工程監(jiān)理工作程序之備忘及會(huì)議記錄格式

五、 備忘錄的使用要求
備忘錄是指監(jiān)理工程師對(duì)有關(guān)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全等事項(xiàng)及與建設(shè)單位、承包單位、設(shè)計(jì)單位等有關(guān)單位的業(yè)務(wù)往來需備案的事情進(jìn)行記錄，并發(fā)往備忘對(duì)象。本表使用類似于《監(jiān)理通知》，但不需對(duì)方回復(fù)，遇到一般問題時(shí)監(jiān)理工程師多發(fā)此表，遇到較嚴(yán)重問題時(shí)應(yīng)發(fā)《監(jiān)理通知單》。在具體使用時(shí)，應(yīng)寫明事由，內(nèi)容要詳實(shí)，用詞要委婉。
例：某工程在打預(yù)制管樁時(shí)，剛好是新舊規(guī)范交替時(shí)，監(jiān)理單位提出應(yīng)按新規(guī)范施工，建設(shè)單位口頭同意按新規(guī)范施工，但沒有書面材料，此時(shí)我們監(jiān)理項(xiàng)目組就應(yīng)該寫好監(jiān)理備忘錄，主送建設(shè)單位，抄送施工單位，同時(shí)蓋好項(xiàng)目組的公章。
六、會(huì)議記錄方法
在項(xiàng)目監(jiān)理過程中很多問題需要用會(huì)議的形式予以解決，會(huì)議中形成的一致意見具有法律效力，是合同的一種補(bǔ)充，與會(huì)各方都有義務(wù)遵照?qǐng)?zhí)行。根據(jù)監(jiān)理工作的有關(guān)規(guī)定，工程實(shí)施過程中會(huì)議記錄工作一般都由監(jiān)理方負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄方式是否科學(xué)，內(nèi)容是否合理、合法、明確，條理是否清楚直接反映了監(jiān)理組的工作水平和總體素質(zhì)。為規(guī)范監(jiān)理工作，不斷提高我公司的項(xiàng)目監(jiān)理水平，對(duì)會(huì)議記錄的格式和記錄方式作以下規(guī)定：
■ 記錄格式：
第一頁為公司的C3表（會(huì)議紀(jì)要），后面附詳細(xì)記錄內(nèi)容。
C3表中“主要議題”一覽填寫方法：如是例會(huì)的即寫“工程例會(huì)”，質(zhì)量、進(jìn)度、投資專題會(huì)議的即寫“×××專題會(huì)”，如是質(zhì)量事故處理會(huì)議的即寫“×××質(zhì)量事故處理會(huì)”，第一次工程例會(huì)的即寫“第一次工程例會(huì)”，其它按“圖紙會(huì)審、×××方案論證、×××工程技術(shù)交底、×××工程驗(yàn)收”等方式填寫。
■ 記錄方式：
工程會(huì)議的最終目的是提出問題和解決問題，因而，我們?cè)谟涗涍^程中應(yīng)始終圍繞著這個(gè)主題進(jìn)行。有時(shí)某些人發(fā)言，頌古論今、旁證側(cè)引僅僅是為了論證其觀點(diǎn)而已，作為記錄者必須抓住其要點(diǎn)，不能走進(jìn)廬山云層中。
首先，該次會(huì)議提出了哪些主要問題，應(yīng)準(zhǔn)確的予以記錄。
其次，通過會(huì)議的討論，哪些問題形成了共同的解決意見，應(yīng)明確的予以記錄；對(duì)未形成共同意見的問題如需記錄的可按觀點(diǎn)區(qū)分，比如：×××單位或人的意見為：…………。以推卸責(zé)任為目的的不同意見不作記錄。
最后，會(huì)議主持人或領(lǐng)導(dǎo)勉勵(lì)性的，同時(shí)按有關(guān)法規(guī)、規(guī)范規(guī)定應(yīng)該做到的要求作為會(huì)議記錄的結(jié)尾。確無此項(xiàng)的可以不寫。
按此方法記錄會(huì)議內(nèi)容，就比較合理、明確，同時(shí)文字組織應(yīng)言簡義賅。
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下面將我公司某項(xiàng)目監(jiān)理組的一個(gè)會(huì)議記錄為例，供參考：
（會(huì)議主要議題：×××工程配套管線施工單位進(jìn)場開工前協(xié)調(diào)會(huì)）
會(huì)議內(nèi)容：
×××工程工期緊、任務(wù)重，其中×××部分在各施工單位的努力下實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)在望。但×××部分的施工工期將更緊，整個(gè)工程工期目標(biāo)能否按合同實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于電信、電力、自來水、煤氣等配套管線施工單位和道路施工單位的配合是否密切。為此，招集此次會(huì)議，確定各單位進(jìn)場時(shí)間、完成時(shí)間及配合的一些要求。
會(huì)議首先由道路工程施工單位對(duì)工程的整體情況進(jìn)行了介紹，之后通過討論、分析、協(xié)商，形成以下共同意見：
1、電信施工單位于4月6日進(jìn)場，4月16日完成所有工作內(nèi)容；
2、自來水施工單位于4月4日進(jìn)場，4月8日完成全部工作內(nèi)容；
3、電力管線施工單位于4月2日進(jìn)場，4月25日完成所有工作內(nèi)容；
4、在施工過程中，各配套管線的平面位置和標(biāo)高應(yīng)嚴(yán)格按設(shè)計(jì)圖紙施工，不得擅自改變，否則因此發(fā)生碰撞，由擅自改變圖紙方承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)損失。
5、南半幅道路施工后，因時(shí)間和場地原因，不可能再留設(shè)施工便道，以后材料的進(jìn)場會(huì)比較困難。因此，各施工單位應(yīng)利用近幾天時(shí)間將主要材料進(jìn)場并合理堆放。
7、道路施工單位將03省道挖出的土及時(shí)外運(yùn)，不得影響配套管線施工；道路支管施工時(shí)應(yīng)與配套管線單位密切協(xié)調(diào)，不能影響配套管線的施工。
8、自來水施工單位應(yīng)于3月8日前將南半幅道路內(nèi)廢棄的自來水管挖除，保證不影響道路施工單位的正常施工。確有困難的區(qū)段，留待交通改道后處理。
9、煤氣橫串管道保證緊跟道路單位的工作面，不影響其它單位的施工。
10、自來水管在與D1800雨水管交叉區(qū)段，采用鋼管施工，確保工程進(jìn)度。
以上安排與會(huì)議各方均表同意，請(qǐng)各施工單位落實(shí)執(zhí)行。
最后，建設(shè)單位和項(xiàng)目監(jiān)理組要求各施工單位進(jìn)場后應(yīng)做好文明安全工作，尤其是施工用電的安全應(yīng)特別重視。接、拆電線應(yīng)有專業(yè)電工負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照安全操作規(guī)程的有關(guān)要求進(jìn)行操作。
記錄單位：杭州中研工程監(jiān)理有限公司
×××工程項(xiàng)目監(jiān)理組