設(shè)備管理中的設(shè)備編碼、標(biāo)識、“三定”制度及設(shè)備的檔案資料管理

設(shè)備的編碼就相當(dāng)于設(shè)備的身份證，其主要目的在于方便公司內(nèi)部針對每一臺設(shè)備進(jìn)行核對、單臺管理、成本核算維修、報(bào)廢等一系列日常管理。防止出現(xiàn)有帳無物，有物無帳等現(xiàn)象和公司固定資產(chǎn)的無形流失。所有列為固定資產(chǎn)的設(shè)備都應(yīng)按《×××機(jī)械動(dòng)力設(shè)備管理號碼編制辦法》及××公司規(guī)定的各單位代碼統(tǒng)一編制設(shè)備管理號碼，裝訂管理號牌、噴涂管理號碼及企業(yè)標(biāo)識。設(shè)備編號由公司統(tǒng)一派發(fā)，各單位不得自行編寫，以保持公司設(shè)備管理號碼的統(tǒng)一性。

 根據(jù)××相關(guān)規(guī)定，設(shè)備的編碼有××位數(shù)，編碼的前面××位數(shù)代表的含義為×××公司，中間的××位數(shù)代表含義為設(shè)備的代碼，代碼任何項(xiàng)目部不能更改，按公司下發(fā)的設(shè)備代碼分類表執(zhí)行（附設(shè)備代碼分類表）。后面××位數(shù)代表的含義為設(shè)備的順序號。不同單位購買同一種設(shè)備，順序號統(tǒng)一遞增，確定好順序號之后下發(fā)各單位。

1、在企業(yè)現(xiàn)有施工項(xiàng)目設(shè)備不能滿足工程需要，內(nèi)部調(diào)劑有困難，租賃社會資源不經(jīng)濟(jì)的情況下，經(jīng)充分的技術(shù)論證和可行性研究后編制設(shè)備購置計(jì)劃和選型建議，編制設(shè)備購置計(jì)劃和選型建議上報(bào)審批。

2、項(xiàng)目經(jīng)理部采購權(quán)限（注：××萬元以內(nèi)的設(shè)備采購）內(nèi)的設(shè)備計(jì)劃報(bào)公司業(yè)務(wù)部門審批，經(jīng)項(xiàng)目部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目經(jīng)理部物資設(shè)備部組織，以公開比價(jià)的方式采購，比價(jià)情況留存相應(yīng)記錄和資料備查。購置單價(jià)超過權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核后上報(bào)公司（注：××萬元以上××萬元以內(nèi)的設(shè)備采購）或集團(tuán)公司（注：十萬元以上的設(shè)備管理采購）按規(guī)定組織招（議）標(biāo)采購，由招標(biāo)小組評定，形成評標(biāo)報(bào)告，經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組集體研究決定后，決定中標(biāo)單位。

3、根據(jù)公司管理規(guī)定，項(xiàng)目部自購的設(shè)備和上級單位組織招標(biāo)決定中標(biāo)單位后采購的設(shè)備，按照公司范本簽訂購置合同。

4、簽訂購置合同后，設(shè)備到施工現(xiàn)場，項(xiàng)目經(jīng)理部物資設(shè)備部門要依據(jù)簽訂的合同組織安裝調(diào)試和驗(yàn)收，及時(shí)和供方辦理交接手續(xù)。調(diào)試和驗(yàn)收合格后按照公司統(tǒng)一規(guī)定的設(shè)備點(diǎn)驗(yàn)單樣本開具設(shè)備驗(yàn)收單并上報(bào)公司要取設(shè)備編碼，并列入固定資產(chǎn)入財(cái)務(wù)賬。（后附設(shè)備點(diǎn)驗(yàn)單公司樣本表格）。

5、如采購的設(shè)備有附機(jī)或附屬設(shè)備，編碼與主設(shè)備一致。以便管理。編碼要粘貼或裝訂到設(shè)備上，小型設(shè)備不便于粘貼或裝訂編碼的，要建立臺帳管理。

6、機(jī)械設(shè)備報(bào)廢時(shí)，該編碼即消除，不得繼續(xù)使用。

由于相同的規(guī)格型號和設(shè)備數(shù)量繁多，一個(gè)項(xiàng)目部所有固定資產(chǎn)四五百臺實(shí)屬正常，設(shè)備編號和設(shè)備實(shí)物很難對上號。因此，設(shè)備進(jìn)場后應(yīng)當(dāng)填寫相應(yīng)的設(shè)備卡片和附帶設(shè)備實(shí)物照片，并在設(shè)備實(shí)體上噴吐與其相對應(yīng)的管理編號，這樣就不會出現(xiàn)編號和實(shí)物不符的現(xiàn)象了。

設(shè)備標(biāo)識是為了加強(qiáng)對設(shè)備的現(xiàn)場管理，對每臺設(shè)備的管理落實(shí)到人，明確設(shè)備相關(guān)信息，也是施工現(xiàn)場文明標(biāo)準(zhǔn)化施工的體現(xiàn)。

依據(jù)公司設(shè)備管理規(guī)定，公司項(xiàng)目部所有設(shè)備不分自有設(shè)備和租賃設(shè)備，只要是在現(xiàn)場施工的設(shè)備每臺都要求張貼機(jī)械設(shè)備標(biāo)識牌。

1、采購設(shè)備在入庫前應(yīng)放置在待檢區(qū)，由設(shè)備物資部人員做出待檢標(biāo)識。待檢標(biāo)識牌和機(jī)械設(shè)備標(biāo)識牌的要求是一樣的，只是在檢驗(yàn)狀態(tài)欄中寫上待檢。

2、采購設(shè)備檢驗(yàn)合格后由設(shè)備物資部人員做出狀態(tài)標(biāo)識。在存放地點(diǎn)掛標(biāo)識牌或標(biāo)簽，做好相應(yīng)的記錄，實(shí)現(xiàn)其標(biāo)識。機(jī)械設(shè)備標(biāo)識牌要標(biāo)識采購設(shè)備的名稱，規(guī)格型號、公司統(tǒng)一編制的機(jī)械設(shè)備編碼、設(shè)備的進(jìn)場日期、檢驗(yàn)狀態(tài)、設(shè)備的操作人員、機(jī)修責(zé)任人、電器責(zé)任人等。（后附機(jī)械設(shè)備標(biāo)識牌圖標(biāo)）

3、新購的設(shè)備應(yīng)在二個(gè)月內(nèi)釘好標(biāo)牌，噴涂管理號碼，達(dá)到標(biāo)識齊全。

4、為滿足施工需要，避免重復(fù)購置，公司所屬項(xiàng)目經(jīng)理部之間設(shè)備調(diào)撥，內(nèi)部調(diào)撥時(shí)應(yīng)及時(shí)更換標(biāo)識，調(diào)入或調(diào)出的施工設(shè)備要及時(shí)轉(zhuǎn)籍戶并除掉標(biāo)識。

5、標(biāo)識牌要妥善保護(hù)，如發(fā)現(xiàn)遺失、損壞或模糊不清，按規(guī)定重新標(biāo)識。

1、標(biāo)識按業(yè)務(wù)分工，誰主管誰負(fù)責(zé)。

2、所有的設(shè)備都必須要有標(biāo)識，并具有可追溯性。

（一）、設(shè)備部門資料檔案主要有：設(shè)備招標(biāo)文件、設(shè)備購置合同、設(shè)備購置申請、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄和盤點(diǎn)文件、設(shè)備相關(guān)信息檔案、大型和特種設(shè)備相關(guān)檔案、設(shè)備報(bào)廢文件、小型機(jī)械和配件購置申請、設(shè)備接收文件、設(shè)備發(fā)出文件、設(shè)備調(diào)撥文件、設(shè)備臺賬文件、設(shè)備驗(yàn)收記錄文件、設(shè)備租賃合同、設(shè)備結(jié)算文件、設(shè)備管理辦法文件、設(shè)備核算文件、設(shè)備消耗文件、設(shè)備折舊文件等（其他文件如有需要可自行列加）

（二）、新購的設(shè)備驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)辦理固定資產(chǎn)登記手續(xù)，保證帳、卡、物相符。建立健全機(jī)械設(shè)備臺賬和設(shè)備技術(shù)檔案，設(shè)備技術(shù)檔案是從設(shè)備購進(jìn)投入使用直至報(bào)廢全過程的管理記載，是設(shè)備管理不可缺少的基礎(chǔ)資料和科學(xué)依據(jù)，項(xiàng)目設(shè)備使用單位要針對每臺設(shè)備建立技術(shù)檔案，其檔案內(nèi)必須保留有：

1、產(chǎn)品合格證；?

2、購買合同（批量合同可留復(fù)印件）；?

3、購貨發(fā)票復(fù)印件（汽車還應(yīng)有車輛購置稅發(fā)票復(fù)印件）；?

4、車輛行駛證，機(jī)動(dòng)車登記證書，購置稅證復(fù)印件；?

5、設(shè)備外形照片；?

6、設(shè)備履歷書；?

7、新增設(shè)備驗(yàn)收記錄單；?

8、相關(guān)圖紙資料等。?

（三）、設(shè)備檔案是設(shè)備工作的文字性體現(xiàn)，工作痕跡的保留，設(shè)備信息的集中體現(xiàn)。因此要保證設(shè)備檔案的完整性、整潔性、和規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（四）、設(shè)備檔案要有相應(yīng)的文件目錄，并保持隨時(shí)更新。

“三定”制度就是在機(jī)械設(shè)備使用中定人、定機(jī)、定崗位責(zé)任的制度。把機(jī)械設(shè)備使用、維修、保養(yǎng)等各個(gè)環(huán)節(jié)要求落實(shí)到具體人身上。是行之有效的一項(xiàng)基本設(shè)備管理制度。

（一）“三定”制度的基本內(nèi)容包括堅(jiān)持人機(jī)固定的原則，實(shí)行機(jī)長負(fù)責(zé)制和貫徹崗位責(zé)任制。

人機(jī)固定就是要求每臺機(jī)械設(shè)備操作手相對固定，無特殊情況不得變動(dòng)。當(dāng)機(jī)機(jī)械設(shè)備在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，原則上人隨機(jī)走，機(jī)長負(fù)責(zé)制操作人員按規(guī)定配備兩人以上的機(jī)械設(shè)備，應(yīng)任命一人為機(jī)長負(fù)責(zé)全面負(fù)責(zé)機(jī)械設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)和安全。若一人使用一臺或多臺機(jī)械設(shè)備，這個(gè)人就是設(shè)備機(jī)長。若無法固定人員的小型機(jī)械，應(yīng)明確機(jī)械所在的班組為機(jī)長。項(xiàng)目部的每一臺機(jī)械設(shè)備，都應(yīng)明確其負(fù)責(zé)的人員。崗位責(zé)任制包括機(jī)長責(zé)任制和機(jī)組人員責(zé)任制。并對機(jī)長和機(jī)組人員的職責(zé)做出詳細(xì)和明確的規(guī)定，做到責(zé)任到人。

“三定”制度的形式

單人操作的機(jī)械，實(shí)行專機(jī)專責(zé)制，其操作人員承擔(dān)機(jī)長責(zé)任。

多班作業(yè)或多人操作的機(jī)械，均應(yīng)組成機(jī)組，實(shí)行機(jī)組負(fù)責(zé)制，其機(jī)組長即為機(jī)長。

班組共用的機(jī)械以及一些不宜固定操作人員的設(shè)備，應(yīng)指定專人或小組負(fù)責(zé)保管和保養(yǎng)。限定具有操作資格的人員進(jìn)行操作，實(shí)行班組領(lǐng)導(dǎo)下的分工負(fù)責(zé)制。

“三定”制度的作用

1、有利于保持機(jī)械設(shè)備的技術(shù)狀況，有利于落實(shí)獎(jiǎng)罰制度。

2、有得于熟練掌握操作技術(shù)和全面了解機(jī)械性能、特點(diǎn)和便于預(yù)防和及時(shí)排除機(jī)械故障，避免發(fā)生機(jī)械事故。充分發(fā)揮機(jī)械的效能。

便于做好單位的定員工作，有利于加強(qiáng)勞動(dòng)管理。

有利于原始資料的積累，提高原始資料的準(zhǔn)確、完整和連續(xù)性，便于對原始資料的統(tǒng)計(jì)。

便于單機(jī)核算工作。