某企業(yè)完整的綜合辦公室行政辦公管理制度

2021年3月6日08:28:20

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xxx有限公司綜合辦公室行政管理制度

第一章總則

第一條為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。

第二條本制度適用于xx公司及所屬各單位的行政管理工作。

第三條切合xx公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使綜合辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

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第四條綜合辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

第二章綜合辦公室職責(zé)范圍

第五條綜合辦公室是負(fù)責(zé)文秘、檔案、后勤和行政事務(wù)的綜合管理職能機構(gòu)。主要職責(zé)是：

1.遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)，貫徹執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，負(fù)責(zé)制定綜合辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的制度起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰，完善有關(guān)規(guī)定，建立工作流程。

2.負(fù)責(zé)文印、印信、收發(fā)及保密工作；負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。

3.按照公文管理的規(guī)范程序，認(rèn)真審核擬發(fā)公司的各項公文文稿，做好往來行文的呈批、呈辦、催辦工作。

4.負(fù)責(zé)公司（不包括專業(yè)口的會議）會務(wù)管理、圖書管理、辦公用品管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。。

5.負(fù)責(zé)公司日常接待、對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

6.負(fù)責(zé)公司信息化建設(shè)。

7.負(fù)責(zé)機關(guān)辦公設(shè)備的管理、驗收和交接。

8.負(fù)責(zé)機關(guān)車輛的管理。

9.協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

10.收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

11.按時完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第三章行政后勤保障管理

第六條綜合辦公室是機關(guān)辦公室規(guī)范管理的主責(zé)部門，為加強辦公區(qū)域規(guī)范管理，確保公司良好的工作環(huán)境及工作秩序，公司辦公室6S的推動工作，負(fù)責(zé)組建一個由各部門指定人員參加的6S管理小組，該小組有權(quán)對各部門6S開展情況進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、評比、獎罰和發(fā)布。

第七條 xx公司員工制服由綜合辦公室統(tǒng)一樣式、統(tǒng)一招標(biāo)定制、xx公司總部員工統(tǒng)一配發(fā)，所屬各單位按工服的統(tǒng)一樣式、材質(zhì)、顏色可在所屬地進行定制。在定制前應(yīng)簽訂合同（或協(xié)議），明確數(shù)量材料、尺寸規(guī)格、交期、價格、發(fā)票（增值稅專票）、驗收標(biāo)準(zhǔn)、商標(biāo)使用規(guī)范以及其他定制要求等。綜合辦公室及所屬各單位的綜合部須為所有制服的發(fā)放、回收及庫存作出詳細(xì)記錄。

第八條綜合辦公室是xx公司保密管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司保密工作的統(tǒng)籌監(jiān)督工作。全體員工都有保守公司秘密的責(zé)任和義務(wù)，各部門經(jīng)理及所屬單位負(fù)責(zé)人為本單位保密工作的責(zé)任人。

秘密資料包括上級機關(guān)下發(fā)的，本機關(guān)和各單位形成的秘密文件、資料、刊物、傳真、會議記錄、電話記錄、表冊、照片、錄音、錄相、光盤、磁盤和工作筆記本等。資料形式包括原文、復(fù)印件、傳真件、掃描件等的書面形式和電子版。

xx公司簽定聘用人員合同時，應(yīng)進行保密教育，且在聘用合同里約定保密內(nèi)容、措施、責(zé)任。調(diào)職、離職時，必須將自己保管的秘密文件資料，移交至xx公司綜合辦公室，切不可隨意移交給其他人員。員工離開辦公室時，必須將文件放入抽屜和文件柜中。

第九條 xx公司綜合辦公室負(fù)責(zé)全公司辦公用品采購需求的匯總、詢價、采購、驗收入庫（分散采購或應(yīng)急采購時與申請部門共同驗收）、保管、發(fā)放和盤點；

辦公用品采購堅持保證品質(zhì)優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜合考量供應(yīng)商，同質(zhì)量價更低為優(yōu)選的原則；采購物資及需求物資一致性的原則;廉潔自律,不貪便宜,不受賄的原則。

第十條 xx公司綜合辦公室為公司圖書管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)圖書采購、保管、借閱、催還等工作。

綜合辦公室根據(jù)各部門圖書需求，結(jié)合公司實際情況及員工業(yè)余愛好等，定期統(tǒng)一報批采購。購置圖書（雜志）的品種和數(shù)量，應(yīng)廣泛征求有關(guān)部門的意見，由綜合辦公室匯總，綜合辦公室經(jīng)理審閱后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

第十一條 xx公司綜合辦公室為公司車輛管理的責(zé)任部門，車輛的調(diào)度及維修保養(yǎng)由綜合辦公室委派一名車輛管理員統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

公務(wù)車原則上僅限用于xx公司領(lǐng)導(dǎo)用車和接待、公務(wù)出差接送、迎送外部賓客及相關(guān)要求專車接送的派遣，以及機關(guān)各部門日常工作用車。

公車駕駛員須與公司簽訂《車輛安全駕駛承諾書》，必須具有良好的道德品質(zhì)，注意個人的言行舉止。遵紀(jì)守法，文明行車，維護公司形象。

第十二條綜合辦公室行政后勤管理工作的具體管理制定，參見綜合辦公室（20xx版）相關(guān)規(guī)定、辦法。

第四章公司印章、證照管理

第十三條　xx公司各類印章、《營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》等是公司在經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，是公司開展xx服務(wù)的重要依據(jù)。

第十四條印章具有法律效力，是公司對外行文、簽署合同、出具證明的有效依據(jù)，公司印章包括公章、合同專用章、人事專用章、法人名章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、黨委章、工會章、團委章、紀(jì)委章等。

第十五條 xx公司印章管理指對以上各類印章在刻制、啟用、頒發(fā)、保管、使用、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。

第十六條 xx公司印章管理原則：誰用印，誰申請；誰批準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)；規(guī)范管理，責(zé)任到人。

第十七條 xx公司《營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》等重要證書原件由綜合辦公室保存和管理。京內(nèi)分公司《營業(yè)執(zhí)照》等重要證書的原件由xx公司綜合辦公室保存和管理。京外分公司《營業(yè)執(zhí)照》等重要證書的原件由其分公司綜合部自行保存和管理。

第十八條凡需使用xx公司《營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》原件的單位和部門，必須按規(guī)定辦理審批手續(xù)。填寫《總公司公章證照重要文件外借申請表》，經(jīng)由部門經(jīng)理審核后，報部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報xx公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十九條 xx公司印章、證照具體管理、使用參見《xxx有限公司印章及證照管理辦法》（20xx版）。

第五章公文處理管理

第二十條 xx公司綜合辦公室是公文處理的管理部門，主管本單位的公文處理工作，并對下級單位的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。所屬各單位綜合部要指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管公文處理工作，要有專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，人員應(yīng)當(dāng)相對穩(wěn)定。

第二十一條 xx公司公文管理范圍主要指公司上報下發(fā)的各種文件、通知、資料等；上級來文、通知；同級來函、來文等。

第二十二條公文處理必需做到準(zhǔn)確、及時、簡便，公司公文由綜合辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二十三條公文處理管理工作參見《xxx有限公司公文處理辦法》（20xx版）。

第六章檔案管理

第二十四條 xx公司綜合辦公室是xx公司檔案管理的工作機構(gòu)，對xx公司檔案實行集中統(tǒng)一、分級管理。

1.貫徹執(zhí)行檔案法和上級有關(guān)規(guī)定；

2.負(fù)責(zé)對xx公司所屬各單位的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)；

3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)xx公司機關(guān)各部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，負(fù)責(zé)xx公司機關(guān)各部門的電子文件的歸檔、管理與利用工作；

4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀和統(tǒng)計等工作；

5.按時向集團公司移交重要檔案，定期接收所屬單位檔案資料。

第二十五條 xx公司應(yīng)建立健全檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長由單位主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由分管領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作；檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)定期組織開展檔案鑒定銷毀工作。

第二十六條檔案管理具體工作參見《xxx有限公司檔案管理辦法》（20xx版）。

第七章公務(wù)接待管理

第二十七條　綜合辦公室是xx公司公務(wù)接待的主管部門，歸口管理公司公務(wù)接待工作。

第二十八條　公務(wù)接待所屬單位黨政機關(guān)之間、公司系統(tǒng)內(nèi)部上下級和同級單位之間開展公務(wù)活動時發(fā)生的接待活動。

第二十九條各單位黨綜部為公務(wù)接待管理部門，應(yīng)當(dāng)會同有關(guān)部門加強對本級公務(wù)接待工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容包括：

1.公務(wù)接待規(guī)章制度制定情況；

2.公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況；

3.公務(wù)接待經(jīng)費管理情況；

4.公務(wù)接待信息公開情況；

5.內(nèi)部接待場所管理使用情況。

第三十條 xx公司總部為滿足自身生產(chǎn)經(jīng)營需要開展的商務(wù)接待活動，按照《xxx有限公司總部員工履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法》及《xxx有限公司分公司負(fù)責(zé)人履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法》執(zhí)行。

第三十一條 xx公司所屬單位的具體公務(wù)接待活動參見《xxx有限公司公務(wù)接待管理規(guī)定》（20xx版）。

第八章固定資產(chǎn)管理

第三十二條 xx公司的固定資產(chǎn)管理由財務(wù)部負(fù)責(zé)，綜合辦公室負(fù)責(zé)xx公司固定資產(chǎn)實物管理的各項業(yè)務(wù)工作，協(xié)助財務(wù)部管理好固定資產(chǎn)實物。

第三十三條固定資產(chǎn)管理的內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)管理職責(zé)界定、固定資產(chǎn)劃分標(biāo)準(zhǔn)與分類管理、固定資產(chǎn)計價管理、固定資產(chǎn)折舊管理、固定資產(chǎn)狀態(tài)值準(zhǔn)備管理、固定資產(chǎn)卡片和保管以及固定資產(chǎn)購置、修理、轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、清查盤點、報廢等管理工作。

第三十四條固定資產(chǎn)管理的主要任務(wù)是：建立健全固定資產(chǎn)管理制度，及時掌握各類固定資產(chǎn)的質(zhì)量和使用情況，保障固定資產(chǎn)的安全、完整，提高固定資產(chǎn)的使用效益。

第三十五條固定資產(chǎn)管理堅持統(tǒng)一政策、分級負(fù)責(zé)與歸口管理相結(jié)合的原則，做到責(zé)任到人，誰使用、誰維護、誰保管。

第三十六條固定資產(chǎn)管理具體工作參見《xxx有限公司固定資產(chǎn)管理暫行辦法》（20xx版）。

第九章信息化管理

第三十七條綜合辦公室是xx公司信息化管理的歸口部門。綜合辦公室配備信息管理員一名，負(fù)責(zé)定期對公司網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)軟件、硬件檢查維護，做好維護記錄，對計算機硬件和軟件可能出現(xiàn)的故障，應(yīng)有防范、補救和排除等措施；負(fù)責(zé)機房的日常管理工作。負(fù)責(zé)對公司網(wǎng)絡(luò)視頻會議提供技術(shù)保障；負(fù)責(zé)xx公司對內(nèi)對外網(wǎng)站的維護管理。

xx公司領(lǐng)導(dǎo)召開的網(wǎng)絡(luò)會議由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，專業(yè)、專題會議由主辦部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，綜合辦公室協(xié)助視頻會議的調(diào)試。

第三十八條信息化管理具體工作參見xxx有限公司綜合辦公室管理辦法（20xx版）。