建筑施工企業(yè)公司內(nèi)部財務控制制度之會計檔案管理制度

第十六章 會計檔案管理
第一百七十九條 會計檔案是記錄和反映會計信息化建設全過程的重要經(jīng)濟史料和憑證，各單位必須加強對會計檔案的整理、監(jiān)督、檢查。建立健全會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，切實把會計檔案管好。
第一百八十條 會計檔案遵循集中統(tǒng)一管理的原則，公司財務部對會計檔案工作負責。各單位負責會計檔案的整理、歸檔、交付工作，分公司每年送交歸檔一次，項目部在項目完工后一次性送交歸檔。
第一百八十一條 會計檔案界定
1. 會計檔案是指在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，以及會計核算電算化后的存儲軟件，會計數(shù)據(jù)磁盤以及打印輸出的賬、表、單等。是反映公司經(jīng)濟也無的重要史料和證據(jù)。
2. 會計憑證具體包括：
會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計憑證。
會計賬簿類：總賬，明細帳，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其它會計賬簿。
會計報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其它財務報告。
銀行類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，
其他類：其它應保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案保管清冊，卡檔案銷毀清冊。賬簿支持性資料，如：對上對下計量及驗工計價表、結算單、材料消耗報表、工資表、合同、協(xié)議等。
第一百八十二條 會計檔案管理人員設置
1. 公司財務部設置會計檔案管理崗位及會計檔案管理員1名（可兼職），具體負責會計檔案清冊的登記，會計檔案的保管、使用以及防火、防盜、防潮、防塵；會計檔案保管清冊的登記；會計檔案保管到期時會計檔案的鑒定、會計檔案銷毀清冊及銷毀目錄的編制、會計檔案的銷毀等方面的工作。
2. 財會人員平時應按自己的分工范圍認真管理好有關會計資料，在會計年度終了后第一個季度內(nèi)將有關的憑證，賬簿以及財務報告等會計檔案整理和裝訂，并交會計檔案管理員保管。財務檔案由檔案使用人負責，移交時使用人應與檔案使用人辦妥移交手續(xù)，移交記錄由檔案管理員負責存檔。
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第一百八十三條 會計檔案的立卷
1. 會計檔案的立卷整理，遵循財務工作的規(guī)律，當會計年度終了后，按照會計憑證、會計賬簿、會計報表等分別進行整理，裝訂成冊，組成保管單位，一本憑證、賬簿、一個年度的財務報告為一個保管單位。
2. 財務部保管的會計檔案必須符合《會計基礎工作規(guī)范化單位考核評分標準》中的有關要求。
3. 會計檔案的整理包括：會計憑證的整理、會計賬簿的整理、財務報告（決算）的整理、其他資料的整理。
第一百八十四條 會計檔案的歸檔
1. 歸檔范圍：（見第一百八十一條第2款）
2. 歸檔時間：每年3月底以前將上年度的會計檔案歸檔。
3. 歸檔要求：
（1）根據(jù)會計部門已立卷的會計檔案編造清冊，進行清點并在保管清冊上簽字。
（2）檔案保管員接受保管的會計檔案原則上保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，應當會同遠經(jīng)辦人共同拆封整理。
（3）進行會計檔案編號，在會計檔案的卷背上設立檔案號和有關項目（單位名稱、卷宗號、案卷目錄號、保管期限）。
（4）根據(jù)會計檔案編號登記造冊，便于查閱。
第一百八十五條 會計檔案的保管利用
1. 會計檔案保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年四種。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的最后一天算起。
2. 各類會計檔案的保管按照有關規(guī)定期限執(zhí)行。
3. 會計檔案的保管進行科學的管理，設置專用庫房和柜架，做到排列系統(tǒng)存放有序、查找方便。
4. 嚴格執(zhí)行安全和保密制度，做好防火、防盜、防光、防潮、防塵等工作，嚴防損毀、散失和泄密。
5. 建立會計檔案查閱登記本，及時登記查閱或復制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、用途、歸還日期等。
6. 會計檔案除本單位財務會計部門有權查閱外，其它部門查閱會計檔案，要經(jīng)會計部門負責人同意，外單位查閱要持有正式介紹信，并經(jīng)財務會計部門負責人或主管領導批準后辦理登記手續(xù)方可查閱。
7. 會計檔案原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)公司領導批準方可借出，并限期歸還。
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第一百八十六條 會計檔案的鑒定、銷毀
1. 保管期滿的會計檔案，由財務部會計檔案管理員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊及銷毀目錄。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
2. 保管期滿但未結清的債權債務、涉及未了事項的原始憑證，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止，并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
3. 在項目建設期間形成的會計檔案，在辦理竣工決算后移交給建設項目的接收單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4. 銷毀會計檔案時，由財務會計部門派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須對銷毀檔案進行清點核實，到指定地點銷毀。銷毀后在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人。