工程材料管理制度
為了加強公司施工過程的質(zhì)量控制，規(guī)范工程材料的采購、審批和監(jiān)督，降低項目管理成本，提高公司的經(jīng)濟效益，特制定本制度。
一、材料管理的主要功能
(1) 根據(jù)材料采購計劃，組織材料采購和供應業(yè)務。
(2)確保材料的接收、收取和發(fā)放業(yè)務正常進行。
(3)負責施工現(xiàn)場的材料管理，檢查和監(jiān)督材料的現(xiàn)場管理和入庫情況。
(4)組織對供應商進行評估，及時編制登記臺賬、報表，認真做好原始記錄。
二、物資管理的工作職責
1）負責編制和實施管理《采購工作程序》，做好物資保護、產(chǎn)品鑒定和管理控制。
2）負責制定公司的物資管理制度，檢查和監(jiān)督公司的物資管理工作
三、材料經(jīng)理的職責
(1) 在項目經(jīng)理的指導下，認真執(zhí)行公司的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康和安全政策、目標、指標和有關(guān)法律法規(guī)，樹立質(zhì)量第一的觀念，嚴格控制材料的質(zhì)量。
(2）管理項目所需材料，確保所有進場材料、半成品和成品處于受控狀態(tài)，確保項目中不使用不合格的材料和產(chǎn)品。
(3) 與保管員合作，確保材料得到適當?shù)奶幚怼Υ?、保護和標記，并編制材料登記冊，認真維護相關(guān)的質(zhì)量記錄。
(4)配合質(zhì)檢人員做好材料檢驗和樣品復檢工作，并及時提供相關(guān)材料的質(zhì)量保證信息。
四、保管員的工作職責
(1) 在項目經(jīng)理的指導下，認真執(zhí)行公司的有關(guān)質(zhì)量控制規(guī)定，樹立質(zhì)量第一的觀念，保證項目的材料、物資和半成品的質(zhì)量。
(2) 直接控制進貨材料的處理、儲存、保護、標記和發(fā)放。
(3）負責辦理進出庫手續(xù)，建立材料（物資）收付臺賬，核實進出庫材料和物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種、規(guī)格，認真編制有關(guān)質(zhì)量記錄。
(4) 進貨時，對進貨的材料和物資要做到分開、整齊堆放，合理準確標識，準確發(fā)放各種材料和物資，嚴禁使用不合格的材料和物資有權(quán)拒絕儲存不符合質(zhì)量要求的材料和用品，并及時向項目經(jīng)理報告。
五、采購員和保管員的工作責任
(1）各地采購人員應本著及時掌握信息、降低物資成本的原則，認真做好職責范圍內(nèi)的采購和供應業(yè)務。
(2）嚴肅財經(jīng)紀律，所購物資必須有審批手續(xù)，否則不予報銷，采購完成后將由財務科及時結(jié)賬。
(3）所有購進的物資由保管員驗收到所有倉庫，驗收單上必須有負責人、保管員、證明人的簽字，手續(xù)齊全后方可入賬報銷。
(4) 特別注意工程裝飾材料的采購，對特殊材料的采購須經(jīng)客戶在業(yè)務計劃科簽字認可實物樣品后方可采購規(guī)格和數(shù)量，如采購的材料與規(guī)格樣品不同，質(zhì)量要求不同，因庫存積壓影響工程使用，采購人員和技術(shù)人員應負責，根據(jù)情況而定
(5) 加強倉庫管理，經(jīng)常檢查倉庫，嚴禁支付無用的貨物，保管員必須按照物料收據(jù)或物料轉(zhuǎn)移單的形式交貨，否則不予發(fā)放。
(6）公司綜合檢查小組每月對倉庫和施工現(xiàn)場進行檢查，確保賬卡相符、賬實相符，倉庫和施工現(xiàn)場的材料分類堆放合理，倉庫內(nèi)的材料標簽齊全，施工現(xiàn)場的材料標識齊全，確保文明施工。
六、物資供應的總計劃和月計劃
1）公司物資部門已匯總上報項目管理部門計劃，據(jù)此編制物資采購總計劃和月度計劃，經(jīng)負責人批準后組織實施，并報財務管理中心安排資金。
2）公司物資設備部要加強對項目經(jīng)理的物資管理的監(jiān)督檢查，并對物資管理的動態(tài)進行監(jiān)控。
3）公司應積極創(chuàng)造條件，盡可能在物資計劃管理和報告中使用微機，以提高工作效率，保證數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
七、材料采購
1）本著 "優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、公開公平 "的原則，規(guī)范采購行為，努力降低采購成本，堅決抵制不正之風。
2)在一定區(qū)域內(nèi)努力實現(xiàn) "集中采購、統(tǒng)一供應"，以獲得數(shù)量和規(guī)模優(yōu)勢，換取價格優(yōu)勢。
3）公司應對供貨單位進行全面評估，掌握合格供應商名單，必要時及時更換或調(diào)整供貨單位，使之動態(tài)變化。選擇供應單位應以制造商為基礎(chǔ)，以盡量減少中間環(huán)節(jié)。
八、如何采購材料
1）對大宗物資和重點物資應采取公開招標，擇優(yōu)采購。在選定的短名單供應單位中，應進行公開招標。獲獎的供應單位將通過公開選拔程序，通過比較價格、質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、交貨時間、付款方式和許多其他標準來選擇。招標小組應及時公布物資采購情況，將暗箱操作改為公開操作。
2）一般物資和零星物資按照 "三通一平 "的原則進行采購。采購前應廣泛收集材料的市場信息，認真做好查詢、比價、定價工作，至少選擇兩家以上的供貨單位進行采購，同產(chǎn)品比質(zhì)量，同質(zhì)量比價格，同價格比距離。
3）零散材料定價法
1、總金額不超過5000元的單個材料為零星材料。
2、計件材料應本著低價、優(yōu)質(zhì)的原則，與其他材料相比進行采購。財務管理中心和項目部應每月至少進行三次市場調(diào)研。
3、技術(shù)管理中心應參照財務管理中心物資采購部門確定的價格，作為各項目部每月施工項目部的采購價格，作為結(jié)算、結(jié)算的依據(jù)。
購房后的價格應事先提出專項申請，并進行原則上不少于5000元人民幣的市場調(diào)查后確定。
九、實施完善的監(jiān)督機制
1)財務監(jiān)督方面，各類貨款的支付應在完成規(guī)定的程序后方可支付。在正常情況下，物資采購不會實施預付匯票。
具體來說，當發(fā)生預付匯款時，由物資管理部門申請辦理匯款手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導批準后方可付款。
2）質(zhì)量監(jiān)督，驗收時發(fā)現(xiàn)大宗材料質(zhì)量不符，應有質(zhì)量人員在現(xiàn)場，嚴格控制質(zhì)量，應予拒絕。
3）全體員工的監(jiān)督，公司應定期公布物資的采購情況，自覺接受員工的監(jiān)督。公司定期收集各分公司材料采購的現(xiàn)行價格，進行比較，并將信息匯編成表，發(fā)到各同類型項目部，進行信息溝通和比較。
十. 現(xiàn)場材料管理。
(1）大宗物資必須遵守 "三員會簽 "制度（質(zhì)檢員、材料員、保管員），到現(xiàn)場組織驗收，嚴把質(zhì)量和數(shù)量關(guān)，物資驗收單必須由三人會簽驗證。
(2) 材料的消耗是有限的。嚴禁保管員私自開具材料收據(jù)，嚴禁保管員采取掛賬消費的方式確定月末消費數(shù)量和余額。
(3) 現(xiàn)場材料的堆放應布局合理、存放有序、標識明顯，應嚴格區(qū)分已檢驗和未檢驗的材料、已接收和未接收的材料堆放，不得相互混雜。材料現(xiàn)場的管理應達到 "三清 "和 "五好 "的標準。
(4）公司和項目負責人要建立和完善材料收付臺賬，根據(jù)部門和項目情況對定額消耗和實際消耗進行對比分析，找出原因，履行經(jīng)濟責任。
十一、倉庫管理
1）各類物資倉庫的外觀 "四清"、"五無 "標準，做到倉庫內(nèi)部布局合理，堆放合理，便于收放，最大限度地提高倉儲效率。
2）對進場物資，根據(jù)不同的性能和特點采取不同的養(yǎng)護和儲存方式，確保手續(xù)齊全、數(shù)量準確、質(zhì)量不減、計量完整、收發(fā)迅速。
3）倉庫保管應實行 "十二防 "制度（防潮、防塵、防火、防銹、防腐、防爆、防破、防霉、防爛、防毒、防凍、防漏）。而且有實際的安全措施。
4）為做到各類倉儲制度健全，收發(fā)料手續(xù)嚴格，加強定期盤點工作，對銷毀或短缺的物資要認真查明原因，實在的要落實責任。
5) 倉庫保管員應保證按時、按日、按月結(jié)賬，同時檢查物料收發(fā)文件、收發(fā)代號單、入庫通知單、規(guī)格調(diào)整單、廢品及損耗單等是否符合規(guī)定。
十二、檢查和評估
1)公司每月對項目部進行一次或兩次檢查評比，評選出物資管理先進單位，予以認證。
2）加大對物資管理的檢查考核和獎懲力度。對物資采購、管理、核算的規(guī)范行為，除通報獎勵遵紀守法人員外，還要給予具體的物質(zhì)獎勵，對不執(zhí)行規(guī)章制度、弄虛作假、造成集體經(jīng)濟損失或惡劣影響的違法人員進行具體管理和經(jīng)濟處罰。 為了追究法律責任，將被送至司法部門。
十三、材料賬目的管理
1) 負責材料的財務科要建立材料的總賬、分類賬和明細賬。
2）基層倉庫建立物資明細賬；
3）財務科物資會計、總賬會計和基層倉庫管理員每月核對余額，確保賬賬相符、賬表相符、賬證相符。
十四、物料進出倉庫的控制程序
1) 進入倉庫的材料應在材料接收單（有發(fā)票）、材料移動單（到倉庫）、材料返回單、供應單等。
2)來料必須憑物料收據(jù)或物料轉(zhuǎn)移單(轉(zhuǎn)出)、物料授權(quán)和損失報告出庫。
3）各項目部材料人員根據(jù)材料領(lǐng)用情況編制材料消耗表，與材料會計核對后提交，編制會計分錄，雙方按記賬方式進行。內(nèi)部各類調(diào)撥單按月調(diào)撥，會計分錄應由材料會計編制。
4）各類出入庫手續(xù)要按規(guī)定認真填寫，責任人要在手續(xù)上簽字齊全。
十五、材料采購和價格控制
1) 物資采購要有計劃性，緊急物品要先采購，批量采購要有原則，防止滯留。
2) 材料的采購價格應以高質(zhì)量和低價格為基礎(chǔ)，應盡量減少大量材料的二次加工費用。為避免產(chǎn)品比較中的損失，注意收集價格信息，大力壓縮物資采購成本。
3）購買物資要有通知，預付貨款要有申請單，及時結(jié)賬，營業(yè)結(jié)束后要收回余款。
4）購買大宗材料時，應有一段材料核算和經(jīng)營計劃，共同商定價格并簽訂合同。
十六、材料采購索賠管理
(1) 材料采購索賠的依據(jù)是采購合同、質(zhì)量標準和相關(guān)國家法規(guī)。
(2) 材料采購業(yè)務中可能出現(xiàn)的索賠以及如何處理這些索賠。
對規(guī)格、質(zhì)量不符合要求的，應認真核實驗收，做好記錄，并妥善保管材料，與材料科和供應商協(xié)商處理。一般來說，為了達到索賠的目的，供應商可以更換降級的貨物（只要能保證使用）。
數(shù)量不足時，在規(guī)定的磅差范圍內(nèi)，可以接受儲存。如果差異超過規(guī)定的磅數(shù)范圍，請向材料部查詢詳細記錄，并向供應商查詢地址。在這期間，材料可以留在原地，不使用，一般來說，可以進行實際結(jié)算，以補償數(shù)量。
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