?shù)刈匀蛔栽礌顩r等等的了解要快、要準；物資采購合同的簽訂要快、要準。
“狠”：即在應(yīng)對業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計院、地方等各方關(guān)系的干擾時要“有禮貌的狠”。如果和我方之前所簽供貨合同所談單價及其它相關(guān)條件相同的情況下，無法推脫的，則可合理考慮，給予一部分供應(yīng)量。
如：我公司2011年4月份鄭州地鐵5號線及西域廣場上場的物資管理前期策劃，公司物資管理部同項目物資人員一起對項目所在地的商砼供應(yīng)情況進行了仔細調(diào)查摸底后，經(jīng)過詢比價及公司分管領(lǐng)導(dǎo)的同意，果斷的簽訂了商砼采購合同，此采購單價與同期其它標段的商砼單價相比，節(jié)約資金200多萬元。更重要的是，我們的商砼采購合同簽完剛過了兩天，業(yè)主和地方的關(guān)系干擾就來了，項目最后無法推脫給了一部分商砼的量，在同等條件下讓他們的關(guān)系戶供應(yīng)，這樣即避免了合同談判、談價的不便與困難，又一樣做了人情。
項目物資管理的前期策劃是在物資精細化管理的基礎(chǔ)上，對工程項目物資管理全過程全方位的科學(xué)預(yù)測和謀劃，對物資采購供應(yīng)過程中將會出現(xiàn)的各種不利成本因素尋求最佳對策與方法。
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二、要制定可行性強的物資管理應(yīng)對措施
物資管理是一門綜合學(xué)科，涉及到經(jīng)濟、技術(shù)、信息、物流、人際交往等各個方面的管理工作，面對我公司物資管理人員學(xué)歷低、結(jié)構(gòu)組成復(fù)雜、專業(yè)不對口、有經(jīng)驗的人員不多、業(yè)務(wù)水平差等現(xiàn)狀，我們更多的是思考怎么樣才能帶好這只隊伍，怎么樣才能讓這只隊伍慢慢的成長起來。除了每年充實一部分學(xué)工程技術(shù)專業(yè)的人員外，更多的是針對現(xiàn)狀采取一些管理措施。
1、使物資人員的學(xué)習(xí)變?yōu)槌B(tài)化，生活化。
公司經(jīng)常派員積極參加集團公司組織的各種物資管理學(xué)習(xí)，我們也經(jīng)常通過辦培訓(xùn)班，開網(wǎng)絡(luò)會等形式組織物資人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但這種形式畢竟次數(shù)和時間有限，在很短的時間要學(xué)會很多的內(nèi)容是有點不現(xiàn)實，我們更注重的是培養(yǎng)物資管理人員平日的自學(xué)能力，自2010年以來，我們先后為物資管理人員定制、編制了“四本書、一匯編、一雜志、兩網(wǎng)址”，四本書：工程項目物資管理手冊、新編常用材料計算手冊、新篇五金手冊、工程項目物資保管規(guī)程（物資驗收及保管保養(yǎng)知識問答）。一匯編：公司物資管理手冊（分三篇，上篇是物資管理制度文件匯篇、中篇物資管理合同范本、下篇物資臺帳及報表類資料）。一雜志：鐵路采購與物流。開通了兩網(wǎng)址：中國建材網(wǎng)和我的鋼鐵網(wǎng)。使物資人員的學(xué)習(xí)變?yōu)槌B(tài)化，生活化。何愁物資人員的業(yè)務(wù)水平提不高，這只是一個時間和過程的問題。
2、“對癥用藥”制定簡單、模塊化、可操作性更強的管理規(guī)范。
面對這樣一個隊伍，要用心去思考怎樣來管理更簡單化，標準化，規(guī)范化，可操作性更強。我們的做法是，針對合同內(nèi)容不規(guī)范，我們制作合同范本，即通用條款，讓項目物資管理人員做填空題、做選擇題，同時我們還在辦公網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置了物資采購合同審批流程，基本是層層把關(guān)，全面控制過程管理；針對物資招標采購程序不統(tǒng)一、亂，公司下文統(tǒng)一所有流程資料的格式；針對內(nèi)業(yè)資料格式不統(tǒng)一、亂，公司設(shè)置統(tǒng)一的內(nèi)業(yè)資料、臺帳格式等等。所有的做法，出發(fā)點都是想根據(jù)我們物資管理人員的業(yè)務(wù)能力現(xiàn)狀，為他們量身打造適合他們的管理方法，最終目的把物資管理工作做的更好，做的更細。
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三、物資管理要樹立動態(tài)管理的理念
從09年至今，由于國家拉動內(nèi)需，致使整個建筑市場規(guī)模的急劇擴大，出現(xiàn)一些新的施工方法，新的施工理念，新的管理思路，新材料的應(yīng)用等等，如果我們不更新我們的管理思路，不動態(tài)的更新我們的管理制度，那和工程項目的施工是不匹配的，不是與時俱進的。
（一）物資管理制度方面的動態(tài)管理
本著發(fā)現(xiàn)“一點”問題解決“一類”問題的原則。如：
1、09年上半年通過對公司各項目的物資管理檢查發(fā)現(xiàn)，各項目的物資采購合同文本較亂，簽訂較為隨意，且內(nèi)容存在很多對項目和公司不利的條款，后來于2009年5月公司就出臺下發(fā)了《物資采購合同范本》，運行至今已動態(tài)修訂和下發(fā)4次，幾乎是每年針對物資管理活動中發(fā)現(xiàn)的新問題，新舉措對合同文本進行修訂和下發(fā)，進一步完善文本的內(nèi)容。截止2011年11月我公司有9類物資采購及租賃合同范本。
2、近兩年新上場項目較多，完工項目也較多，針對周轉(zhuǎn)材料調(diào)配難、轉(zhuǎn)帳難的局面，2011年年初對我公司原有的周轉(zhuǎn)材料管理辦法進行了修訂，明確提出了周轉(zhuǎn)材料調(diào)配的分攤比例，經(jīng)過上半年與下半年公司組織的對項目的兩次綜合大檢查調(diào)查了解，通過項目經(jīng)理培訓(xùn)班、半年工作會、物資人員培訓(xùn)會等形式證詢各方意見和建議后，于2011年的11月對公司《周轉(zhuǎn)材料管理辦法》又進行了修訂和完善。
3、應(yīng)該說公司的《物資管理制度》是公司物資管理的綱領(lǐng)性文件，里面內(nèi)容是含蓋了整個公司物資管理的所有要求及工作流程。我公司《物資管理制度》是08年底修訂下發(fā)的，經(jīng)過近三年的運行，合同范本及合同審批流程的建立，物資管理信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用等新的工作方法，新的工作思路的出現(xiàn)，新臺帳、新報表資料的要求，見于此，我們于2011年12月又對我公司《物資管理制度》進行了修訂完善。
(二)項目成本核算方面的動態(tài)管理
1、大家都知道項目物資管理要求限額發(fā)料，那么建立限額發(fā)料臺帳是非常重要的，根據(jù)我公司部分項目的檢查情況來看，大多項目一上場圖紙到位后都建立了限額供料臺帳，但部分項目沒有及時動態(tài)更新，沒有根據(jù)項目實際施工中材料數(shù)量變更、材料規(guī)格型號的變更等及時更新臺帳，那么，要求及時更新限額供料臺帳就至關(guān)重要。
2、材料消耗節(jié)超分析也應(yīng)根據(jù)項目的實際情況每月及時更新。
3、項目責(zé)任預(yù)算（二次分割），其編制原則之一就是“動態(tài)管理原則”，要求因施工方案重大變更、工作量增減、材料價格變化等須及時調(diào)整責(zé)任預(yù)算。
……
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借用集團公司2009年6月下發(fā)的《工程項目責(zé)任成本管理操作指南》上的一句話:“過去的不一定是可行的,現(xiàn)行的不一定是最優(yōu)的”,說明動態(tài)管理的可行性,創(chuàng)新管理的必要性。萬物皆運動，靜止只是相對的。
四、合同精細管理的至關(guān)重要性
項目物資管理人員必須了解兩個合同中物資管理相關(guān)的內(nèi)容，著重做好一個合同的簽訂與管理。
1、了解兩個合同中物資管理相關(guān)的內(nèi)容。
首先應(yīng)了解公司與業(yè)主簽訂的工程承包合同內(nèi)容中關(guān)于物資方面的相關(guān)要求及約定，如各種材料供應(yīng)模式的約定（甲供、甲控、自購），各種材料規(guī)格型號、標準等的要求，是否有指定的生產(chǎn)場家等信息的了解。其次是了解清楚項目與外施隊簽訂的勞務(wù)合同內(nèi)容中物資的供應(yīng)模式，那些材料由我方供應(yīng)、哪些材料合同約定由外施隊自購，以及材料超耗、被盜的處罰規(guī)定等內(nèi)容。只有了解了以上兩個合同內(nèi)容中物資管理相關(guān)規(guī)定，我們才能有的放失做好項目的物資管理工作。
2、著重做好一個合同的談判、簽訂與管理。
項目的物資管理人員應(yīng)著重做好物資采購合同的招標、合同談判、上報審批、簽訂、履行、結(jié)算等工作內(nèi)容。
合同就是聯(lián)系甲乙雙方的交易紐帶，物資采購合同如簽訂有缺陷、合同內(nèi)容若有對我方不利的條款出現(xiàn)等等都會對公司帶來不可預(yù)見的損失，如2011年年底非常時期，物資采購費用欠款巨多的情況下，我公司也收到了部分供應(yīng)商的來文、來函催款，甚至還有少數(shù)起訴的情況發(fā)生。這種情況下，談話的依據(jù)往往就是物資采購合同?？梢娢镔Y采購合同精細管理的至關(guān)重要性。
五、物資采購價格控制的重要性
物資采購數(shù)量X物資采購單價=物資采購總金額（物資采購成本）
從以上公式可以看出，數(shù)量和單價任一個因數(shù)增加，物資采購成本都會成倍的增加，物資管理說白了，就是通過核算控制消耗數(shù)量和控制物資的采購單價，以達到降低物資消耗成本，提高項目利潤的目的。
隨著市場經(jīng)濟發(fā)展，各種材料價格也具有一定的規(guī)律性，各材料協(xié)會、政府監(jiān)管部門也規(guī)范了一些價格行為，如鋼材、水泥、銅材有定時網(wǎng)上公布價，木材、商品砼、水泥制品、周轉(zhuǎn)材料等每月都有當(dāng)?shù)卣块T發(fā)布的基準價格信息，但畢竟是市場經(jīng)濟，所以也有很多不規(guī)范的地方，這就需要我們內(nèi)部管理來規(guī)范價格行為。對于項目需要采購的材料（或處理廢料），物資人員要通過網(wǎng)絡(luò)、通過政府公布的基準價格信息，通過與公司內(nèi)部各項目之間對比，通過與集團公司兄弟單位的溝通，通過與同一條施工線上其它局或單位的交流等等，對不同供應(yīng)商進行調(diào)查，廣泛采集價格信息，給領(lǐng)導(dǎo)提供可選擇的價格方案。
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另外，控制物資的采購單價，首先就要使各項目的物資采購單價透明化，形成全員監(jiān)督，形成對比，形成橫向到邊，縱向到頭的對比。簡單的說就是，要使每一個項目的物資采購單價掛上網(wǎng)絡(luò)，形成橫向與同一條線上其它標段、其它施工單位的物資采購單價對比，縱向同全公司其它項目的物資采購單價對比，同全公司同片區(qū)其它項目物資采購單價的對比。當(dāng)然，每一種對比都要有可比性，要同時間段，同規(guī)格型號、同標準的對比。這樣就會在公司內(nèi)部形成一種相互對比、相互監(jiān)督、透明的價格機制。
其次是項目物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組要名副其實地開展工作，集體決策確定供應(yīng)商和材料采購單價。防止以業(yè)主介紹的，領(lǐng)導(dǎo)指定的，地方壟斷的為理由不走程序，擅自確定供應(yīng)商和定價。我們從很多項目了解到的情況是：業(yè)主介紹也好，領(lǐng)導(dǎo)指定也好，地方參與也好，絕大部分都同意在同等條件下（即在價格相同，質(zhì)量保證的前提下）照顧準入的原則。這點關(guān)鍵是我們的物資人員怎么來對待和把好關(guān)。